Cet article s'adresse aux : administrateurs.
Les autorisations déterminent qui peut voir les dépenses, les modifier, les marquer comme payées, les rembourser ou changer vos paramètres Dépenses. Configurez-les une seule fois, afin que la comptabilité puisse travailler sans solliciter un administrateur à chaque fois et que personne ne voie plus que nécessaire.
Configurer les autorisations Dépenses
Vue d'ensemble
- Les autorisations sont attribuées via des groupes d'autorisations. Chaque employé appartient à un seul groupe et reçoit toutes les autorisations de ce groupe.
- Factorial propose trois groupes : Administrateurs (toutes les autorisations, non modifiable), Groupe par défaut (toutes les personnes non déplacées vers un autre groupe ; sa page s'intitule Employés par défaut) et Espace de bienvenue. Modifiez le Groupe par défaut ou créez le vôtre, par exemple « Équipe finance » ou « Responsables d'équipe ».
- Les autorisations ne déterminent pas qui approuve une dépense (c'est votre flux d'approbation) ni, si votre entreprise paie par utilisateur, qui peut créer des dépenses (c'est le statut d'utilisateur de Dépenses). Voir FAQ 4 et 5.
Mode d'emploi
- Allez dans Paramètres > Autorisations.
- Cliquez sur Voir le groupe sur un groupe (par exemple Groupe par défaut, qui regroupe toutes les personnes non déplacées vers un autre groupe), ou créez-en un avec Nouveau groupe personnalisé.
- Faites défiler jusqu'à la section Dépenses.
- Cochez les autorisations nécessaires. Pour les trois autorisations qui ont une portée, cochez aussi les personnes concernées (voir FAQ 8).
- Faites défiler jusqu'en bas et cliquez sur Enregistrer. Quitter la page sans enregistrer annule vos modifications.
Attention : une autorisation sans portée (par exemple Peut marquer les dépenses comme payées) donne aussi Peut voir et télécharger « Dépenses » pour toute l'entreprise. Voir FAQ 6.
Les autorisations Dépenses
Autorisations qui s'appliquent à toute l'entreprise :
| Autorisation | Ce qu'elle permet |
|---|---|
| Ajouter de nouvelles dépenses au nom d'une autre personne | Créer des dépenses pour d'autres employés. Dépend de votre plan. |
| Peut accéder aux paramètres des dépenses | Voir et modifier Paramètres > Notes de frais : types, formulaire, taux, flux d'approbation, contrôles des dépenses et plus encore. |
| Peut créer une dépense | Déclarer ses propres dépenses. Affiché uniquement si votre entreprise ne paie pas par utilisateur. |
| Peut gérer les cartes | Gérer toutes les cartes de l'entreprise. |
| Peut rembourser les dépenses | Rembourser les dépenses avec un fichier SEPA ou via la paie. Dépend de votre plan. |
| Peut demander des cartes | Demander des cartes à usage unique pour soi-même. |
| Peut voir les transactions | Voir toutes les transactions par carte. |
| Peut marquer les dépenses comme payées | Utiliser Marquer comme payée sur les dépenses, et Annuler le statut payé. |
| Approbateur global des dépenses | Approuver, rejeter ou traiter n'importe quelle dépense, quel que soit son flux d'approbation. |
| Réinitialiser le flux d'approbation des dépenses | Relancer l'approbation des dépenses en attente, approuvées ou rejetées. |
| Voir l'entité juridique de l'employé | Voir à quelle entité juridique appartient chaque employé. |
Autorisations que vous pouvez limiter à certaines personnes (FAQ 8) : Peut voir et télécharger « Dépenses » (voir la liste des dépenses et l'exporter), Peut modifier les dépenses en attente, Peut supprimer les dépenses manuelles rejetées.
Conseils et bonnes pratiques
- Créez des groupes par rôle (finance, responsables d'équipe, assistants), pas par personne. Lorsqu'une personne change de rôle, déplacez-la vers un autre groupe.
- Attribuez Approbateur global des dépenses à très peu de personnes : cette autorisation permet de statuer sur n'importe quelle dépense, en contournant votre flux d'approbation.
- Attribuez Peut accéder aux paramètres des dépenses uniquement aux personnes responsables de votre politique de dépenses. Elle leur permet aussi de modifier votre flux d'approbation et vos contrôles des dépenses.
- Voir aussi : Comment ajouter des personnes à Dépenses ? · Comment configurer le flux d'approbation ? · Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ? · Qui peut gérer et demander des cartes Factorial ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
Une personne disposant des autorisations ne peut toujours pas créer de dépenses.
Si votre entreprise paie par utilisateur, elle doit être utilisateur de Dépenses. Consultez Comment ajouter des personnes à Dépenses ?
Un responsable d'équipe voit les dépenses de tout le monde, pas seulement celles de son équipe.
Vérifiez les autorisations à case unique du groupe. En activer une (par exemple Peut marquer les dépenses comme payées) donne Peut voir et télécharger « Dépenses » pour toute l'entreprise.
Je ne vois pas Ajouter de nouvelles dépenses au nom d'une autre personne ni Peut rembourser les dépenses.
Elles dépendent de votre plan. Votre Account Manager peut le confirmer.
Une personne ne peut pas ouvrir ni cliquer sur quoi que ce soit dans Paramètres > Notes de frais (politiques, flux d'approbation, contrôles des dépenses).
Elle a besoin de Peut accéder aux paramètres des dépenses.
Une autorisation que je n'avais pas cochée s'est activée toute seule.
Certaines autorisations nécessitent d'autres autorisations pour fonctionner, Factorial les active donc pour vous. Voir FAQ 6.
Mes modifications d'autorisations ont disparu.
Les modifications ne sont enregistrées que lorsque vous cliquez sur Enregistrer en bas de la page ; quitter la page sans enregistrer les annule.
FAQ
1. Les paramètres ouvrent désormais One. Les administrateurs peuvent-ils toujours modifier les paramètres manuellement ?
La plupart des paramètres, oui : les types de dépense, le formulaire de dépenses, les taux, les groupes de dépenses et la comptabilité se modifient toujours manuellement. Le flux d'approbation et les contrôles des dépenses se créent et se modifient uniquement en discutant avec One : vous vérifiez le résultat et rien ne change tant que vous n'avez pas cliqué sur Enregistrer. Vous avez besoin de Peut accéder aux paramètres des dépenses pour les deux.
2. Un employé peut-il appartenir à plusieurs groupes d'autorisations ?
Non. Chaque employé appartient à un seul groupe. Pour changer les autorisations d'une personne, déplacez-la vers un autre groupe ou modifiez son groupe.
3. Où est passée la liste des utilisateurs de Dépenses ? Elle se trouvait dans Autorisations.
Elle se trouve désormais dans Paramètres > Abonnement > Utilisateurs de Dépenses.
4. Les autorisations déterminent-elles qui approuve une dépense ?
Non. C'est votre flux d'approbation qui détermine qui approuve une dépense, et les valideurs peuvent toujours voir les dépenses qu'on leur demande de vérifier. Consultez Comment configurer le flux d'approbation ?
5. Les autorisations déterminent-elles qui peut créer des dépenses ?
Si votre entreprise paie par utilisateur, non : c'est le statut d'utilisateur de Dépenses qui compte. Sinon, c'est l'autorisation Peut créer une dépense. Consultez Comment ajouter des personnes à Dépenses ?
6. Quelles autorisations Dépenses en activent automatiquement d'autres ?
- Modifier les dépenses en attente, supprimer les dépenses rejetées, réinitialiser le flux d'approbation, marquer comme payée, Approbateur global et voir l'entité juridique activent toutes Peut voir et télécharger « Dépenses ». Les autorisations sans portée l'accordent pour toute l'entreprise ; si une personne ne doit voir que les dépenses de son équipe, ne lui donnez pas d'autorisation sans portée.
- Ajouter de nouvelles dépenses au nom d'une autre personne active aussi Peut créer une dépense et Peut voir et télécharger « Dépenses ».
- Peut rembourser les dépenses active aussi Peut marquer les dépenses comme payées et l'autorisation de paie permettant de créer des compléments à partir des dépenses.
- Peut accéder aux paramètres des dépenses active aussi Modifier la configuration des approbations.
- Peut gérer les cartes active les autorisations de cartes et de comptes bancaires dont elle a besoin.
7. Comment configurer un groupe d'autorisations pour mon équipe finance ?
Une équipe finance type vérifie les dépenses de tout le monde, les rembourse et tient les paramètres à jour. Allez dans Paramètres > Autorisations et créez un groupe appelé, par exemple, « Équipe finance ». Dans Dépenses, activez Peut voir et télécharger « Dépenses » Pour toute l'entreprise, puis Peut marquer les dépenses comme payées, Peut rembourser les dépenses (si votre plan l'inclut) et Peut accéder aux paramètres des dépenses. Ajoutez les membres de votre équipe finance au groupe et enregistrez.
8. Quelles autorisations Dépenses puis-je limiter à certaines personnes (portée), et à qui puis-je les limiter ?
Trois autorisations peuvent être limitées. Vous choisissez Pour elles-mêmes, Pour leurs subordonnés directs et indirects, Pour les personnes des équipes qu'elles dirigent, Pour les personnes de leur entité juridique ou Pour toute l'entreprise :
| Autorisation | Ce qu'elle permet |
|---|---|
| Peut voir et télécharger « Dépenses » | Voir la liste des dépenses et l'exporter. |
| Peut modifier les dépenses en attente | Modifier une dépense pendant qu'elle attend son approbation. La dépense reste en attente et son approbation ne redémarre pas. |
| Peut supprimer les dépenses manuelles rejetées | Supprimer les dépenses rejetées qui n'ont pas été payées par carte. |
Toutes les autres autorisations Dépenses s'appliquent à toute l'entreprise.
9. Comment empêcher les employés de voir les dépenses des autres ?
Allez dans Paramètres > Autorisations et ouvrez le groupe auquel ils appartiennent (pour tout le monde, le Groupe par défaut). Dans Dépenses, réglez Peut voir et télécharger « Dépenses » sur Pour elles-mêmes, ou décochez-la. Vérifiez aussi que le groupe n'a aucune autorisation sans portée activée (par exemple Peut marquer les dépenses comme payées), car elles l'accordent pour toute l'entreprise. Cliquez sur Enregistrer.
10. Une personne a l'autorisation mais ne voit pas les dépenses d'une autre entité juridique. Pourquoi ?
Vérifiez la portée de Peut voir et télécharger « Dépenses ». Pour les personnes de leur entité juridique limite l'autorisation à sa propre entité juridique ; choisissez Pour toute l'entreprise pour inclure les autres. Voir l'entité juridique de l'employé indique seulement à quelle entité juridique appartient chaque employé : elle ne donne pas accès à ses dépenses.
11. Pourquoi une personne ne voit-elle pas Dépenses > Dépenses des employés, ou seulement les dépenses de certains employés ?
Cette page affiche les dépenses d'autres personnes. Il faut Peut voir et télécharger « Dépenses » pour ses subordonnés directs et indirects, les équipes que l'on dirige ou toute l'entreprise, ou avoir été sollicité pour valider une dépense. Chacun voit ses propres dépenses dans Mes dépenses > Mes notes de frais. Si la page manque à une personne qui devrait la voir, consultez Pourquoi je ne vois pas Dépenses ni le bouton Nouvelle dépense ?