Après avoir payé avec une Factorial carte, vous ne créez pas une dépense : Factorial la crée et vous ajoutez seulement le reçu. One, notre assistant IA, associe (lien) le reçu au paiement et remplit le reste. Pour les finances, c'est la réconciliation des cartes : chaque paiement par carte avec son reçu, catégorie, projet, centre de coûts et TVA.

Ce que Factorial crée pour chaque paiement par carte

Aperçu

Lorsqu'un paiement avec une Factorial carte émise pour les dépenses est accepté, Factorial crée une ébauche de dépense pour le titulaire de la carte avec :

• le montant et la devise facturés, la date du paiement et le commerçant,
• une catégorie basée sur le type de commerçant, ou Autre,
• le centre de coûts du titulaire de la carte,
• Paiement : non remboursable, payé avec Factorial carte.

Le reçu, le projet, la description et la TVA commencent vides. Le montant, la devise et le commerçant ne peuvent pas être modifiés.

Ajoutez le reçu et laissez One l'associer

Comment utiliser

Sur l'application mobile

1. Après avoir payé, vous recevez une notification Nouveau paiement par carte, par exemple "💳 £42.50 au Café Central – Veuillez ajouter un reçu pour enregistrer la dépense."
2. Appuyez dessus. Si vous pouvez utiliser One, One s'ouvre avec Ajoutez votre reçu : appuyez sur Prendre une photo, Sélectionner dans la galerie ou Charger un document.
3. One associe le reçu à votre paiement par carte, remplit les détails, ne demande que les champs obligatoires qu'il ne peut pas deviner, et envoie la dépense pour révision (à moins que vous ne demandiez à la conserver comme ébauche).
4. Sans One, la notification ouvre l'ébauche : ajoutez le reçu, complétez les champs requis et appuyez sur Envoyer pour approbation.

Sur le web : allez à Mes dépenses > Mes dépenses, ouvrez la dépense par carte, ajoutez le reçu et cliquez sur Envoyer pour approbation.

Comment One associe un reçu à un paiement par carte

One ne regarde que vos propres dépenses par carte. Un reçu correspond à un paiement par carte lorsque :

• Montant : il est exactement le même, au centime près, que le montant facturé à la carte ou que le montant original dans la devise du commerçant. One ne convertit jamais les devises.
• Date : dans les 3 heures suivant le paiement lorsque les deux ont une heure et un fuseau horaire, sinon dans les 2 jours.
• Catégorie : elle ne contredit pas clairement celle du paiement, par exemple un reçu Repas contre un paiement Compagnies aériennes d'un commerçant non lié.

Lors d'une correspondance, One ajoute le reçu et remplit la TVA, la description, la catégorie, le projet, le centre de coûts et le budget, et conserve le montant, la devise et le commerçant de la carte. Si rien ne correspond, One crée une dépense manuelle séparée et la dépense par carte reste une ébauche.

Conseils et Meilleures Pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

• One a créé une dépense manuelle séparée au lieu d'associer mon paiement par carte. Le montant, la date ou la catégorie du reçu ne correspondaient pas au paiement par carte, souvent à cause d'un pourboire ajouté après que la carte a été débitée, ou d'un reçu dans une devise qui n'est ni celle de la carte ni celle du commerçant. Supprimez la dépense manuelle (voir Comment supprimer une dépense ?) et ajoutez le reçu à la dépense par carte (voir Comment attacher un reçu à une dépense ?), afin que l'achat ne soit pas signalé deux fois.
• J'ai créé une dépense manuellement pour un paiement par carte. Faites de même : supprimez la dépense manuelle et ajoutez le reçu à la dépense par carte, afin que personne ne soit payé deux fois.
• Je ne peux pas changer le montant d'une dépense par carte. Le montant, la devise et le commerçant proviennent du paiement par carte. Si le commerçant a remboursé une partie, voir Un commerçant a remboursé un paiement par carte. Comment cela apparaît-il dans les Dépenses ?.
• Un paiement n'a pas créé de dépense. Les paiements refusés et les remboursements ne créent jamais de dépense. Voir Un paiement par carte est manquant dans Factorial. Où est-il ?.
• La notification n'est pas arrivée. Vérifiez que Nouveau paiement par carte est activé dans vos paramètres de notification. C'est une notification push sur votre téléphone, jamais un email. La dépense est créée dans tous les cas.
• "Vérifiez les détails de votre dépense" avec "Champ requis manquant". Votre entreprise exige un champ qui est encore vide. Remplissez-le, puis envoyez la dépense.
• Le montant d'une dépense par carte approuvée a changé. Si le montant final du commerçant diffère du premier (un hôtel ou une station-service, par exemple), la dépense par carte prend le montant final, même après approbation. Son statut ne change pas.

FAQ

1. Quand la dépense par carte est-elle créée ?

Lorsque le paiement est autorisé, avant que le commerçant ne le règle, donc un paiement qui est encore Retenu a déjà sa dépense.

2. Quelles cartes créent des dépenses ?

Seules les Factorial cartes émises pour les Dépenses. Les cartes pour Logiciel, Achats ou Avantages ne créent pas de dépenses.

3. One attache-t-il le reçu au paiement exact dont j'ai été notifié ?

One associe le reçu par son propre contenu (montant, date et catégorie), pas par la notification, et ne regarde que vos propres dépenses par carte. Si vous avez plusieurs ébauches de carte, il va à celle à laquelle il correspond.

4. Que se passe-t-il si plusieurs paiements par carte correspondent au même reçu ?

Un paiement dans la devise du reçu l'emporte sur un correspondant dans la devise originale du commerçant. Ensuite, le nom du commerçant le plus proche l'emporte. Chaque paiement par carte prend un seul reçu.

5. One me demande-t-il le projet ou le centre de coûts ?

Seulement lorsque votre entreprise a rendu ce champ obligatoire dans le formulaire de dépense et que One ne peut pas le deviner. Il peut également demander le budget, la référence interne, la sous-catégorie, l'identifiant fiscal du commerçant ou le numéro de document. Pour un paiement par carte, il ne demande jamais comment vous avez payé.

6. Comment puis-je empêcher One d'associer un reçu à ma carte ?

Dites à One que vous avez payé personnellement ou en espèces. Il créera alors une dépense manuelle pour vous rembourser.

7. Le reçu est en euros et ma carte a été débitée en livres. Quel montant la dépense conserve-t-elle ?

Celui de la carte. One associe le montant original en euros et conserve le montant, la devise et le commerçant de la carte.

8. Une dépense par carte approuvée revient-elle à l'examen lorsque le montant change ?

Non. La dépense prend le montant final facturé et reste Approuvée. Si le commerçant annule le paiement, son statut change en Paiement annulé.

9. Les titulaires de carte peuvent-ils modifier une dépense par carte ?

Oui, tout sauf le montant, la devise et le commerçant.

10. Les dépenses par carte suivent-elles le même flux d'approbation ?

Oui. Elles passent par votre flux d'approbation et des vérifications de dépense comme toute autre dépense.

11. À quelle entité juridique appartient une dépense par carte ?

L'entité juridique du compte bancaire de la carte, pas celle de l'employé·e.

12. Comment voir quelle carte a payé une dépense, ou uniquement les dépenses par carte ?

Ouvrez la dépense : la ligne Méthode de paiement montre la carte, par exemple Factorial carte · Carte physique *5678. Dans Dépenses > Dépenses des employé·e·s, filtrez Type de dépense par Factorial Carte, ajoutez la colonne Méthode de paiement pour voir le type de carte et les quatre derniers chiffres, et combinez avec Propriétaire ou Projet. Pour voir chaque paiement d'une carte, y compris ceux qui n'ont pas créé de dépense, allez à Trésorerie > Cartes, ouvrez la carte et vérifiez Paiements par carte.

13. Les paiements refusés créent-ils une dépense ?

Non. Seuls les paiements acceptés le font. Le titulaire de la carte est informé lorsqu'un paiement est refusé en raison des limites de la carte ou d'un manque de fonds.

14. Plusieurs personnes utilisent une carte partagée. Comment suivons-nous à qui chaque dépense était destinée ?

Une carte appartient à une personne, donc tous ses paiements deviennent des dépenses de cette personne. Le titulaire de la carte peut indiquer à qui ou à quoi chacune était destinée dans la description ou le projet. Si plusieurs personnes dépensent régulièrement, donnez-leur chacune leur propre carte.

15. Quelle méthode de paiement devrais-je utiliser pour une carte prépayée qui n'est pas une Factorial carte ?

Utilisez Carte de débit d'entreprise : l'entreprise a payé, donc cela n'est pas remboursé. Factorial carte est rempli automatiquement pour les paiements par carte Factorial et ne peut pas être choisi manuellement.

16. Puis-je supprimer une dépense par carte ?

Non, une dépense par carte avec un montant ne peut pas être supprimée car elle enregistre un paiement réel. Supprimez seulement la dépense manuelle que vous avez créée par erreur.

17. Pourquoi le montant de ma dépense est-il différent du prix à la caisse ?

La dépense prend le montant et la devise facturés à votre carte. Si le commerçant a facturé dans une autre devise, ou ajouté un pourboire ou un montant final plus tard, cela peut différer du premier chiffre que vous avez vu.

18. Où puis-je trouver un enregistrement qu'un paiement par carte a été effectué ?

Chaque paiement est enregistré dans l'onglet Paiements par carte de la carte avec son commerçant, montant, date et statut (Complété une fois qu'il a été traité). Les titulaires de carte l'ouvrent depuis Mes dépenses > Mes cartes. Les finances peuvent également ouvrir le compte des cartes dans Trésorerie > Comptes et cliquer sur Exporter les transactions.