Cet article s'adresse à : administrateurs et équipes finance.
Changez qui approuve les dépenses, ajoutez un deuxième approbateur ou approuvez automatiquement les petites dépenses, sans avoir à relancer personne. Votre flux d'approbation décide qui contrôle une dépense, et quand. Vous décrivez vos règles avec vos propres mots à One, notre assistant IA, et One prépare le flux que vous relisez et enregistrez. Vous cherchez Approbations et règles intelligentes ou les groupes d'approbation ? Ils correspondent désormais à cette page Flux d'approbation.
Flux d'approbation
Vue d'ensemble
Configurez-le quand vous commencez à utiliser les Dépenses et modifiez-le chaque fois que votre politique d'approbation change. Rien ne change tant que vous ne cliquez pas sur Enregistrer.
Ce dont vous avez besoin : l'autorisation Peut accéder aux paramètres des dépenses et One activé dans votre entreprise. Configurer et modifier le flux d'approbation avec One est gratuit : cela n'utilise pas de crédits One.
Comment l'utiliser
- Allez dans Paramètres > Dépenses. Dans le menu de gauche, sous Configuration, cliquez sur Flux d'approbation.
- Cliquez sur Modifier. One s'ouvre, vous explique comment fonctionne votre flux aujourd'hui et vous demande ce que vous souhaitez changer, avec quelques suggestions.
- Choisissez une suggestion ou saisissez votre propre réponse, par exemple « Exiger l'approbation de mon manager pour les dépenses supérieures à £500 » ou « Approuver automatiquement les dépenses inférieures à £20 ».
- One affiche le brouillon sur la page sous forme de règles numérotées et explique chacune dans le chat. Continuez à discuter pour l'ajuster.
- Cliquez sur Enregistrer. Vous verrez « Enregistré avec succès ». Le flux s'applique aux dépenses soumises à partir de ce moment.
Pour le modifier plus tard, cliquez sur Modifier, dites à One ce qu'il faut changer et cliquez sur Enregistrer.
Comment le flux décide : les règles sont vérifiées de haut en bas et la première qui correspond s'applique. Les dépenses qui ne correspondent à aucune suivent la dernière règle (Toutes les autres dépenses). Les personnes qui contrôlent reçoivent la demande dans leur Boîte de réception Factorial et par e-mail.
Approuver automatiquement avec les Contrôles des dépenses. Demandez à One, par exemple : « Approuve automatiquement les dépenses qui réussissent les contrôles des dépenses, envoie les avertissements au manager de l'employé et envoie tout ce qui est hors politique à l'équipe finance. » Les dépenses conformes à la politique n'attendent alors dans la boîte de réception de personne.
Faire passer une dépense en attente par le nouveau flux. Les dépenses déjà en attente gardent leur parcours. Dans Dépenses > Dépenses des employés, ouvrez le menu d'actions de la dépense (⋯) et cliquez sur Réinitialiser le flux d'approbation : elle repasse En attente à la première étape.
Conseils et bonnes pratiques
- Placez vos règles les plus spécifiques en premier. La première règle qui correspond l'emporte, donc une règle générale placée au-dessus d'une règle spécifique intercepte la dépense en premier.
- Utilisez des rôles, pas des noms. « Le manager de l'employé » continue de fonctionner quand les personnes changent d'équipe ; une personne nommée, non.
- Décidez ce qui arrive aux dépenses qui n'ont pas pu être vérifiées, pour qu'aucune ne soit approuvée par erreur sans relecture.
- Voir aussi : Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ? · Comment approuver, rejeter ou renvoyer une dépense ? · Pourquoi une dépense reste-t-elle En attente ou chez le mauvais approbateur ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
- Une dépense est allée à la mauvaise personne. Vérifiez l'ordre de vos règles : la première qui correspond l'emporte. Si la règle utilise « le manager de l'employé », vérifiez que l'employé a un manager dans son profil. Si la dépense a été soumise avant que vous modifiiez le flux, elle a gardé l'ancien parcours : utilisez Réinitialiser le flux d'approbation. Vous ne savez pas pourquoi ? Demandez à One « explique mon flux d'approbation ».
- Une dépense est en attente depuis longtemps et personne ne doit la contrôler. Ouvrez la dépense et vérifiez de qui elle attend la décision. Si aucun approbateur n'est affiché, utilisez Réinitialiser le flux d'approbation. Si elle reste bloquée, contactez notre équipe d'assistance avec le lien vers la dépense.
- One ne répond pas sur la page Flux d'approbation. Rechargez la page et réessayez. Si le problème persiste, contactez notre équipe d'assistance.
- One cesse de répondre pendant que je modifie le flux. Modifier le flux n'utilise pas de crédits, mais si votre entreprise a épuisé ses crédits One pour d'autres usages, One peut cesser de répondre. Votre Account Manager peut confirmer ce que comprend votre offre.
- « Ce workflow n'a pas pu être enregistré. » Le brouillon de One n'a pas passé la validation. Demandez à One de l'affiner et réessayez.
- Je ne vois pas le bouton Modifier sur la page Flux d'approbation. Vérifiez que One est activé pour votre entreprise et que vous avez l'autorisation Peut accéder aux paramètres des dépenses.
FAQ
1. Comment changer qui approuve une dépense, ou ajouter un deuxième approbateur ?
Dans Paramètres > Dépenses > Flux d'approbation, cliquez sur Modifier et dites à One qui doit approuver, par exemple « Envoie les dépenses de l'équipe Ventes à Anna Ruiz » ou « Ajoute l'équipe finance comme deuxième approbateur pour les dépenses supérieures à £1,000 ». One affiche les nouvelles règles ; cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez désigner une personne, le manager de l'employé ou une équipe. Si One ne peut pas créer une règle, il vous le dit. Le changement s'applique aux dépenses envoyées après l'enregistrement.
2. Puis-je configurer ou modifier le flux d'approbation sans One ?
Non. One est le seul moyen de configurer le flux d'approbation. Vous relisez toujours chaque changement et vous décidez de l'enregistrer ou non.
3. Configurer le flux d'approbation utilise-t-il des crédits One ?
Non. Configurer et modifier le flux d'approbation avec One est gratuit et n'utilise pas de crédits One. Seules les autres demandes dans le même chat, comme demander un rapport, en utilisent.
4. Quelles règles mon flux d'approbation peut-il contenir ?
Vous n'êtes pas limité à des options prédéfinies. Décrivez des règles par montant, catégorie, équipe, projet, entité juridique, commerçant, centre de coût, ou une combinaison, avec autant d'étapes que votre processus en demande. Demandez à One ce qu'il peut utiliser d'autre.
5. Que puis-je demander à One dans le flux d'approbation ?
Vous pouvez demander à One d'envoyer une dépense en révision au manager de l'employé, à une personne précise ou à une équipe comme la finance (par exemple « Envoie les dépenses de voyage à la finance pour révision »). Vous pouvez aussi approuver automatiquement les dépenses qui remplissent une condition, comme un montant faible, et rejeter automatiquement celles qui enfreignent une règle. Les approbateurs en congé sont toujours sollicités par défaut ; demandez à One de les ignorer ou d'utiliser leur délégué pour les absences (« Change la façon dont les approbateurs en congé sont traités »).
6. Que montre One quand je clique sur Modifier sur la page Flux d'approbation ?
Le chat de One vous explique comment fonctionne votre flux aujourd'hui (par exemple « Votre flux actuel envoie les dépenses au manager de l'employé pour révision, sous 5 jours ») et demande « Que souhaitez-vous changer ? » avec quelques suggestions adaptées à votre flux, comme Changer qui révise les dépenses, Changer le délai de révision, Ajouter des règles d'approbation conditionnelles et Changer le traitement des réviseurs en congé, plus un champ pour votre propre réponse. La page elle-même indique « Définissez les étapes et désignez les personnes chargées d'approuver les dépenses. »
7. À quoi ressemble un flux d'approbation en brouillon ?
Un flux à étape unique s'affiche comme une liste de règles numérotées, par exemple 1 Contrôles réussis et montant inférieur à €100, 2 Le manager du propriétaire de la dépense est défini, 3 Toutes les autres dépenses · Pas de manager : révision par le CEO. Un flux à plusieurs étapes qui ne peut pas s'afficher sous forme de liste apparaît comme la définition complète écrite par One. Demandez à One « explique mon flux d'approbation » pour obtenir n'importe quel flux en langage simple.
8. Le flux d'approbation s'applique-t-il aux brouillons ?
Non. Le flux d'approbation démarre quand un employé soumet une dépense. Les brouillons ne sont pas concernés.
9. Dois-je mettre à jour le flux quand quelqu'un arrive, change d'équipe ou part ?
Pas si vos règles pointent vers des rôles, comme « le manager de l'employé », et non vers des personnes précises. Une personne qui a quitté l'entreprise n'est jamais sollicitée pour contrôler de nouvelles dépenses ; si personne d'autre n'est défini pour cette étape, la dépense va à un administrateur de l'entreprise.
10. Ai-je besoin des Contrôles des dépenses pour utiliser le flux d'approbation ?
Non. Le flux fonctionne seul. Les Contrôles des dépenses ajoutent un résultat de politique que votre flux peut utiliser pour approuver ou rejeter automatiquement. Vous configurez les contrôles dans Paramètres > Dépenses > Automatisations > Contrôles des dépenses, par exemple avec une politique comme « Les personnes peuvent dépenser au maximum £100 par semaine en repas ».
11. Que peut faire le flux d'approbation avec chaque résultat des Contrôles des dépenses ?
Conforme à la politique (la dépense respecte votre politique) : vous pouvez l'approuver automatiquement. Avertissement (quelque chose mérite un coup d'œil, mais ce n'est pas une infraction grave) : envoyez-la au manager de l'employé. Hors politique (elle enfreint une règle stricte) : rejetez-la ou envoyez-la à la finance. Vérification impossible (les Contrôles des dépenses sont désactivés, ne s'appliquaient pas ou n'ont pas pu s'exécuter) : suivez votre révision habituelle.
12. Le flux d'approbation attend-il la fin des Contrôles des dépenses ?
Oui, jusqu'à 1 heure. Si les contrôles ne sont pas terminés à ce moment-là, l'approbation démarre quand même et la dépense indique qu'elle n'a pas pu être vérifiée.
13. Les modifications du flux d'approbation s'appliquent-elles aux dépenses déjà en attente d'approbation ?
Non. Les modifications s'appliquent aux dépenses soumises après l'enregistrement. Les dépenses déjà en attente gardent leur parcours actuel jusqu'à ce que vous utilisiez Réinitialiser le flux d'approbation sur elles.
14. Qui peut réinitialiser le flux d'approbation d'une dépense, et sur quelles dépenses ?
Il faut l'autorisation de réinitialiser le flux d'approbation des dépenses (demandez à votre administrateur qui l'a). Elle fonctionne sur les dépenses En attente, Approuvées et Rejetées, pas sur celles qui sont Dans la paie, Envoyées au paiement ou Payées. La dépense repasse En attente et repart de la première étape avec votre flux actuel. Les approbations déjà données sont effacées.
15. One n'a pas bien compris ma politique. Que faire ?
Continuez à discuter et dites-lui ce qu'il faut changer. Si vous êtes toujours bloqué, contactez notre équipe d'assistance et nous vous aiderons à la configurer.
16. One modifie-t-il mon flux tout seul ?
Non. Les modifications ne prennent effet que lorsque vous cliquez sur Enregistrer.
17. Le flux d'approbation peut-il notifier quelqu'un, par exemple la finance quand une grosse dépense est approuvée ?
Non. Le flux d'approbation peut demander à des personnes de réviser, approuver ou rejeter automatiquement, attendre et se ramifier selon des conditions, mais il n'a pas d'étape qui se contente de notifier quelqu'un. Si vous le demandez à One, il vous le dit et propose à la place une étape de révision, qui oblige cette personne à approuver la dépense au lieu d'être simplement informée.
18. Que sont devenus mes groupes d'approbation et « Approbations et règles intelligentes » ?
Ils ont été transformés en votre flux d'approbation, de sorte que les dépenses continuent de suivre les mêmes règles. Pour les voir ou les modifier, ouvrez Flux d'approbation ou demandez à One.