Factorial distingue entre los gastos ya pagados por la empresa con una Factorial Card y aquellos que pagaste de tu bolsillo. Esto asegura transparencia en el proceso de aprobación y reembolso.
Gastos de tarjeta
- Ya pagados por la empresa: Estos gastos se realizan utilizando una Factorial Card, por lo que no necesitas pagar por adelantado ni solicitar reembolso.
- Creado automáticamente: Cada vez que realizas un pago con tu Factorial Card, se genera automáticamente un gasto borrador para ti en el sistema.
- Solo agrega el documento: Todo lo que necesitas hacer es subir el recibo o factura que pruebe la transacción. Factorial te enviará una notificación push en el móvil para recordártelo.
Esto significa menos trabajo manual para ti y no esperar por el reembolso: la empresa ya ha cubierto el pago.
Si tienes acceso a One: al tocar la notificación push en tu teléfono, se abre One con la hoja de Agregar tu recibo ya abierta. Toma una foto del recibo o selecciona un archivo y envíalo. One lo empareja con el borrador de gasto de tarjeta que está esperando por ti y lo envía para revisión. Si no tienes acceso a One, la notificación abre el borrador de gasto como de costumbre. Aprende más
Gastos manuales
- Pagados por ti: Estos son gastos que has pagado con tu propio dinero (por ejemplo, comidas, transporte o suministros).
- Necesitan reembolso: Una vez enviados y aprobados, la empresa te reembolsará en el ciclo de reembolso configurado.
- Creado manualmente: Necesitas crear estos gastos tú mismo subiendo el recibo y completando los detalles necesarios.
Cómo distinguir la diferencia
Cada gasto en Factorial tiene un campo de “Tipo de gasto”:
- Factorial Card → Gasto realizado con una tarjeta de la empresa.
- Manual → Gasto que pagaste por ti mismo y necesitas reembolso.
Este campo se completa automáticamente por el sistema, por lo que siempre sabrás el tipo de gasto de un vistazo.
Consejos y Mejores Prácticas
- Siempre sube los recibos tan pronto como sea posible, ya sea para gastos de tarjeta o manuales.
- Verifica el Tipo de gasto antes de enviar para evitar confusiones.
- Para gastos manuales, asegúrate de que tus detalles bancarios estén actualizados en Factorial para recibir el reembolso sin problemas.
FAQ
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¿Necesito enviar recibos para los gastos de Factorial Card?
Sí, aunque la empresa ya pagó, se requieren recibos para cumplir con la normativa y la contabilidad.
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¿Puedo cambiar un tipo de gasto de Tarjeta a Manual?
No, el sistema asigna esto automáticamente según cómo se realizó el pago.
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¿Los gastos manuales siguen el mismo flujo de aprobación que los gastos de tarjeta?
Sí, ambos tipos de gasto siguen el flujo de aprobación configurado por tu empresa.