Los flujos de aprobación de gastos flexibles le permiten crear procesos de aprobación que se adaptan al contexto de cada gasto. En lugar de usar un único camino de aprobación para todas las presentaciones, puede configurar reglas basadas en factores como el proyecto o los detalles del gasto, haciendo que las aprobaciones sean más eficientes y alineadas con los procesos de su organización.
Vista general
Los flujos de aprobación flexibles le permiten definir quién debe aprobar un gasto según su contexto, en lugar de aplicar el mismo aprobador a cada presentación.
El flujo de aprobaciones se puede configurar utilizando diferentes criterios, tales como:
- El proyecto asociado con el gasto
- El tipo de gasto
- El monto del gasto
- Otros atributos de gasto soportados
La función también soporta:
- Managers de Proyecto como aprobadores, permitiendo que los gastos relacionados con el proyecto sean revisados por la persona responsable del proyecto
- Flujos de aprobación de múltiples pasos, donde un gasto puede requerir la aprobación de varias personas antes de ser aprobado
- Configuración asistida por IA con One, que genera un flujo de aprobación basado en una descripción escrita en lenguaje natural
Cuándo y por qué usarlo
Use flujos de aprobación flexibles cuando quiera:
- Dirigir los gastos al/la aprobador/a más relevante
- Crear diferentes procesos de aprobación para diferentes tipos de gastos
- Incluir a los/as managers de Proyecto en el proceso de aprobación
- Configurar flujos de trabajo de aprobación con múltiples pasos de aprobación
- Reducir el tiempo requerido para configurar las aprobaciones de gastos
Cómo usar
- Abra la configuración del flujo de aprobación
- Abra One
- En su barra lateral, vaya a Configuración
- Vaya a Gastos
- Navegue a Flujos de aprobación
- Describa su proceso de aprobación utilizando lenguaje natural. Ejemplos:
- “Los gastos del proyecto deben ser aprobados por el/la manager de Proyecto”
- “Los gastos superiores a €1,000 requieren la aprobación del/la manager de Finanzas después del/la manager del/la empleado/a”
- Revise el flujo de aprobación generado por One
- Haga los ajustes necesarios
- Guarde la configuración
Si el/la manager de Proyecto no está asignado/a como aprobador/a, confirme que el gasto esté vinculado al proyecto correcto y verifique que se haya asignado un/a manager de Proyecto a ese proyecto.
Si el flujo generado por IA no es lo que esperaba, intente describir el proceso de aprobación con condiciones más específicas. Revise el flujo generado antes de guardar y haga los ajustes necesarios.
Consejos y mejores prácticas
- Mantenga los flujos de aprobación lo más simples posible para reducir los tiempos de aprobación
- Revise cuidadosamente las condiciones de enrutamiento para evitar reglas de aprobación superpuestas
- Use managers de Proyecto como aprobadores/as para los gastos relacionados con el proyecto para asegurar que las aprobaciones sean manejadas por alguien familiarizado con el trabajo
- Pruebe nuevos flujos de aprobación antes de implementarlos en toda su organización
FAQ
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¿Puedo crear diferentes flujos de aprobación para diferentes tipos de gastos?
Sí. Los flujos de aprobación se pueden configurar utilizando el contexto del gasto, permitiendo diferentes procesos de aprobación para diferentes escenarios.
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¿Pueden los/as managers de Proyecto aprobar gastos?
Sí. Puede configurar los gastos relacionados con el proyecto para que sean dirigidos al/la manager de Proyecto responsable del proyecto asociado.
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¿Puede un gasto requerir más de una aprobación?
Sí. Los flujos de aprobación flexibles soportan procesos de aprobación de múltiples pasos.
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¿Tengo que configurar los flujos de aprobación manualmente?
No. Puede describir su proceso de aprobación en lenguaje natural, y One generará un flujo de aprobación para usted, que podrá revisar y editar antes de guardar.