Este artículo es para: equipos de finanzas, administradores y aprobadores.
Gastos y Tesorería manejan el dinero de la empresa, pero cumplen funciones distintas. En Gastos se registra, se revisa, se aprueba y se reembolsa cada gasto. En Tesorería se administra el dinero en sí: tus cuentas bancarias, tus tarjetas de Factorial y tus pagos. Saber cuál abrir te evita buscar en el lugar equivocado.
Gastos: cada gasto, del recibo al reembolso
Descripción general
Usa Gastos para registrar y controlar lo que los colaboradores gastan por trabajo, sin importar cómo hayan pagado:
- De su bolsillo: crean el gasto con el recibo y se les reembolsa.
- Con una tarjeta de Factorial: el gasto se crea automáticamente después de cada pago. El colaborador agrega el recibo y el gasto se aprueba como cualquier otro. No se reembolsa a nadie, porque la empresa ya pagó.
- Con otra tarjeta de la empresa: crean el gasto con el recibo para que quede registrado y se apruebe. Eligen un método de pago de la empresa, como Tarjeta de débito corporativa, así que no se reembolsa a nadie por él.
- Kilometraje y dietas: se calculan a partir de las tarifas de tu empresa.
Los colaboradores encuentran sus gastos en Mis gastos > Mis gastos. Los equipos de finanzas y los administradores los revisan, aprueban, reembolsan y exportan en Gastos > Gastos.
Tesorería: cuentas bancarias, tarjetas y pagos
Descripción general
Usa Tesorería para administrar el dinero de la empresa y las herramientas para moverlo. En la barra lateral, ve a Tesorería. Según tus permisos, verás estas pestañas:
- Vista general: los saldos de tu empresa de un vistazo.
- Cuentas: las cuentas bancarias que conectaste o abriste con Factorial.
- Tarjetas: todas las tarjetas de Factorial: emite, desactiva o cancela tarjetas y define sus límites.
- Pagos: los pagos que envías desde Factorial, por ejemplo, pagos SEPA.
Cómo trabajan juntos
- Un pago con una tarjeta de Factorial aparece en Tesorería como una transacción con tarjeta y en Gastos como un gasto con tarjeta que hay que justificar y aprobar.
- Cuando reembolsas gastos por SEPA desde Gastos (Reembolso mediante SEPA), los gastos pasan a Enviado a pagar y aparece una solicitud de pago por cada uno en Tesorería > Pagos > Solicitudes de pago. Esto depende de tu plan y de tus permisos.
Consejos y buenas prácticas
- Pide a los colaboradores que agreguen el recibo a los gastos con tarjeta justo después de pagar: reciben una notificación push que se lo pide.
- Da acceso a Tesorería solo a las personas que administran el dinero de la empresa; la mayoría de los aprobadores solo necesita Gastos.
- Relacionado: Visión general de Gastos: qué hace por tu empresa · ¿Qué son las tarjetas de Factorial y por qué usarlas para los gastos de la empresa? · ¿Cómo abro una cuenta de tarjetas de Factorial, agrego fondos y consulto el saldo?
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
No veo Tesorería en la barra lateral.
Necesitas permisos para ver cuentas bancarias, tarjetas o pagos. Pídeselos a tu administrador.
Un pago con tarjeta no aparece como gasto.
Verifica que el titular de la tarjeta sea un usuario de Gastos. Para agregarlo, consulta ¿Cómo agrego personas a Gastos?. Si ya lo es, consulta Falta un pago con tarjeta en Factorial. ¿Dónde está?.
Preguntas frecuentes
1. ¿Tengo que crear un gasto por cada pago con una tarjeta de Factorial?
No. Factorial crea el gasto con tarjeta por ti; el colaborador solo agrega el recibo y lo envía a aprobación.
2. ¿Se le reembolsa al colaborador por los gastos con tarjeta?
No. No se le reembolsa nada por un gasto con una tarjeta de Factorial, porque la empresa ya pagó con la tarjeta.
3. ¿Dónde administro mis tarjetas de Factorial?
En Tesorería > Tarjetas. Los colaboradores ven sus propias tarjetas en Mis gastos > Mis tarjetas.
4. ¿Desde dónde se pagan los reembolsos por SEPA?
Los inicias desde Gastos; las solicitudes de pago aparecen en Tesorería > Pagos > Solicitudes de pago.