Par défaut, les utilisateurs peuvent demander trois types d'absences : les vacances, les congés maladie et les congés maternité/paternité. Mais, si ces types d'absences ne répondent pas aux besoins spécifiques d'une entreprise, Factorial permet aux utilisateurs de créer des types d'absence supplémentaires, adaptés à leurs exigences uniques.
Par exemple, si une entreprise a pour politique de donner à ses employés un jour de congé supplémentaire pour leur anniversaire, elle peut facilement créer un type d'absence personnalisé pour le "congé d'anniversaire" dans Factorial. De cette façon, Factorial permet aux entreprises de gérer les absences de leurs employés d'une manière qui reflète leurs valeurs et priorités uniques.
Seuls les administrateurs ont la permission de créer des types d'absence.
Où trouver les types d'absence
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Sous la section Temps, cliquez sur Congés
- Une fois là, faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez Types d'absence
Pour créer un type d'absence
1. Cliquez sur Ajouter un nouveau type d'absence
2. Fournissez un nom descriptif pour le type d'absence
3. Complétez les informations de base :
- Titre : Ajoutez une explication claire de l'objectif du type d'absence
- Attribuez un code couleur
- Le nom du type d'absence est-il visible pour les employés ? Oui ou Non
4. Définissez les paramètres d'attribution :
- L'absence doit-elle être déduite de l'attribution ? Oui ou Non
- Compter comme absence payée ? Oui ou Non
- Spécifiez si le type d'absence est un jour ouvrable (un jour où les employés sont censés travailler)
Les absences des jours ouvrables sont comptées en jours calendaires, elles compteront donc les jours où l'employé n'est pas censé travailler. Cependant, cela n'affecte pas sa rémunération et ne déduira pas de temps du compteur.
5. Définissez la durée :
- Autoriser les absences d'une demi-journée : oui ou non. Limiter les demandes d'absence faites en jours ou demi-journées. Les demandes d'absence soumises en utilisant l'option heures ne seront pas affectées par des limites.
- Une date de fin est-elle requise ? Oui ou non
-
Limite de jours pour cette absence :
- Nombre minimum de jours : détermine le nombre minimum de jours de ce type d'absence qui peuvent être demandés en une seule fois. La valeur par défaut est illimitée.
- Nombre maximum de jours : détermine le nombre maximum de jours de ce type d'absence qui peuvent être demandés en une seule fois. La valeur par défaut est illimitée.
- Il est possible d'ajouter une limite séparée, telle qu'une limite minimale uniquement, ou une limite maximale uniquement, ou une plage. Mais le minimum ne peut pas être supérieur au maximum et si vous tentez de créer un type d'absence ou d'enregistrer les modifications, une erreur se produira.
6. Permissions :
- Les employés peuvent-ils demander ce type d'absence ? Oui ou Non
- Autoriser l'attachement de documents
- Spécifiez si l'alerte est obligatoire
Si vous avez défini que les employés ne peuvent pas demander ce type d'absence, notez :
- Les employés qui ne gèrent personne ne peuvent pas demander, mettre à jour ou rejeter les types d'absence restreints ; ils ne peuvent que les consulter.
- Les administrateurs peuvent demander ces absences restreintes pour tout le monde (y compris eux-mêmes).
- Les managers et les chefs d'équipe peuvent les demander pour tous leurs subordonnés directs mais ne peuvent pas les demander pour eux-mêmes.
- Autoriser l'attachement de documents.
- Spécifiez si une description est obligatoire ou non.
7. Approbation :
- Le type d'absence nécessite-t-il une approbation ? Oui ou Non
8. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page
Pour modifier ou archiver des types d'absence
- Allez à la section Types d'absence
- Sélectionnez un type d'absence dans la liste et cliquez sur l'icône d'engrenage
- Vous pouvez Modifier ou Archiver le type
Inclure le type d'absence dans une politique de congés
Avant d'attribuer l'absence, vous devez l'inclure dans le compteur de congés approprié. Par exemple, si les jours doivent être déduits du solde de congés des employés, le type d'absence doit être configuré en conséquence et inclus dans le compteur de congés.
- Dans la barre latérale, allez dans Paramètres → Temps → Congés
- Cliquez sur la politique de congés dans laquelle vous souhaitez inclure le nouveau type d'absence
- Cliquez sur la date du compteur de congés existant, ou cliquez sur "Créer un nouveau" si nécessaire (voir l'article connexe À propos des attributions de congés)
- Dans la section pour ajouter des absences, recherchez et sélectionnez le nom du type d'absence
- Cliquez sur Enregistrer
Découvrez comment ajouter les types d'absences créés dans la politique de congés en lisant l'article À propos des attributions de congés