En Factorial los roles de aprobadores pueden aprobar gastos, solicitar cambios, rechazarlos o marcarlos como pagados. Las alertas y las acciones en bloque agilizan el proceso y garantizan el cumplimiento de las políticas de la empresa. Una vez que hayas accedido a los gastos pendientes de revisión, puedes decidir el siguiente paso para cada uno. Factorial te ofrece cuatro opciones principales:

1. Aprobar un gasto

1. En la barra lateral, ir a Gastos → Gastos
2. Abrir el gasto desde la lista
3. Revisar el recibo, los detalles (monto, fecha, proyecto, categoría) y cualquier alerta (Fuera de política o Fuera de presupuesto)
4. Si todo está correcto, hacer clic en Aprobar
5. El gasto pasa al siguiente paso:
   • Otro nivel de aprobación, si corresponde
   • Aprobación final, si usted es el último aprobador

2. Solicitar cambios

1. En la barra lateral, ir a Gastos → Gastos
2. Abrir el gasto desde la lista
3. Hacer clic en Solicitar cambios si faltan detalles o son incorrectos (por ejemplo, categoría incorrecta, recibo incompleto)
4. Añadir un comentario explicando qué necesita actualizarse
5. El gasto regresa al/la empleado/a con el estado Cambios solicitados
6. El/la empleado/a recibe una notificación

3. Rechazar un gasto

1. En la barra lateral, ir a Gastos → Gastos
2. Abrir el gasto desde la lista
3. Utilizar Rechazar si el gasto no debe reembolsarse (por ejemplo, no cumple con la política de la empresa)
4. Proporcionar una razón en el cuadro de comentarios, para que el empleado comprenda la decisión
5. El gasto permanecerá visible en el sistema con estado Rechazado

5. Marcar como pagado

Si eres la persona que aprueba el gasto en el último nivel de aprobación, puedes cerrar el gasto marcándolo como Pagado.

1. En la barra lateral, ir a Gastos → Gastos
2. Abrir el gasto desde la lista

Los gastos pagados son aquellos que ya han sido reembolsados al trabajador a través de alguno de los métodos admitidos:

• Reembolso de nómina: el importe se añade directamente a la próxima nómina del empleado
• Pago SEPA: Finanzas exporta el gasto a un archivo SEPA para transferencia bancaria directa

Gestionar alertas y excepciones

Al revisar un gasto, Factorial resalta automáticamente los problemas que pueden requerir una inspección más detallada:

• Fuera de política: el gasto viola una de las reglas de gastos de tu empresa (por ejemplo, excede el viático, categoría incorrecta).
• Fuera de presupuesto: el gasto empujaría al proyecto/equipo/centro de costos más allá del presupuesto asignado.

Aprobaciones en masa

Los roles de aprobadores pueden actuar sobre múltiples gastos a la vez:

1. En la barra lateral, ir a Gastos → Gastos
2. Filtro para aprobaciones pendientes
3. Seleccionar varios gastos y aplique una acción (por ejemplo, Aprobar todo)
4. Factorial te avisará si algún gasto seleccionado incluye alertas (fuera de política o fuera de presupuesto). Revísalas cuidadosamente antes de aplicar acciones en masa.