Cet article traite des remboursements sur les cartes Factorial utilisées dans Dépenses. Lorsqu'un commerçant rend de l'argent à la carte, la dépense d'origine ne change pas. Le remboursement apparaît sur sa propre ligne sur la carte (Remboursé) et sur le compte de cartes (Remboursement de carte), et le montant retourne dans le budget de la carte. Vous n'avez pas à l'enregistrer : Factorial s'en charge. Voici où trouver un remboursement et comment garder vos dépenses et votre comptabilité justes.

Retrouver un remboursement

Vue d'ensemble

Factorial enregistre un remboursement sur une ligne distincte avec le statut Remboursé. La dépense d'origine conserve son montant intégral et aucune nouvelle dépense n'est créée pour le remboursement. Le montant remboursé est de nouveau disponible à dépenser pendant la période de plafond en cours de la carte.

Mode d'emploi

1. Sur la carte : ouvrez la carte (Mes dépenses > Mes cartes, ou Trésorerie > Cartes > Voir les détails), allez dans Paiements par carte et filtrez Statut par Remboursé.
2. Sur le compte de cartes : allez dans Trésorerie > Comptes, ouvrez le compte de cartes et consultez ses transactions. Les remboursements apparaissent comme Remboursement de carte.
3. La dépense d'origine : retrouvez-la dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs. Elle affiche toujours le montant initialement débité.

Garder les dépenses et la comptabilité justes

Vue d'ensemble

Comme la dépense d'origine conserve son montant intégral, convenez avec votre équipe de la façon de noter les remboursements pour que rien ne soit déclaré deux fois. Les dépenses par carte ne sont jamais remboursées au collaborateur : un remboursement n'affecte donc que vos rapports et votre comptabilité.

Mode d'emploi

1. Retrouvez la dépense d'origine et la ligne de remboursement (même commerçant, dates proches).
2. Ajoutez une note dans la description de la dépense, par exemple "Remboursé £30 le 12 nov", pour que les personnes qui la vérifient le sachent.
3. La finance peut utiliser la transaction Remboursement de carte du compte de cartes pour l'écriture correspondante dans votre comptabilité. Pour la télécharger, cliquez sur Exporter les transactions sur le compte.

Conseils et bonnes pratiques

Résolution des problèmes et FAQ

Résolution des problèmes

• Le remboursement n'est pas encore sur la carte. Le remboursement apparaît lorsque le commerçant l'envoie, ce qui peut prendre quelques jours. Revérifiez plus tard.
• Le paiement affiche Extourné au lieu de Remboursé. Le commerçant a annulé le paiement. Le statut de la dépense passe à Paiement extourné et il n'y a rien d'autre à faire.
• Je ne peux pas réduire le montant de la dépense. Le montant d'une dépense par carte provient du paiement par carte et ne peut pas être modifié.

FAQ

1. Pourquoi le remboursement ne réduit-il pas la dépense d'origine ?

Factorial enregistre un remboursement sur sa propre ligne et ne le lie pas à la dépense d'origine : celle-ci conserve donc son montant intégral.

2. Le remboursement est-il manquant ou mal importé ?

Non. Un remboursement apparaît sur sa propre ligne avec le statut Remboursé et aucune dépense n'est créée pour lui.

3. Un remboursement restitue-t-il de l'argent au plafond de la carte ?

Oui. Les dépenses de la carte sur la période de plafond en cours correspondent à ses paiements moins ses remboursements : un remboursement libère donc du budget.

4. En quoi une contestation (chargeback) diffère-t-elle d'un remboursement ?

Un remboursement est de l'argent que le commerçant renvoie. Une contestation est une réclamation contre un paiement par carte et est liée au paiement d'origine. Si vous ne reconnaissez pas un paiement, désactivez la carte et contactez notre équipe d'assistance : il n'existe pas d'écran dans Factorial pour ouvrir vous-même une contestation.