Les taux permettent à Factorial de calculer pour vous les remboursements de frais kilométriques et d'indemnités journalières. Les employés saisissent la distance ou les jours, Factorial applique le taux de votre entreprise, et personne n'a à calculer le montant à la main.

Taux de frais kilométriques

Vue d'ensemble

Un taux de frais kilométriques est un montant par kilomètre ou par mile, par exemple 0,30 € / km. Vous décidez qui peut utiliser chaque taux : tous les membres d'une ou plusieurs entités juridiques, ou des personnes précises. Vous avez besoin de l'autorisation Peut accéder aux paramètres des dépenses.

Mode d'emploi

1. Allez dans Paramètres > Notes de frais.
2. Dans le menu de gauche, sous Configuration, cliquez sur Taux, puis sur Taux de frais kilométriques.
3. Cliquez sur Nouveau taux.
4. Renseignez le Nom que verront les employés (par exemple Voiture ou Moto), le Taux et l'Unité (Kilomètres (km) ou Miles (mi)) ainsi que la Devise (l'une des devises de vos entités juridiques).
5. Sous Personnes, choisissez Entités juridiques (tous leurs membres, ou Sélectionner toutes les entités juridiques) ou Sélection manuelle (des employés précis).
6. Cliquez sur Enregistrer. Vous verrez « Enregistré avec succès », et le taux apparaît dans Taux actifs.

Taux d'indemnités journalières

Un taux d'indemnité journalière est une allocation quotidienne fixe, par exemple Déplacement national : 50 € par jour. Créez un taux pour chaque allocation prévue par votre politique :

1. Allez dans Paramètres > Notes de frais > Taux > Taux d'indemnités journalières.
2. Cliquez sur Nouveau taux.
3. Renseignez le Nom, le Montant quotidien, la Devise et les Personnes (Entités juridiques ou Sélection manuelle), puis enregistrez.

Indemnités journalières en Allemagne

Les entreprises ayant des entités juridiques en Allemagne peuvent utiliser les taux officiels allemands d'indemnités journalières (Bundesreisekostengesetz) et les augmenter, sans jamais descendre sous le montant officiel :

1. Allez dans Paramètres > Notes de frais > Taux > Indemnités journalières en Allemagne.
2. Sélectionnez un ou plusieurs pays ou régions et cliquez sur Modifier les taux.
3. Choisissez Montant (EUR), Pourcentage (%) ou Multiplicateur (x), vérifiez l'Aperçu et enregistrez. La modification s'applique aux taux de journée complète, de demi-journée et de nuitée.
4. Pour revenir aux montants officiels, sélectionnez les lignes et cliquez sur Réinitialiser les taux.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

Un employé ne voit pas un taux.
Vérifiez que le taux lui est attribué (par entité juridique ou par nom) et qu'il n'est pas archivé. Vérifiez aussi que le type de dépense est activé dans Types de dépense.

Un employé saisit lui-même son taux de frais kilométriques.
Cela se produit lorsqu'aucun taux de frais kilométriques ne lui est attribué. Créez un taux et attribuez-le-lui.

« Les entités juridiques doivent avoir la même devise », ou une entité juridique est absente de la liste Personnes.
Un taux attribué par entité juridique ne peut couvrir que des entités juridiques utilisant la même devise : seules les entités juridiques qui utilisent la devise du taux apparaissent dans la liste. Créez un taux par devise.

Un employé ne peut pas ajouter deux taux à une même indemnité journalière.
Tous les taux d'une indemnité journalière doivent utiliser la même devise (« Ces taux sont dans des devises différentes »). Chaque taux ne peut être ajouté qu'une seule fois.

FAQ

1. Comment distinguer les voitures dans les taux de frais kilométriques ?

Créez un taux de frais kilométriques par véhicule (par exemple Voiture et Moto) et attribuez-les aux mêmes personnes. Les employés choisissent le bon à chaque trajet.

2. J'ai modifié un taux. Les anciennes dépenses vont-elles changer ?

Non. Modifier un taux n'affecte que les nouvelles dépenses : les dépenses déjà créées conservent le taux avec lequel elles ont été déclarées.

3. Comment modifier, consulter ou archiver un taux ?

Dans Paramètres > Notes de frais > Taux, dans le menu de la ligne du taux, cliquez sur Modifier le taux pour le changer (seules les nouvelles dépenses utilisent le nouveau taux). Cliquez sur la flèche de la ligne du taux pour voir qui peut l'utiliser ; pour les taux attribués par Sélection manuelle, vous pouvez y retirer des personnes. Pour archiver, cliquez sur Archiver dans le menu de la ligne et confirmez : le taux passe dans l'onglet Archivés et ne peut plus être utilisé pour de nouvelles dépenses.

4. Puis-je restaurer un taux archivé ?

Non. Un taux archivé ne peut pas être restauré ; créez donc un nouveau taux avec les mêmes caractéristiques. Les dépenses qui utilisent déjà le taux archivé le conservent.

5. Un employé peut-il avoir plusieurs taux ?

Oui. Pour les frais kilométriques, il en choisit un dans la liste Taux de frais kilométriques à chaque trajet : c'est ainsi que vous distinguez les voitures, les motos ou d'autres véhicules. Pour les indemnités journalières sur le web, il peut ajouter plusieurs taux à la même indemnité (par exemple deux jours à un taux et un jour à un autre), à condition que tous les taux utilisent la même devise.

6. Dans quelle devise sont payés les frais kilométriques ou les indemnités journalières ?

Dans la devise de leur taux.

7. Que voit un employé avec un seul taux de frais kilométriques, plusieurs, ou aucun ?

Avec un seul taux de frais kilométriques, il est sélectionné automatiquement. Avec plusieurs, l'employé en choisit un dans la liste Taux de frais kilométriques à chaque trajet. Avec aucun, il saisit lui-même le taux. Une dépense de frais kilométriques ne peut pas être enregistrée sans valeur de taux, mais 0 est autorisé.

8. Pourquoi existe-t-il des taux de frais kilométriques appelés Auto et Sonstiges ?

Lorsque vous ajoutez une entité juridique en Allemagne, Factorial crée pour elle deux taux de frais kilométriques, Auto et Sonstiges. Modifiez-les ou archivez-les comme n'importe quel autre taux.

9. Les modifications des taux d'indemnités journalières allemands affectent-elles les indemnités déjà soumises ?

Non. Les modifications des taux Indemnités journalières en Allemagne n'affectent jamais les indemnités journalières déjà soumises.