Cet article s'adresse à : administrateurs, équipes finance, approbateurs et employés.
Factorial vérifie les doublons et les erreurs courantes dans les dépenses dès qu'elles sont créées ou modifiées. Il n'y a rien à configurer et les contrôles intégrés n'utilisent pas de crédits One. Les employés corrigent les problèmes avant l'envoi ; les réviseurs ne regardent de près que là où c'est nécessaire.
Contrôles intégrés
Vue d'ensemble
Les contrôles intégrés avertissent (une alerte ; le réviseur décide) ou bloquent (la dépense ne peut pas être envoyée tant qu'elle n'est pas corrigée). Vous ne pouvez ni les modifier ni les désactiver.
| Contrôle | Ce qu'il détecte | Ce que vous voyez | Qui le voit | Bloque ou avertit |
|---|---|---|---|---|
| Doublon | Le même reçu deux fois, un paiement par carte aussi saisi à la main, deux forfaits journaliers pour les mêmes jours | Doublon | Les personnes qui voient toutes les dépenses de l'entreprise | Avertit |
| Conflit de catégorie | Un forfait journalier et une dépense Repas ou Rafraîchissements les mêmes jours | Conflit de catégorie, et sur la dépense Comparer pour voir les deux côte à côte | Toute personne pouvant voir la dépense | Avertit |
| Kilométrage modifié | Une distance calculée modifiée à la main | Modifié dans la colonne Alertes | Toute personne pouvant voir la dépense | Avertit |
| Budget | Dépenses proches d'un budget ou au-dessus | Risque budgétaire ou Hors budget | Toute personne qui ouvre la dépense | Avertit |
| Montants et dates | Montant remboursable supérieur au total du reçu ou nul, date du document avec plus d'un jour d'avance, lignes de taxe impossibles | Vérifiez les détails de votre dépense en haut de la dépense, avec ce qu'il faut corriger | La personne qui envoie | Bloque l'envoi |
| Paiements par carte | Un paiement supérieur au solde ou à la limite, dans une catégorie bloquée ou signalé comme risqué | Refusé et un Motif du refus | Titulaire de la carte et gestionnaires de cartes | Bloque le paiement |
Détails : Comment gérer les dépenses en double ?, Comment obtenir les bons montants sur une dépense ?, Comment définir un budget et suivre les dépenses par rapport à celui-ci ?, Statuts et alertes des dépenses et Comment contrôler combien et où une carte peut dépenser ?.
Contrôles des dépenses prédéfinis
Vue d'ensemble
Si votre entreprise utilise les Contrôles des dépenses, elle démarre avec 28 contrôles prédéfinis, activés par défaut. Contrairement aux contrôles intégrés, vous pouvez modifier ou supprimer n'importe lequel d'entre eux : demandez à One, c'est gratuit. Chaque dépense vérifiée utilise 2 crédits One, une fois par dépense. Un signalement grave (hors politique) indique à l'employé que la dépense risque de lui être renvoyée. Un signalement léger (avertissement) demande au réviseur d'y jeter un œil. Aucun des deux ne bloque l'envoi.
| Groupe | Signalements graves | Signalements légers |
|---|---|---|
| Délais | Date postérieure à l'envoi · hors du contrat de l'employé | Envoyée plus de 30 jours après la date du document · date du document décalée de plus d'un jour par rapport au reçu |
| Reçus | Manquant, illisible, ticket de terminal de paiement, non détaillé, facturé à une autre entreprise | |
| Ce qui a été acheté | Tabac et jeux d'argent, amendes, cartes cadeaux et espèces, articles ménagers, extras d'hôtel et de voyage, soins personnels, frais de famille et d'animaux, abonnements personnels, dons | |
| Montants | Réclamer plus de 1 % au-dessus du total du reçu | Devise différente de celle du reçu |
| Contexte | Aucun but professionnel, invités non nommés, catégorie inadaptée | |
| À examiner | Alcool, classe affaires, week-end ou jour férié, congés (nécessite le module Congés), kilométrage un jour de location de voiture |
En quoi les contrôles intégrés diffèrent des Contrôles des dépenses
Les contrôles intégrés sont fixes, toujours actifs et peuvent bloquer. Les Contrôles des dépenses sont vos propres règles écrites avec One et ils se contentent de recommander. Voir Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ?.
Conseils et bonnes pratiques
- Corrigez les problèmes sur le brouillon. Les contrôles s'exécutent pendant que la dépense est encore un brouillon, le moment le plus simple pour corriger un reçu ou un montant.
- Gardez la dépense par carte, rejetez la copie manuelle. C'est le doublon le plus courant. Voir Comment gérer les dépenses en double ?.
- Finance : ouvrez Dépenses > Dépenses des employés et utilisez le filtre Alertes pour trouver les dépenses signalées.
- Voir aussi : Dépenses par carte et dépenses manuelles · Dépenses sans reçu
Dépannage et FAQ
Dépannage
Je sais qu'une dépense est un doublon mais il n'y a pas d'alerte.
Les alertes de doublon ne sont affichées qu'aux personnes qui peuvent voir toutes les dépenses de l'entreprise. De plus, Factorial ne détecte pas tous les doublons, donc comparez vous-même les reçus quand quelque chose vous semble familier.
Une dépense que je n'ai pas modifiée a reçu une alerte Doublon.
Quand une dépense similaire est ajoutée, Factorial revérifie la précédente, donc les deux sont signalées.
Je ne peux pas envoyer ma dépense.
Lisez le message sur le champ : il indique ce qu'il faut corriger, par exemple le montant remboursable ou la date du document. Un brouillon peut être enregistré avec le problème, mais pas envoyé.
FAQ
1. Pourquoi ma dépense a-t-elle été signalée comme doublon possible ?
Factorial signale une dépense qui utilise le même reçu qu'une autre, ou le même fournisseur et le même numéro de facture lus sur le reçu. Il signale aussi un paiement par carte et une dépense manuelle qui ressemblent au même achat, et deux forfaits journaliers pour les mêmes jours et le même barème. Les dépenses rejetées et les brouillons manuels ne sont pas comparés.
2. Pourquoi ma dépense a-t-elle été signalée avec Conflit de catégorie ou Modifié ?
Une alerte Conflit de catégorie signifie qu'un forfait journalier et une dépense Repas ou Rafraîchissements de la même personne tombent les mêmes jours. Une alerte Modifié signifie que quelqu'un a changé la distance calculée par Factorial pour une dépense de kilométrage. Les deux ne font qu'informer le réviseur.
3. Pourquoi l'alerte Doublon a-t-elle disparu ?
Factorial revérifie une dépense à chaque modification et ne conserve que les alertes qui s'appliquent encore. Une alerte Doublon disparaît après une modification quand la correspondance n'existe plus, par exemple parce que vous avez joint un autre reçu, ou que l'autre dépense a depuis été rejetée. Les personnes qui voient toutes les dépenses de l'entreprise peuvent aussi la supprimer avec Supprimer l'alerte. Si la correspondance est toujours là quand la dépense est modifiée à nouveau, l'alerte peut revenir.
4. Dois-je configurer la détection des doublons ?
Non. Factorial signale automatiquement les doublons pour chaque entreprise et vous ne pouvez pas le désactiver. Si une alerte est erronée, les personnes qui peuvent voir toutes les dépenses de l'entreprise peuvent la supprimer.
5. Une alerte de doublon empêche-t-elle d'approuver une dépense ?
Non. Une alerte Doublon, Conflit de catégorie ou Modifié ne fait qu'informer le réviseur. Si votre entreprise utilise les Contrôles des dépenses, la recommandation de One tient aussi compte de ces alertes : une alerte Doublon ou Conflit de catégorie mène à « Rejet recommandé », et une alerte Modifié seule à « Révision recommandée ». Le réviseur décide toujours.
6. Quelles erreurs empêchent d'envoyer une dépense ?
Un montant remboursable supérieur au total du reçu, ou nul quand votre formulaire de dépense l'exige ; une date du document située plus d'un jour dans le futur ; des lignes de taxe qui ne peuvent pas être correctes ; et un barème kilométrique ou un total de forfait journalier qui ne correspond pas à vos barèmes. Un reçu ou un champ obligatoire manquant l'empêche aussi si votre formulaire de dépense l'exige.
7. Quels contrôles intégrés avertissent, et lesquels bloquent ?
Les alertes avertissent. Les contrôles de montant, de date, de taxe et de barème bloquent l'envoi. Autres blocages : le montant, le commerçant et la devise d'une dépense par carte ne peuvent pas être modifiés ; un approbateur ne peut pas approuver une dépense qui échoue aux contrôles de montant, de date, de taxe ou de barème ci-dessus ; une dépense avec un montant nul, ou dans une période de paie clôturée, ne peut pas être ajoutée à la paie ; les paiements par carte refusés sont bloqués au niveau de la carte. Les Contrôles des dépenses se contentent de recommander.
8. Les contrôles intégrés utilisent-ils des crédits One ?
Non. Les alertes Doublon, Conflit de catégorie, Modifié, le statut du budget et les blocages de montant et de date n'utilisent pas de crédits One. Seuls les Contrôles des dépenses en utilisent : chaque dépense vérifiée utilise 2 crédits One, une fois par dépense, et la vérifier à nouveau après une modification est gratuit.
9. Quand les contrôles intégrés s'exécutent-ils ?
Les alertes intégrées s'exécutent quand une dépense est créée ou modifiée alors qu'elle est en brouillon, en attente ou renvoyée pour modifications. Les dépenses approuvées, rejetées et payées ne sont pas revérifiées.
10. Puis-je ajouter mes propres contrôles ?
Oui, avec les Contrôles des dépenses. Voir Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ?.
11. Que se passe-t-il quand un paiement par carte dépasse la limite de la carte ?
Le paiement est refusé et ne crée aucune dépense. Le titulaire de la carte est notifié quand un paiement est refusé à cause des limites de la carte ou d'un manque de fonds. Voir Comment contrôler combien et où une carte peut dépenser ?.
12. Quels contrôles prédéfinis signalent une dépense comme hors politique ?
Une date postérieure au jour d'envoi, une date en dehors du contrat de l'employé, une demande supérieure de plus de 1 % au total du reçu, et les achats généralement non remboursés : tabac, jeux d'argent et loteries, amendes, cartes cadeaux et espèces, courses ménagères, extras d'hôtel et de voyage, soins personnels, frais de famille et d'animaux, abonnements personnels et dons. Tout le reste est un avertissement.
13. Puis-je supprimer un contrôle prédéfini ?
Oui. Demandez à One, par exemple « supprime le contrôle du week-end », et cliquez sur Enregistrer. Vos autres contrôles restent.
14. Le contrôle prédéfini des congés fonctionne-t-il pour toutes les entreprises ?
Non. Il nécessite le module Congés. Sans lui, ce contrôle n'est pas ajouté.
15. Si nous n'avons plus de crédits One ou si nous désactivons les Contrôles des dépenses, la détection des doublons fonctionne-t-elle encore ?
Oui. La détection des doublons et les autres contrôles intégrés fonctionnent seuls, indépendamment des Contrôles des dépenses, et n'utilisent pas de crédits One. Ils continuent de signaler les doublons, les Conflits de catégorie et le kilométrage modifié. Seul le verdict des Contrôles des dépenses (conforme ou hors politique) s'arrête quand les crédits sont épuisés ou que les Contrôles des dépenses sont désactivés.