Factorial crée une dépense pour chaque paiement accepté avec une carte Factorial, et elle attend que le titulaire de la carte ajoute le reçu. Voici comment trouver les dépenses de carte qui manquent encore de quelque chose et les finaliser avant la fin du mois. Un paiement est prêt pour vos livres une fois qu'il a son reçu, sa catégorie, son projet, son centre de coûts et sa TVA ; One, notre assistant IA, remplit la plupart de ces informations lorsque le titulaire de la carte envoie le reçu.

Trouver les dépenses de carte qui manquent encore de leur reçu ou de détails

Vue d'ensemble

Une dépense de carte reste en Brouillon jusqu'à ce que le titulaire de la carte ajoute le reçu et l'envoie, ou que One l'envoie pour eux. Donc, les dépenses de carte encore en Brouillon attendent un reçu ou un champ requis. Il n'y a pas de filtre "reçu manquant" : utilisez les filtres de carte et de statut ci-dessous. Vous avez besoin de l'autorisation pour voir les dépenses des personnes que vous vérifiez.

Comment utiliser

1. Allez à Dépenses > Dépenses des employés.
2. Filtrez le Type de dépense par Factorial et le Statut par Brouillon.
3. Optionnellement, filtrez la Date du document par mois, ou Propriétaire par personne.
4. Ouvrez une dépense pour voir ce qui manque. Si un champ requis est vide, il affiche Vérifiez les détails de votre dépense avec Champ requis manquant et les noms des champs.
5. Demandez au titulaire de la carte de la finaliser avec un commentaire sur la dépense. Voir Comment laisser un commentaire sur une dépense ?.

Inciter les titulaires de carte à les finaliser eux-mêmes

Vue d'ensemble

Factorial relance déjà pour vous :

• À chaque paiement : le titulaire de la carte reçoit une notification Nouveau paiement par carte demandant le reçu. Avec One, cela ouvre Ajoutez votre reçu et One complète la dépense.
• Chaque semaine : le rappel des Dépenses en brouillon est envoyé par e-mail et notification chaque lundi à 08:00 dans le fuseau horaire de chaque employé, pour les brouillons datés du premier jour du mois précédent, carte et manuel.
• Champs requis : rendez des champs comme projet ou centre de coûts obligatoires dans le formulaire de dépense. One les demande lorsqu'il correspond à un reçu, et la dépense les signale jusqu'à ce qu'ils soient remplis. Voir Comment choisir ce que le formulaire de dépense demande ?.
• Révision : les dépenses de carte suivent votre flux d'approbation et les vérifications de dépenses comme toute autre dépense. Voir Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ?.

Conseils et Meilleures Pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

• Un titulaire de carte a envoyé le reçu, mais la dépense de carte est toujours en Brouillon. One n'a pas fait correspondre le reçu, donc il a créé une dépense manuelle séparée. Demandez au titulaire de la carte de supprimer la dépense manuelle et d'ajouter le reçu à la dépense de carte. Voir Comment les paiements par carte sont-ils associés aux dépenses et aux reçus ?.
• Je ne vois pas les brouillons d'un employé dans la liste. Les brouillons que les gens créent eux-mêmes restent privés jusqu'à ce qu'ils les envoient. Les brouillons de carte sont affichés car Factorial les a créés.

FAQ

1. Existe-t-il un filtre pour les dépenses sans reçu ?

Non. Les dépenses de carte en Brouillon sont celles qui attendent encore leur reçu. Pour une dépense qui a déjà été envoyée, ouvrez-la pour vérifier son reçu.

2. Puis-je changer le jour ou l'heure du rappel des Dépenses en brouillon ?

Non. Le rappel des Dépenses en brouillon est envoyé chaque lundi à 08:00 dans le fuseau horaire de chaque employé et ne peut pas être configuré. Chaque personne peut choisir e-mail ou notification pour cela dans ses paramètres de notification.

3. Le rappel des Dépenses en brouillon est-il envoyé aux managers ou aux finances ?

Non. Il est envoyé à chaque personne concernant ses propres brouillons. Factorial n'envoie pas aux managers ou aux finances un résumé des brouillons des autres.

4. La notification de Nouveau paiement par carte se répète-t-elle si le reçu est toujours manquant ?

Non. La notification Nouveau paiement par carte est envoyée une fois par paiement, au téléphone du titulaire de la carte, jamais par e-mail. Le rappel hebdomadaire des Dépenses en brouillon couvre ce qui est encore en attente.

5. Quels brouillons le rappel des Dépenses en brouillon inclut-il ?

Brouillons datés du premier jour du mois précédent jusqu'à aujourd'hui, sauf les dépenses dans un groupe de dépenses.

6. Comment relancer les reçus manquants chaque mois ?

Chaque semaine ou à la fin du mois, filtrez le Type de dépense par Factorial et le Statut par Brouillon (étapes ci-dessus), ouvrez chaque dépense et demandez au titulaire de la carte le reçu avec un commentaire. Factorial envoie également aux titulaires de carte une notification Nouveau paiement par carte à chaque paiement et le rappel hebdomadaire des Dépenses en brouillon.

7. Où puis-je voir les paiements par carte qui n'ont pas créé de dépense ?

Les remboursements, les paiements refusés et les cartes émises pour des logiciels, des achats ou des avantages ne créent pas de dépenses. Allez à Trésorerie > Cartes, ouvrez la carte et vérifiez Paiements par carte.

8. Comment trouver un enregistrement qu'un paiement par carte a été effectué, ou télécharger les mouvements ?

Chaque paiement est sur l'onglet Paiements par carte de la carte avec son commerçant, son montant, sa date et son statut. Pour télécharger les mouvements du compte des cartes, ouvrez-le dans Trésorerie > Comptes et cliquez sur Exporter les transactions.