En Factorial los aprobadores pueden aprobar gastos, solicitar cambios, rechazarlos o marcarlos como pagados. Las alertas y las acciones en bloque agilizan el proceso y garantizan el cumplimiento de las políticas de la empresa. Una vez que hayas accedido a los gastos pendientes de revisión, puedes decidir el siguiente paso para cada uno. Factorial te ofrece cuatro opciones principales:
1. Aprobar un gasto
- En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos
- Abrir el gasto desde la lista
- Revise el recibo, los detalles (monto, fecha, proyecto, categoría) y cualquier alerta ( Fuera de política o Fuera de presupuesto ).
- Si todo está correcto, haga clic en Aprobar.
- El gasto pasa al siguiente paso:
- Otro nivel de aprobación, si corresponde
- Aprobación final, si usted es el último aprobador

2. Solicitar cambios
- En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos
- Abrir el gasto desde la lista
- Haga clic en Solicitar cambios si faltan detalles o son incorrectos (por ejemplo, categoría incorrecta, recibo incompleto)
- Añade un comentario explicando qué necesita actualizarse
- El gasto regresa al empleado con el estado Cambios solicitados
- El empleado recibe una notificación

3. Rechazar un gasto
- En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos
- Abrir el gasto desde la lista
- Utilice Rechazar si el gasto no debe reembolsarse (por ejemplo, no cumple con la política de la empresa)
- Proporcione una razón en el cuadro de comentarios, para que el empleado comprenda la decisión.
- El gasto permanecerá visible en el sistema con estado Rechazado

5. Marcar como pagado
Si usted es el aprobador final, puede cerrar el gasto marcándolo como Pagado .
- En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos
- Abrir el gasto desde la lista

Los gastos pagados son aquellos que ya han sido reembolsados al trabajador a través de alguno de los métodos admitidos:
- Reembolso de nómina : el importe se añade directamente a la próxima nómina del empleado
- Pago SEPA - Finanzas exporta el gasto a un archivo SEPA para transferencia bancaria directa

Una vez marcado como Pagado, el gasto queda cerrado y no se puede modificar.
Los empleados ven claramente que su reembolso se ha completado y los equipos de finanzas mantienen un registro de auditoría limpio.
Gestionar alertas y excepciones
Al revisar un gasto, Factorial resalta automáticamente los problemas que pueden requerir una inspección más detallada:
- Fuera de política : el gasto viola una de las reglas de gastos de su empresa (por ejemplo, excede el viático, categoría incorrecta).
- Fuera de presupuesto : el gasto empujaría al proyecto/equipo/centro de costos más allá de su presupuesto asignado.
Aún puedes aprobar, rechazar o solicitar cambios en un gasto con alertas, pero se recomienda agregar un comentario para que el empleado comprenda tu decisión.
Aprobaciones masivas
Los aprobadores pueden actuar sobre múltiples gastos a la vez:
- En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos
- Filtro para aprobaciones pendientes
- Seleccione varios gastos y aplique una acción (por ejemplo, Aprobar todo)
- Factorial te avisará si algún gasto seleccionado incluye alertas ( fuera de política o fuera de presupuesto ). Revísalas cuidadosamente antes de aplicar acciones en bloque.

Consejo : Si rechaza un gasto por error, los administradores pueden restablecer el flujo para que el empleado pueda volver a enviarlo. Consulte las preguntas frecuentes para aprobadores.