Els aprovadors de Factorial poden aprovar despeses, sol·licitar canvis, rebutjar-les o marcar-les com a pagades. Les alertes i les accions massives ajuden a optimitzar el procés i alhora garantir el compliment de les polítiques de l'empresa. Un cop hàgiu accedit a les despeses pendents de revisió, podeu decidir el pas següent per a cadascuna. Factorial us ofereix 4 opcions principals:

1. Aprovar una despesa

1. A la barra lateral, aneu a Despeses → Despeses
2. Obre la despesa de la llista
3. Reviseu el rebut, els detalls (import, data, projecte, categoria) i qualsevol alerta (fora de política o fora de pressupost).
4. Si tot és correcte, feu clic a Aprova
5. La despesa passa al següent pas:
   • Un altre nivell d'aprovació, si escau
   • Aprovació final, si sou l'últim aprovador

2. Sol·licitar canvis

1. A la barra lateral, aneu a Despeses → Despeses
2. Obre la despesa de la llista
3. Feu clic a Sol·licita canvis si falten dades o són incorrectes (per exemple, categoria incorrecta, rebut incomplet)
4. Afegeix un comentari que expliqui què cal actualitzar
5. La despesa retorna a l'empleat amb l'estat Canvis sol·licitats
6. L'empleat rep una notificació

3. Rebutjar una despesa

1. A la barra lateral, aneu a Despeses → Despeses
2. Obre la despesa de la llista
3. Feu servir Rebutja si la despesa no s'ha de reemborsar (per exemple, si no compleix la política de l'empresa)
4. Indiqueu un motiu al quadre de comentaris perquè l'empleat entengui la decisió.
5. La despesa romandrà visible al sistema amb l'estat Rebutjat

5. Marca com a pagat

Si ets l'aprovador final, pots tancar la despesa marcant-la com a Pagada.

1. A la barra lateral, aneu a Despeses → Despeses
2. Obre la despesa de la llista

Les despeses pagades són aquelles que ja han estat reemborsades a l'empleat mitjançant un dels mètodes admesos:

• Reemborsament de nòmina: l'import s'afegeix directament a la següent nòmina de l'empleat
• Pagament SEPA: Finances exporta la despesa a un fitxer SEPA per a la transferència bancària directa.

Gestionar alertes i excepcions

Quan revisa una despesa, Factorial destaca automàticament els problemes que poden requerir una inspecció més detallada:

• Fora de política: la despesa infringeix una de les normes de despeses de la vostra empresa (per exemple, supera les dietes, categoria incorrecta).
• Fora de pressupost: la despesa faria que el projecte/equip/centre de costos superés el pressupost assignat.

Aprovacions massives

Els aprovadors poden actuar sobre diverses despeses alhora:

1. A la barra lateral, aneu a Despeses → Despeses
2. Filtra per aprovacions pendents
3. Selecciona diverses despeses i aplica una acció (per exemple, Aprova-ho tot)
4. Factorial us avisarà si alguna de les despeses seleccionades inclou alertes (Fora de política o Fora de pressupost). Reviseu-les acuradament abans d'aplicar accions massives.