Wenn Sie Factorial in US-Englisch verwenden, beachten Sie, dass der Begriff Agreements anstelle von Verträgen verwendet wird. Die Funktionalität bleibt die gleiche.
Das System zur Genehmigung von Verträgen ermöglicht es Ihnen, einen personalisierte Prozess zur Genehmigung neuer Beförderungen zu erstellen. Es stellt sicher, dass alle neuen Bedingungen zeitnah überprüft und genehmigt werden.
Um das System zur Genehmigung von Verträgen effektiv zu konfigurieren, ist es wichtig, dass Sie die notwendigen Berechtigungen zur Bearbeitung der Vertragseinstellungen haben.
Wo finde ich das System zur Genehmigung von Verträgen?
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
- Klicken Sie in Allgemein auf Beschäftigungsdaten
Wie erstelle ich Genehmigungen für Verträge
Factorial bietet eine Standardgenehmigungsgruppe für alle Berechtigungen (fördern und bearbeiten) zur Unterstützung bei der Konfiguration. Es ist jedoch möglich, diese Gruppe zu bearbeiten oder eine neue zu erstellen.
Erstellen Sie eine neue Genehmigungsgruppe:
Factorial erstellt automatisch Gruppen für alle Nutzer*innen. Bevor Sie entscheiden, neue Genehmigungsgruppen zu erstellen, können Sie die bereits erstellten überprüfen:
- Standard: Diese Gruppe hat nur eine Genehmigungsebene.
- Auto-Genehmiger: Diese Gruppe ist für Nutzer*innen, die keine Genehmigung benötigen, um Verträge zu bearbeiten.
- Klicken Sie in den Vertragseinstellungen auf Neue Genehmigungsgruppe hinzufügen
- Definieren Sie einen Namen und eine Beschreibung (optional)
- Wenn Sie Auto-Genehmigungsgruppe aktivieren, werden die Ressourcen der Mitarbeitenden innerhalb der Gruppe automatisch genehmigt und sie sehen die Anfrage nicht.
- Klicken Sie auf Genehmigungsgruppe speichern
Definieren Sie den Genehmigungsfluss:
Der Genehmigungsfluss für Verträge ist in Ebenen strukturiert:
- One Genehmiger wird jeder Ebene zugewiesen
- Um zur nächsten Ebene zu gelangen, muss der Genehmiger der vorherigen Ebene die Anfrage genehmigen
Um eine neue Genehmigungsebene zu erstellen:
- Klicken Sie auf Genehmigungsebene hinzufügen
- Wählen Sie den Genehmigertyp und den Genehmiger
- Klicken Sie auf Genehmigungsebene speichern
- Klicken Sie auf Änderungen speichern - oben rechts
Sie können die Genehmigungsebene ändern oder löschen, indem Sie einfach auf das Symbol mit den drei Punkten klicken.
Mitarbeitende hinzufügen
Sobald Sie den Genehmigungsfluss definiert haben, sind Sie bereit, die Mitarbeitenden zuzuweisen:
- Gehen Sie zum Mitarbeitenden-Tab
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Mitarbeitende hinzufügen, die sich oben rechts befindet
- Wählen Sie die Mitarbeitenden aus
- Klicken Sie auf Mitarbeitende zur Genehmigungsgruppe hinzufügen
Die Nutzer*innen, die in der Gruppe sein müssen, sind die, die die Aktion durchführen müssen, zum Beispiel eine Führungskraft, die eine*n Mitarbeitende*n befördern muss, aber nicht die Person, die den Vertrag besitzt.
Wie funktioniert das Genehmigungssystem?
Wenn eine*n Mitarbeitende*n befördert wird, wird eine Benachrichtigung an den Genehmiger gesendet. Der Genehmiger kann entscheiden, ob er die Anfrage genehmigt oder ablehnt.
Um die Anfrage zu senden:
Nur Personen mit den folgenden aktiven Berechtigungen können Anfragen einreichen:
- Verträge bearbeiten: Aktualisierungen und Korrekturen
- Fördern
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Organisation
- Wählen Sie die*n Mitarbeitende*n aus
- Öffnen Sie den Verträge-Tab
- Klicken Sie auf Neue Bedingungen
- Wählen Sie Fördern: nur Rolle und Gehalt aktualisieren
- Klicken Sie auf Weiter
- Füllen Sie die Felder aus
- Klicken Sie auf Förderanfrage einreichen
Um die Anfrage zu akzeptieren oder abzulehnen:
Der Genehmiger erhält eine Benachrichtigung im Posteingang:
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Posteingang
- Öffnen Sie die entsprechende Benachrichtigung, um weitere Details zu sehen
- Klicken Sie auf Ablehnen oder Genehmigen
Wenn Sie auf Ablehnen klicken, wird die Anfrage abgelehnt und der Prozess endet.
Außerdem sehen Sie die Anfrage im Vertragstab des*der Mitarbeitenden
Es kann immer nur eine Vertragsanfrage gleichzeitig geben. Es ist nicht möglich, Bedingungen zu ändern oder hinzuzufügen, wenn eine Anfrage aussteht.
- Der Antragsteller erhält eine Benachrichtigung, jedes Mal, wenn ein Genehmiger den neuen Vertrag genehmigt oder ablehnt
- Die Mitarbeitenden erhalten eine Benachrichtigung nur, wenn die Anfrage genehmigt wird und ab dem Wirksamkeitsdatum.