Si vous utilisez Factorial en anglais américain , veuillez noter que le terme « accords » est utilisé à la place de « contrats ». Les fonctionnalités restent identiques.
Le système d'approbation des contrats vous permet de créer un processus personnalisé pour l'approbation des nouvelles promotions. Il garantit que toutes les nouvelles conditions sont examinées et approuvées rapidement.
Pour configurer efficacement le système d'approbation des contrats, il est essentiel de s'assurer que vous disposez des autorisations nécessaires pour modifier les paramètres des contrats.
Où trouver le système d'approbation des contrats ?
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Dans la section Généralités , cliquez sur Données sur l'emploi
Comment créer des approbations de contrat
Factorial propose un groupe d'approbation par défaut pour toutes les autorisations (promotion et modification) afin de faciliter la configuration. Il est toutefois possible de modifier ce groupe ou d'en créer un nouveau.
Créer un nouveau groupe d'approbation :
Factorial crée automatiquement des groupes pour tous les utilisateurs. Avant de créer de nouveaux groupes d'approbation, vous pouvez consulter ceux déjà existants :
- Par défaut : ce groupe ne dispose que d’un seul niveau d’approbation.
- Approbateurs automatiques : ce groupe est destiné aux utilisateurs qui n’ont besoin d’aucune approbation pour modifier les contrats.
- Dans les paramètres des contrats, cliquez sur Ajouter un nouveau groupe d'approbation
- Définissez un nom et une description (facultatif)
- Si vous cochez l'option « Groupe d'approbation automatique » , les employés appartenant à ce groupe verront leurs ressources automatiquement approuvées et ne verront pas la demande.
- Cliquez sur Enregistrer le groupe d'approbation
Définir le flux d'approbation :
Le processus d'approbation des contrats est structuré en plusieurs niveaux :
- Un approbateur est affecté à chaque niveau.
- Pour passer au niveau suivant, l'approbateur du niveau précédent doit approuver la demande.
Pour créer un nouveau niveau d'approbation :
- Cliquez sur « Ajouter un niveau d'approbation ».
- Sélectionnez le type d'approbateur et l' approbateur
- Cliquez sur « Enregistrer le niveau d'approbation ».
- Cliquez sur « Enregistrer les modifications » (en haut à droite).
Vous pouvez modifier ou supprimer le niveau d'approbation en cliquant simplement sur l'icône à trois points.
Ajouter des employés
Une fois le flux d'approbation défini, vous êtes prêt à affecter les employés :
- Rendez-vous dans l' onglet Employés
- Cliquez sur le bouton Ajouter des employés situé dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez les employés
- Cliquez sur Ajouter des employés au groupe d'approbation
Les utilisateurs qui doivent faire partie du groupe sont ceux qui doivent effectuer l'action, par exemple un responsable qui doit promouvoir un employé, mais pas le titulaire du contrat.
Comment fonctionne le système d'approbation ?
Lorsqu'un employé est promu, une notification est envoyée à l'approbateur. Ce dernier peut alors décider d'approuver ou de refuser la demande.
Pour envoyer la demande :
Seules les personnes disposant des autorisations actives suivantes pourront soumettre des demandes :
- Modifier les contrats : mises à jour et corrections
- Promouvoir
- Dans votre barre latérale, accédez à Organisation
- Sélectionnez l'employé
- Ouvrez l'onglet Contrats
- Cliquez sur Nouvelles conditions
- Choisissez « Promouvoir » : mettez à jour uniquement le poste et le salaire.
- Cliquez sur Suivant
- Remplissez les champs
- Cliquez sur « Soumettre une demande de promotion ».
Accepter ou refuser la demande :
L'approbateur recevra une notification dans sa boîte de réception :
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Boîte de réception
- Ouvrez la notification correspondante pour afficher plus de détails.
- Cliquez sur Refuser ou Approuver
En cliquant sur Refuser , la demande sera rejetée et le processus prendra fin.
Vous verrez également la demande dans l'onglet « Contrat » de l'employé.
Une seule demande de contrat peut être soumise à la fois. Il est impossible de modifier ou d'ajouter de nouvelles conditions si une demande est en cours.
- Le demandeur recevra une notification chaque fois qu'un approbateur approuvera ou rejettera le nouveau contrat.
- L' employé recevra une notification uniquement lorsque la demande sera approuvée et à compter de la date d'entrée en vigueur.