Cet article s'adresse à : admins, équipes finance et approbateurs.
La plupart des problèmes de dépenses viennent de quelques habitudes : un justificatif manquant, une mauvaise catégorie, une dépense envoyée des semaines plus tard. Vous trouverez ci-dessous des consignes prêtes à partager pour que chaque rôle connaisse les quelques points qui comptent. Factorial s'occupe du reste : il peut lire les justificatifs, vérifier les dépenses par rapport à votre politique et les acheminer vers le bon approbateur.
Ce qu'il faut dire aux collaborateurs
Les collaborateurs veulent être remboursés rapidement et ne pas voir leurs dépenses renvoyées. Partagez ces cinq habitudes :
- Photographiez le justificatif au moment du paiement. Prenez une photo dans l'application Factorial ou téléversez le PDF. Factorial en extrait le montant, la date, le commerçant et les taxes.
- Vérifiez ce que Factorial a lu, puis choisissez la catégorie. La catégorie détermine la comptabilité, donc Hôtel et Repas ne sont pas interchangeables.
- Indiquez à quoi cela correspondait. « Déjeuner client avec Acme, 3 personnes » vaut mieux que « Déjeuner ».
- Lisez le contrôle de la politique avant d'envoyer. Tant que la dépense est un brouillon, vous verrez Prête à être envoyée ou À examiner avant l'envoi, avec la raison. Corrigez dès maintenant plutôt que de la voir revenir.
- Vous payez avec une carte Factorial ? La dépense est créée pour vous. Ajoutez simplement le justificatif.
Ce qu'il faut dire aux approbateurs
- Approuvez dans le délai de votre entreprise, par exemple deux jours ouvrés. Vous pouvez approuver depuis l'application.
- Utilisez la recommandation. Chaque dépense affiche Approbation recommandée, Examen recommandé ou Rejet recommandé, avec la raison. Consacrez votre temps à celles qui en ont besoin.
- Demandez des modifications plutôt que de rejeter lorsque quelque chose peut être corrigé, et dites exactement quoi corriger.
- N'approuvez pas ce que vous ne comprenez pas. Posez d'abord une question dans les commentaires.
Ce qu'il faut configurer côté finance ou admin
Moins les collaborateurs ont de choix, moins ils font d'erreurs.
- Gardez des catégories simples. Désactivez celles que vous n'utilisez pas et ajoutez quelques sous-catégories claires, chacune avec un compte comptable.
- Rendez les champs importants obligatoires dans Paramètres > Dépenses > Formulaire de dépense, par exemple le projet ou les participants, et masquez le reste.
- Écrivez votre politique une seule fois, dans les contrôles des dépenses. Décrivez-la à One avec des mots simples. Voir Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ?
- Laissez le circuit d'approbation acheminer les dépenses. Décrivez à One qui approuve quoi ; approuvez automatiquement ce qui est conforme à la politique. Voir Comment configurer le circuit d'approbation ?
- Permettez à toute personne qui dépense de créer des dépenses. Si votre entreprise paie par utilisateur, ajoutez-les comme utilisateurs de Dépenses ; sinon, donnez-leur l'autorisation de créer des dépenses.
Conseils et bonnes pratiques
- Annoncez les changements dans les outils que lit votre équipe (Slack, Teams, e-mail) et ajoutez le lien vers la politique.
- Consultez les alertes une fois par mois. Si une règle signale beaucoup de dépenses, c'est la règle ou la communication qu'il faut retravailler.
- Commencez petit. Lancez-vous avec les contrôles des dépenses prêts à l'emploi et un circuit d'approbation simple ; ajoutez des règles lorsque le besoin est réel.
Articles liés : Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ? · Comment configurer le circuit d'approbation ? · Comment créer une dépense ? · Statuts et alertes des dépenses
Dépannage et FAQ
Dépannage
Un collaborateur ne peut pas créer de dépenses.
Il n'est pas encore utilisateur de Dépenses, ou n'a pas l'autorisation de créer des dépenses. Un admin le configure. Voir Comment ajouter des personnes à Dépenses ?
Les dépenses reviennent sans cesse pour la même raison.
Consultez la raison dans le résultat de la politique. Si c'est toujours la même règle, expliquez-la à l'équipe ou ajustez le contrôle.
FAQ
1. Un justificatif est-il toujours obligatoire ?
Cela dépend de votre politique. Les contrôles des dépenses prêts à l'emploi signalent les dépenses classiques sans justificatif lisible. Les dépenses signalées peuvent tout de même être envoyées : c'est l'approbateur qui décide.
2. Les collaborateurs peuvent-ils envoyer une dépense signalée ?
Oui. Les résultats de la politique ne bloquent jamais l'envoi ni l'approbation : c'est l'approbateur qui décide.
3. Les approbateurs doivent-ils connaître notre politique par cœur ?
Non. Les contrôles des dépenses l'appliquent à chaque dépense et indiquent à l'approbateur ce qu'il faut regarder.
4. Comment les collaborateurs peuvent-ils savoir où en est leur dépense sans demander à la finance ?
Les collaborateurs peuvent consulter le statut dans Factorial : En attente, Approuvée, Dans la paie, Envoyée pour paiement, Payée, ou Modifications demandées si quelque chose doit être corrigé. Voir Statuts et alertes des dépenses.
5. Pourquoi les approbateurs doivent-ils approuver rapidement ?
Les approbateurs font circuler l'argent : une approbation lente retarde tous les remboursements suivants. Convenez d'un délai, par exemple deux jours ouvrés ; les approbateurs peuvent approuver depuis l'application mobile.
6. Pourquoi la configuration côté finance ou admin est-elle importante ?
Votre configuration détermine la facilité avec laquelle on fait ce qu'il faut. Avec les contrôles des dépenses, chaque dépense est vérifiée au regard de la politique que vous décrivez à One.