Os módulos Despesas e Tesouraria trabalham com o dinheiro da empresa, mas têm funções diferentes. Despesas é onde cada despesa é registada, verificada, aprovada e reembolsada. Tesouraria é onde gere o dinheiro propriamente dito: as suas contas bancárias, os seus cartões Factorial e os seus pagamentos. Saber qual abrir evita que procure no sítio errado.

Despesas: cada despesa, do recibo ao reembolso

Visão geral

Use o módulo Despesas para registar e controlar o que os/as colaboradores/as gastam em trabalho, seja qual for a forma de pagamento:

• Do próprio bolso: criam a despesa com o recibo e são reembolsados/as.
• Com um cartão Factorial: a despesa é criada automaticamente após cada pagamento. O/a colaborador/a adiciona o recibo e a despesa é aprovada como qualquer outra. Não há reembolso, porque a empresa já pagou.
• Com outro cartão da empresa: criam a despesa com o recibo para que fique registada e seja aprovada. Escolhem um método de pagamento da empresa, como Cartão de débito corporativo, para que não haja reembolso.
• Quilometragem e ajudas de custo diárias: são calculadas com as taxas da sua empresa.

Os/as colaboradores/as encontram as suas despesas em Os meus gastos > Despesas. As equipas financeiras e os admins revêem-nas, aprovam-nas, reembolsam-nas e exportam-nas em Gastos > Despesas de colaboradores.

Tesouraria: contas bancárias, cartões e pagamentos

Visão geral

Use a Tesouraria para gerir o dinheiro da empresa e as ferramentas para o movimentar. Na barra lateral, aceda a Tesouraria. Consoante as suas permissões, verá estes separadores:

• Resumo: os saldos da sua empresa num relance.
• Contas: as contas bancárias que ligou ou abriu com a Factorial.
• Cartões: todos os cartões Factorial. Aqui emite, desativa ou cancela cartões e define os respetivos limites.
• Pagamentos: os pagamentos que envia a partir da Factorial; por exemplo, os pagamentos SEPA.

Como funcionam em conjunto

• Um pagamento com cartão Factorial aparece na Tesouraria como uma transação do cartão e em Despesas como uma despesa com cartão que é preciso justificar e aprovar.
• Quando reembolsa despesas por SEPA a partir do módulo Despesas (Reembolso via SEPA), as despesas passam a Enviado para ser pago e aparece um pedido de pagamento para cada uma em Tesouraria > Pagamentos > Pedidos de pagamento. Depende do seu plano e das suas permissões.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

Não vejo a Tesouraria na barra lateral.
Precisa de permissões para ver as contas bancárias, os cartões ou os pagamentos. Contacte o seu admin.

Um pagamento com cartão não aparece como despesa.
Confirme que o/a titular do cartão é utilizador/a de Despesas. Para o/a adicionar, consulte Adicione pessoas a Despesas. Se já for, consulte Encontre um pagamento com cartão que não aparece na Factorial.

Perguntas frequentes

1. Tenho de criar uma despesa para cada pagamento com cartão Factorial?
   Não. A Factorial cria a despesa com cartão por si; o/a colaborador/a só tem de adicionar o recibo e enviá-la para aprovação.
   
2. As despesas com cartão são reembolsadas ao/à colaborador/a?
   Não. As despesas com cartão Factorial não são reembolsadas ao/à colaborador/a, porque a empresa já as pagou com o cartão.
   
3. Onde giro os meus cartões Factorial?
   Em Tesouraria > Cartões. Os/as colaboradores/as veem os seus próprios cartões em Os meus gastos > Os meus cartões.
   
4. De onde são pagos os reembolsos por SEPA?
   Inicia-os a partir do módulo Despesas; os pedidos de pagamento aparecem em Tesouraria > Pagamentos > Pedidos de pagamento.