La majoria dels problemes amb les despeses vénen d'uns quants hàbits: un rebut que falta, una categoria equivocada o una despesa enviada setmanes després. Aquí tens indicacions a punt per compartir, perquè cada rol sàpiga les poques coses que importen. Factorial s'encarrega de la resta: pot llegir els rebuts, verificar les despeses segons la teva política i enviar-les a l'aprovador/a adequat/ada.

Què has de dir als/a les treballadors/es

Els/les treballadors/es volen cobrar el reemborsament ràpidament i que no els tornin les despeses. Comparteix amb ells/elles aquests cinc hàbits:

1. Fes una foto del rebut quan paguis. Fes-la des de l'app de Factorial o puja el PDF. Factorial n'omple l'import, la data, el comerç i els impostos.
2. Revisa el que ha llegit Factorial i tria la categoria. La categoria determina la comptabilitat, així que Hotel i Àpats no són intercanviables.
   

   

3. Explica per a què era. «Dinar amb el client Acme, 3 persones» és millor que «Dinar».
4. Llegeix la verificació de la política abans d'enviar. Mentre la despesa és un esborrany, veuràs A punt per enviar o Revisa-la abans d'enviar-la, amb el motiu. Corregeix-ho en aquell moment perquè no te la tornin.
5. Pagues amb una targeta Factorial? La despesa es crea per tu. Només has d'afegir-hi el rebut.

Què has de dir als/a les aprovadors/es

1. Aprova dins del termini de la teva empresa, per exemple, dos dies laborables. Pots aprovar des de l'app.
2. Fes servir la recomanació. Cada despesa mostra Aprovació recomanada, Revisió recomanada o Rebuig recomanat, amb el motiu. Dedica el teu temps a les que ho necessiten.
3. Sol·licita canvis en lloc de rebutjar quan es pugui corregir alguna cosa, i explica exactament què cal corregir.
4. No aprovis el que no entenguis. Abans, fes una pregunta als comentaris.

Què has de configurar si ets de finances o admin

Com menys opcions hagin de triar els/les treballadors/es, menys errors hi haurà.

1. Mantén les categories senzilles. Desactiva les que no facis servir i afegeix-hi unes quantes subcategories clares, cadascuna amb el seu compte comptable.
2. Fes obligatoris els camps importants a Configuració > Despeses > Formulari de despeses, com el projecte o els assistents, i amaga la resta.
3. Escriu la teva política un sol cop, a les verificacions de despesa. Descriu-la a ONE amb paraules senzilles. Consulta Verifica les despeses segons la teva política de despeses.
4. Deixa que el flux d'aprovació enviï les despeses a qui correspongui. Descriu a ONE qui aprova què i aprova automàticament el que compleixi la política. Consulta Configura el flux d'aprovació.
5. Permet que totes les persones que gasten creïn despeses. Si la teva empresa paga per usuari, afegeix-les com a usuaris/àries de Despeses; si no, dona'ls el permís per crear despeses.

Solució de problemes i preguntes freqüents

Solució de problemes

Un/a treballador/a no pot crear despeses.
Encara no és usuari/ària de Despeses o no té el permís per crear despeses. Ho configura un/a admin. Consulta Afegeix persones a Despeses.

Les despeses es tornen una vegada i una altra pel mateix motiu.
Consulta el motiu al resultat de la política. Si sempre és la mateixa regla, explica-la a l'equip o ajusta la verificació.

Preguntes freqüents

1. Sempre cal un rebut?
   Depèn de la teva política. Les verificacions de despesa predefinides marquen les despeses ordinàries que no tenen un rebut llegible. Les despeses marcades es poden enviar igualment: decideix l'aprovador/a.
   
2. Els/les treballadors/es poden enviar una despesa marcada?
   Sí. Els resultats de la política mai no impedeixen enviar ni aprovar: decideix l'aprovador/a.
   
3. Els/les aprovadors/es s'han de saber la nostra política de memòria?
   No. Les verificacions de despesa l'apliquen a cada despesa i indiquen a l'aprovador/a què ha de revisar.
   
4. Com poden saber els/les treballadors/es en quin punt és la seva despesa sense preguntar a finances?
   Poden consultar l'estat a Factorial: Pendent, Aprovat, A la nòmina, Enviat per ser pagat, Pagat o Canvis sol·licitats si hi ha alguna cosa per corregir. Més informació a Consulta els estats i les alertes de les despeses.
   
5. Per què han d'aprovar ràpidament els/les aprovadors/es?
   Els/les aprovadors/es mantenen els diners en moviment: una aprovació lenta endarrereix tots els reemborsaments que vénen després. Acordeu un termini, per exemple, dos dies laborables; els/les aprovadors/es poden aprovar des de l'app mòbil.
   
6. Per què és important la configuració que fan finances o els admins?
   La teva configuració determina com és de fàcil fer les coses bé. Amb les verificacions de despesa, cada despesa es verifica segons la política que descrius a ONE.