Dépenses et Trésorerie concernent tous deux l'argent de l'entreprise, mais ont des rôles différents. Dépenses est l'endroit où chaque dépense est enregistrée, vérifiée, approuvée et remboursée. Trésorerie est l'endroit où vous gérez l'argent lui-même : vos comptes bancaires, vos cartes Factorial et vos paiements. Savoir lequel ouvrir vous évite de chercher au mauvais endroit.

Dépenses : chaque dépense, du justificatif au remboursement

Vue d'ensemble

Utilisez Dépenses pour enregistrer et contrôler ce que les collaborateurs dépensent pour le travail, quel que soit leur mode de paiement :

• De leur poche : ils créent la dépense avec le justificatif et sont remboursés.
• Avec une carte Factorial : la dépense est créée automatiquement après chaque paiement. Le collaborateur ajoute le justificatif, et elle est approuvée comme n'importe quelle autre dépense. Personne n'est remboursé, car l'entreprise a déjà payé.
• Avec une autre carte d'entreprise : ils créent la dépense avec le justificatif, afin qu'elle soit enregistrée et approuvée. Ils choisissent un moyen de paiement de l'entreprise comme Carte de débit d'entreprise, de sorte que personne n'est remboursé.
• Indemnités kilométriques et indemnités journalières : calculées d'après les barèmes de votre entreprise.

Les collaborateurs retrouvent leurs dépenses dans Mes dépenses. Les équipes finance et les admins les vérifient, les approuvent, les remboursent et les exportent dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs.

Trésorerie : comptes bancaires, cartes et paiements

Vue d'ensemble

Utilisez Trésorerie pour gérer l'argent de l'entreprise et les outils pour le déplacer. Dans la barre latérale, allez dans Trésorerie. Selon vos autorisations, vous verrez ces onglets :

• Vue d'ensemble : les soldes de votre entreprise en un coup d'œil.
• Comptes : les comptes bancaires que vous avez connectés ou ouverts avec Factorial.
• Cartes : toutes les cartes Factorial : émettez, désactivez ou annulez des cartes et définissez leurs plafonds.
• Paiements : les paiements que vous envoyez depuis Factorial, par exemple les paiements SEPA.

Comment ils fonctionnent ensemble

• Un paiement par carte Factorial apparaît dans Trésorerie comme une transaction par carte, et dans Dépenses comme une dépense par carte à justifier et à approuver.
• Lorsque vous remboursez des dépenses par SEPA depuis Dépenses (Remboursement par SEPA), les dépenses passent à Envoyée pour paiement et une demande de paiement pour chacune apparaît dans Trésorerie > Paiements > Demandes de paiement. Cela dépend de votre offre et de vos autorisations.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

Je ne vois pas Trésorerie dans la barre latérale.
Vous avez besoin d'autorisations pour voir les comptes bancaires, les cartes ou les paiements. Demandez à votre admin.

Un paiement par carte n'apparaît pas comme dépense.
Vérifiez que le titulaire de la carte est un utilisateur de Dépenses. Pour l'ajouter, voir Comment ajouter des personnes à Dépenses ?. S'il l'est déjà, voir Un paiement par carte est introuvable dans Factorial. Où est-il ?.

FAQ

1. Dois-je créer une dépense pour chaque paiement par carte Factorial ?

Non. Factorial crée la dépense par carte pour vous ; le collaborateur n'a qu'à ajouter le justificatif et l'envoyer pour approbation.

2. Un collaborateur est-il remboursé pour les dépenses par carte ?

Non. Un collaborateur n'est pas remboursé pour une dépense par carte Factorial, car l'entreprise a déjà payé avec la carte.

3. Où gérer mes cartes Factorial ?

Dans Trésorerie > Cartes. Les collaborateurs voient leurs propres cartes dans Mes cartes.

4. D'où sont payés les remboursements SEPA ?

Vous les lancez depuis Dépenses ; les demandes de paiement apparaissent dans Trésorerie > Paiements > Demandes de paiement.