Canvia qui aprova les despeses, afegeix un segon/a aprovador/a o aprova automàticament les petites, sense haver de perseguir a la gent. El teu flux d'aprovació decideix qui revisa una despesa, i quan. Descrius les teves normes amb les teves pròpies paraules a One, el nostre assistent AI, i One redacta el flux perquè el revisis i guardis. Busques Aprovacions i normes intel·ligents o grups d'aprovació? Ara són a aquesta pàgina de Flux d'aprovació.

Flux d'aprovació

Visió general

Configura-ho quan comencis a utilitzar Despeses, i edita-ho sempre que canviï la teva política d'aprovació. Res no canvia fins que facis clic a Desa.

El que necessites: el permís Pots accedir a la configuració de despeses, i One habilitat a la teva empresa. Configurar i editar el flux d'aprovació amb One és gratuït: no utilitza crèdits de One.

Com utilitzar

1. Ves a Configuració > Despeses. Al menú esquerre, sota Configuració, fes clic a Flux d'aprovació.
   

   

2. Fes clic a Editar. One s'obre, t'explica com funciona el teu flux avui i et pregunta què t'agradaria canviar, amb algunes suggerències.
3. Tria una suggerència, o escriu la teva pròpia resposta, per exemple "Requereix que el meu/a gerent aprovi les despeses superiors a £500" o "Aprova automàticament les despeses inferiors a £20".
4. One mostra el borrador a la pàgina com a normes numerades i explica cadascuna en el xat. Continua xerrant per ajustar-ho.
   

   

5. Fes clic a Desa. Veureu "Desat amb èxit". El flux s'aplica a les despeses presentades a partir d'aleshores.

Per canviar-ho més tard, fes clic a Editar, digues a One què canviar i fes clic a Desa.

Com decideix el flux: les normes es revisen de dalt a baix i la primera coincidència s'aplica. Les despeses que no coincideixen amb cap segueixen la darrera norma (Totes les altres despeses). Els revisors reben la sol·licitud a la seva Factorial Bústia i per correu electrònic.

Aprova automàticament amb controls de despeses. Pregunta a One, per exemple: "Aprova automàticament les despeses que superen els controls de despeses, envia advertències al gerent de l'empleat/a, i envia qualsevol cosa fora de política a finances." Les despeses dins de la política no esperen a la bústia de ningú.

Envia una despesa pendent a través del nou flux. Les despeses que ja esperen mantenen la seva ruta. A Despeses > Despeses de l'empleat/a, obre el menú d'accions de la despesa (⋯) i fes clic a Restablir flux d'aprovació: torna a Pendent al primer pas.

Resolució de Problemes i FAQ

Resolució de Problemes

• Una despesa ha anat a la persona equivocada. Comprova l'ordre de les teves normes: la primera coincidència guanya. Si la norma utilitza "el gerent de l'empleat/a", comprova que l'empleat/a tingui un gerent al seu perfil. Si la despesa es va presentar abans que canviessis el flux, va mantenir la ruta antiga: utilitza Restablir flux d'aprovació. No estàs segur/a del per què? Pregunta a One "explica'm el meu flux d'aprovació".
• Una despesa ha estat pendent durant molt de temps i ningú la té per revisar. Obre la despesa i comprova qui l'està esperant. Si no es mostra cap revisor/a, utilitza Restablir flux d'aprovació. Si encara està atrapada, contacta amb el nostre equip de suport amb l'enllaç a la despesa.
• One no respon a la pàgina de Flux d'aprovació. Torna a carregar la pàgina i prova-ho de nou. Si persisteix, contacta amb el nostre equip de suport.
• One deixa de respondre mentre edito el flux. Editar el flux no utilitza crèdits, però si la teva empresa ha exhaurit els seus crèdits de One per altres treballs, One pot deixar de respondre. El teu/a Gestor/a d'Account pot confirmar què inclou el teu pla.
• "Aquest flux de treball no es va poder desar." El borrador de One no va passar la validació. Pregunta a One que el refine i torna a provar.
• No veig el botó Editar a la pàgina de Flux d'aprovació. Comprova que One està habilitat per a la teva empresa i que tens el permís Pots accedir a la configuració de despeses.

FAQ

1. Com puc canviar qui aprova una despesa, o afegir un segon/a aprovador/a?

A Configuració > Despeses > Flux d'aprovació, fes clic a Editar i digues a One qui hauria d'aprovar, per exemple "Enviar despeses de l'equip de vendes a Anna Ruiz" o "Afegir finances com a segon/a aprovador/a per a despeses superiors a £1,000". One mostra les noves normes; fes clic a Desa. Pots nomenar una persona, el gerent de l'empleat/a o un equip. Si One no pot construir una norma, t'ho diu. El canvi s'aplica a les despeses enviades després que guardis.

2. Puc configurar o editar el flux d'aprovació sense One?

No. One és l'única manera de configurar el flux d'aprovació. Encara revises cada canvi i decideixes si guardar-ho.

3. Configurar el flux d'aprovació utilitza crèdits de One?

No. Configurar i editar el flux d'aprovació amb One és gratuït i no utilitza crèdits de One. Només altres sol·licituds en el mateix xat, com demanar un informe, utilitzen crèdits.

4. Quines normes pot tenir el meu flux d'aprovació?

No estàs limitat/da a opcions preestablertes. Descriu normes per quantitat, categoria, equip, projecte, entitat legal, comerciant, centre de costos, o una combinació d'ells, amb tants passos com tingui el teu procés. Pregunta a One què més pot utilitzar.

5. Què puc demanar a One que faci en el flux d'aprovació?

Pots demanar a One que enviï una despesa per a revisió al gerent de l'empleat/a, a una persona específica, o a un equip com finances (per exemple "Enviar despeses de viatge a finances per a revisió"). També pots aprovar automàticament les despeses que compleixin una condició, com una quantitat baixa, i rebutjar automàticament les despeses que incompleixin una norma. Els aprovadors de baixa segueixen sent preguntats per defecte; demana a One que els salti o utilitzi el seu delegat/a de baixa ("Canvia com es gestionen els aprovadors de baixa").

6. Què mostra One quan faig clic a Editar a la pàgina de Flux d'aprovació?

El xat de One t'explica com funciona el teu flux avui (per exemple "El teu flux actual envia les despeses al gerent de l'empleat/a per a revisió, amb termini de 5 dies") i pregunta "Què t'agradaria canviar?" amb algunes sugerències que s'ajusten al teu flux, com Canvia qui revisa les despeses, Canvia el termini de revisió, Afegeix normes d'aprovació condicionals i Canvia com es gestionen els revisors de baixa, a més d'una caixa per a la teva pròpia resposta. La pàgina mateixa diu "Estableix els passos i assigna les persones encarregades d'aprovar les despeses."

7. Com és un flux d'aprovació en esborrany?

Un Flux d'un sol pas es mostra com una llista de normes numerades, per exemple 1 Controls superats i quantitat inferior a €100, 2 El gerent de l'empleat/a està establert, 3 Totes les altres despeses · Sense gerent: revisió del CEO. Un Flux de múltiples passos que no es pot mostrar com una llista apareix com la definició completa que One va escriure. Pregunta a One "explica'm el meu flux d'aprovació" per obtenir qualsevol flux en paraules senzilles.

8. El flux d'aprovació s'aplica als esborranys?

No. El flux d'aprovació comença quan un empleat/a presenta una despesa. Els esborranys no es veuen afectats.

9. Necessito actualitzar el flux quan algú s'uneix, canvia d'equip o marxa?

No si les teves normes assenyalen a rols, com "el gerent de l'empleat/a", i no a persones específiques. Una persona que ha marxat mai s'hi pregunta per revisar noves despeses; si ningú més està establert per a aquest pas, va a un/a administrador/a de l'empresa.

10. Necessito controls de despeses per utilitzar el flux d'aprovació?

No. El flux funciona per si sol. Els controls de despeses afegeixen un resultat de política que el teu flux pot utilitzar per aprovar o rebutjar automàticament. Tu configures els controls a Configuració > Despeses > Automatitzacions > Controls de despeses, per exemple amb una política com "Les persones poden gastar com a màxim £100 a la setmana en àpats".

11. Què pot fer el flux d'aprovació amb cada resultat de controls de despeses?

Dins de la política (la despesa compleix la teva política): podries aprovar-la automàticament. Advertència (alguna cosa necessita una mirada, però no és una violació greu): envia-la al gerent de l'empleat/a. Fora de política (incompleix una norma greu): rebutja-la, o envia-la a finances. No es va poder comprovar (els controls de despeses estan apagats, no s'aplicaven, o no es van poder executar): segueix la teva revisió habitual.

12. El flux d'aprovació espera que els controls de despeses acabin?

Sí, durant fins a 1 hora. Si els controls no han acabat llavors, l'aprovació comença igualment i la despesa mostra que no es va poder comprovar.

13. Els canvis al flux d'aprovació s'apliquen a les despeses que ja esperen aprovació?

No. Els canvis s'apliquen a les despeses presentades després que guardis. Les despeses que ja esperen mantenen la seva ruta actual fins que utilitzis Restablir flux d'aprovació en elles.

14. Qui pot restablir el flux d'aprovació d'una despesa, i en quines despeses?

Necessites permís per restablir el flux d'aprovació de la despesa (pregunta al teu/a administrador/a qui ho té). Funciona en despeses Pendents, Aprovades i Rebutjades, no en despeses que estan En nòmina, Enviades a pagar o Pagades. La despesa torna a Pendent i comença de nou des del primer pas amb el teu flux actual. Les aprovacions ja donades es cancel·len.

15. One no va entendre la meva política correctament. Què he de fer?

Segueix xerrant i digues-li què canviar. Si encara estàs atrapat/da, contacta amb el nostre equip de suport i t'ajudarem a configurar-ho.

16. One canvia el meu flux per si sol?

No. Els canvis només entren en vigor quan fas clic a Desa.

17. Pot el flux d'aprovació notificar algú, per exemple finances quan s'aprova una gran despesa?

No. El flux d'aprovació pot demanar a les persones que revisin, aprovin o rebutgin automàticament, esperin i branquin en funció de condicions, però no té cap pas que només notifiqui algú. Si demanes a One per això, One ho diu i ofereix un pas de revisió en canvi, que fa que aquesta persona aprovi la despesa en comptes de només ser informada.

18. Què ha passat amb els meus grups d'aprovació i "Aprovacions i normes intel·ligents"?

S'han convertit en el teu flux d'aprovació, així que les despeses continuen seguint les mateixes normes. Per veure-les o canviar-les, obre Flux d'aprovació o pregunta a One.