Factorial distingue les dépenses déjà réglées par l'entreprise avec une carte Factorial de celles que vous avez réglées de votre poche. Cela garantit la transparence du processus d'approbation et de remboursement.
Dépenses par carte
- Déjà payé par l'entreprise : Ces dépenses sont effectuées à l'aide d'une Carte Factorial , vous n'avez donc pas besoin de payer à l'avance ni de demander un remboursement.
- Créé automatiquement : Chaque fois que vous effectuez un paiement avec votre carte Factorial , une facture de dépenses est automatiquement générée pour vous dans le système.
- Ajoutez simplement le document : il vous suffit de télécharger le reçu ou la facture prouvant la transaction. Factorial vous enverra une notification push sur votre mobile pour vous le rappeler.
Cela signifie moins de travail manuel pour vous et aucune attente de remboursement - l'entreprise a déjà couvert le paiement.
Dépenses manuelles
- Payé par vous : Il s'agit des dépenses que vous avez payées avec votre propre argent (par exemple, les repas, le transport ou les fournitures).
- Besoin d'un remboursement : Une fois soumis et approuvé, l'entreprise vous remboursera dans le cycle de remboursement configuré.
- Créé manuellement : Vous devez créer ces dépenses vous-même en téléchargeant le reçu et en remplissant les détails nécessaires.
Comment faire la différence
Chaque dépense dans Factorial possède un champ « Type de dépense » :
- Carte Factorial → Dépense effectuée avec une carte d'entreprise.
- Manuel → Dépense que vous avez payée vous-même et pour laquelle vous avez besoin d’un remboursement.
Ce champ est automatiquement rempli par le système, vous connaîtrez donc toujours le type de dépense en un coup d'œil.
Conseils et bonnes pratiques
- Téléchargez toujours les reçus dès que possible, qu'il s'agisse de dépenses par carte ou manuelles.
- Vérifiez le type de dépense avant de soumettre pour éviter toute confusion.
- Pour les dépenses manuelles, assurez-vous que vos coordonnées bancaires sont mises à jour dans Factorial pour recevoir le remboursement en douceur.
FAQ
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Dois-je soumettre des reçus pour les dépenses liées à la carte Factorial ?
Oui, même si l'entreprise a déjà payé, des reçus sont nécessaires à des fins de conformité et de comptabilité.
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Puis-je changer un type de dépense de Carte à Manuel ?
Non, le système attribue cela automatiquement en fonction de la manière dont le paiement a été effectué.
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Les dépenses manuelles suivent-elles le même processus d’approbation que les dépenses par carte ?
Oui, les deux types de dépenses suivent le flux d’approbation configuré de votre entreprise.