Si vous utilisez Factorial en anglais américain, notez que le terme Accords est utilisé à la place de contrats. La fonctionnalité reste la même.
Le système d'approbation des contrats vous permet de créer un processus personnalisé pour approuver de nouvelles promotions. Il garantit que toutes les nouvelles conditions sont examinées et approuvées rapidement.
Pour configurer efficacement le système d'approbation des contrats, il est essentiel de s'assurer que vous disposez des autorisations nécessaires pour modifier les paramètres du contrat.
Où trouver le système d'approbation des contrats ?
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Dans Général, cliquez sur Données d'emploi
Comment créer des approbations de contrat
Factorial fournit un groupe d'approbation par défaut pour toutes les autorisations (promouvoir et modifier) pour aider à la configuration. Cependant, il est possible de choisir de modifier ce groupe ou d'en créer un nouveau.
Créer un nouveau groupe d'approbation :
Factorial crée automatiquement des groupes pour tous les utilisateurs. Avant de décider de créer de nouveaux groupes d'approbation, vous pouvez examiner ceux déjà créés :
- Par défaut : ce groupe n'a qu'un seul niveau d'approbation.
- Auto-approuveurs : ce groupe est destiné aux utilisateurs qui n'ont besoin d'aucune approbation pour modifier les contrats.
- Dans les paramètres des contrats, cliquez sur Ajouter un nouveau groupe d'approbation
- Définissez un nom et une description (optionnel)
- Si vous cochez Groupe d'auto-approbation, les employés au sein du groupe auront des ressources automatiquement approuvées et ne verront pas la demande.
- Cliquez sur Enregistrer le groupe d'approbation
Définir le flux d'approbation :
Le flux d'approbation des contrats est structuré en niveaux :
- One approbateur est assigné à chaque niveau
- Pour passer au niveau suivant, l'approbateur du niveau précédent doit approuver la demande
Pour créer un nouveau niveau d'approbation :
- Cliquez sur Ajouter un niveau d'approbation
- Sélectionnez le Type d'approbateur et l'Approbateur
- Cliquez sur Enregistrer le niveau d'approbation
- Cliquez sur Enregistrer les modifications - Situé dans le coin supérieur droit
Vous pouvez modifier ou supprimer le niveau d'approbation simplement en cliquant sur l'icône à trois points.
Ajouter des employés
Une fois que vous avez défini le flux d'approbation, vous êtes prêt à assigner les employés :
- Allez dans l'onglet Employés
- Cliquez sur le bouton Ajouter des employés situé dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez les employés
- Cliquez sur Ajouter des employés au groupe d'approbation
Les utilisateurs qui doivent être dans le groupe sont ceux qui doivent effectuer l'action, par exemple, un manager qui doit promouvoir un employé, mais pas le propriétaire du contrat.
Comment fonctionne le système d'approbation ?
Lorsqu'un employé est promu, une notification sera envoyée à l'approbateur. L'approbateur pourra décider d'approuver ou de rejeter la demande.
Pour envoyer la demande :
Seules les personnes ayant les autorisations actives suivantes pourront soumettre des demandes :
- Modifier les contrats : mises à jour et corrections
- Promouvoir
- Dans votre barre latérale, allez dans Organisation
- Sélectionnez l'employé
- Ouvrez l'onglet Contrats
- Cliquez sur Nouvelles conditions
- Choisissez Promouvoir : mettre à jour uniquement le rôle et le salaire
- Cliquez sur Suivant
- Remplissez les champs
- Cliquez sur Soumettre la demande de promotion
Pour accepter ou rejeter la demande :
L'approbateur recevra une notification dans la Boîte de réception :
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Boîte de réception
- Ouvrez la notification correspondante pour voir plus de détails
- Cliquez sur Rejeter ou Approuver
En cliquant sur Rejeter, la demande sera rejetée et le processus se terminera.
De plus, vous verrez la demande dans l'onglet contrat de l'employé
Il ne peut y avoir qu'une seule demande de contrat à la fois. Il n'est pas possible de modifier ou d'ajouter de nouvelles conditions s'il y a une demande en attente.
- Le demandeur recevra une notification chaque fois qu'un approbateur approuve ou rejette le nouveau contrat
- L'employé recevra une notification uniquement lorsque la demande est approuvée et à partir de la date d'effet.