La création manuelle des plannings d'équipe est souvent chronophage, source d'erreurs et stressante. Les responsables doivent concilier les besoins de l'entreprise avec le respect du droit du travail, les contraintes contractuelles et la disponibilité des employés, souvent sans les outils adéquats. La planification automatique des équipes , disponible exclusivement pour les abonnements Entreprise , simplifie ce processus en générant des plannings hebdomadaires optimisés en quelques clics.

Comment le configurer

La planification automatique des équipes fonctionne en trois étapes simples :

1. Définir les règles de planification

Ces paramètres permettent de garantir la conformité légale lors de la génération automatique des horaires. Commencez par définir les règles dans le contrat de chaque employé :

1. Dans votre barre latérale, accédez à Organisation
2. Choisissez un profil d'employé
3. Rendez-vous dans la section Contrat et cliquez sur Corriger les conditions ou Créer de nouvelles conditions
4. Dans la section relative aux heures de travail , définissez les valeurs suivantes :
   1. heures contractuelles
   2. Durée maximale journalière
   3. Durée minimale de repos entre les jours de travail (par exemple, 12 heures en Espagne)

2. Définir les besoins en matière de couverture

Cette étape définit le nombre de personnes nécessaires par rôle au cours de la semaine.

1. Dans votre barre latérale, accédez à Shifts
2. Cliquez sur le bouton Couverture
3. Sélectionnez le lieu de travail concerné (par exemple, votre magasin de Barcelone).
4. Cliquez sur l' icône plus pour définir la couverture
   1. Choisissez la période (par exemple, la semaine entière).
   2. Indiquez le nombre de personnes nécessaires par poste (par exemple, 3 vendeurs le matin et 3 le soir).
   3. Sélectionnez un ou plusieurs créneaux horaires enregistrés qui correspondent aux rôles.
   4. Sélectionnez une méthode de génération :
      1. Générer automatiquement à partir des horaires
      2. Copier la couverture précédente
5. Cliquez sur Enregistrer

3. Exécutez le planificateur automatique

Cette étape attribue les quarts de travail en fonction des règles et de la couverture que vous avez définies.

1. Dans votre barre latérale, accédez à Shifts
2. Dans la section Couverture, cliquez sur le bouton Planification automatique
3. Une fenêtre contextuelle apparaîtra où vous pourrez :
   1. Sélectionnez les règles à appliquer
   2. Choisissez les employés à inclure (si vous utilisez le filtre de localisation, par défaut, tous les employés de ce lieu seront sélectionnés).
4. Cliquez sur Exécuter pour lancer le planificateur.
5. Publiez les horaires lorsque vous serez prêt.

Conseils et bonnes pratiques

• Assurez-vous que tous les contrats de travail soient à jour et comportent des informations précises sur les heures de travail convenues et les temps de repos.
• Vérifiez régulièrement la couverture pour l'adapter aux périodes de forte activité ou aux jours fériés.

FAQ

1. Pourquoi aucun horaire n'est-il attribué à un employé ?
   Cela peut se produire s'il n'y a pas suffisamment d'employés disponibles correspondant aux règles et aux rôles définis.
   
2. Pourquoi les modifications ne sont-elles pas visibles après la planification ?
   Essayez d'actualiser la page si les nouveaux horaires n'apparaissent pas immédiatement.
   
3. Que se passe-t-il si aucun employé n'est disponible pour un quart de travail ?
   Le système laissera le poste non attribué, et vous le verrez dans la section Couverture.
   
4. Puis-je modifier les horaires après leur création ?
   Oui, les horaires peuvent être ajustés manuellement une fois la planification automatique terminée (avant sa publication).