Cet article s'adresse à : équipes finance et administrateurs.
Les Contrôles des dépenses permettent à One de vérifier chaque dépense par rapport à votre politique de dépenses dès qu'il a les informations nécessaires. Plus vos règles sont claires, plus One valide de dépenses seul et moins votre équipe en révise à la main.
Rédigez des règles que One peut vérifier
Vue d'ensemble
One transforme chaque règle de votre politique en contrôle. Une règle fonctionne mieux quand elle dit quoi, combien et pour qui, en utilisant des informations présentes dans Factorial ou sur le reçu.
| Règle vague | Règle que One peut vérifier |
|---|---|
| « Gardez des repas raisonnables. » | « Les repas peuvent coûter au maximum £30 par personne et par jour. » |
| « Soumettez vos dépenses à temps. » | « Signaler les dépenses soumises plus de 30 jours après la date du document. » |
| « Les hôtels doivent être standard. » | « Les hôtels peuvent coûter au maximum £150 la nuit. » |
| « Pas de dépenses personnelles. » | « L'alcool seul, le tabac et les jeux d'argent sont hors politique. » |
| « Apportez un vrai reçu. » | « Les repas de plus de £50 nécessitent une facture détaillée indiquant la TVA. » |
| « Ne conduisez pas trop loin. » | « Un kilométrage de plus de 300 km en un seul trajet nécessite une description du motif. » |
Comment l'utiliser
- Rédigez votre politique avec des mots simples, une règle par phrase. Partez de votre document de politique actuel.
- Pour chaque règle, indiquez sa rigueur : un signalement grave (hors politique) pour les limites claires que vous n'acceptez jamais, un signalement léger (avertissement) pour les cas acceptables avec une justification. Par exemple : « Les dépenses sans reçu sont un avertissement ; les repas de plus de £80 sont hors politique. »
- Pour les règles qui ne s'appliquent qu'à certaines personnes, nommez le groupe : « L'équipe Ventes peut dépenser jusqu'à £60 par personne pour les repas clients. »
- Allez dans Paramètres > Dépenses > Automatisations > Contrôles des dépenses et cliquez sur Modifier les contrôles.
- Collez ou saisissez vos règles. One transforme en contrôle chaque règle qu'il peut vérifier et vous indique celles qu'il ne peut pas vérifier.
- Relisez les contrôles sur la page, ajustez-les en discutant, puis cliquez sur Enregistrer.
Aucun des deux types de signalement n'empêche quiconque de soumettre ou d'approuver. Les réviseurs prennent la décision finale, sauf si vous configurez votre flux d'approbation pour approuver ou rejeter automatiquement.
Conseils et bonnes pratiques
- Partez des contrôles prédéfinis que reçoit chaque entreprise, puis ajoutez vos propres règles.
- Une règle, une phrase, un chiffre. Les règles longues avec beaucoup d'exceptions sont plus difficiles à vérifier et à expliquer aux employés.
- Après avoir enregistré une nouvelle règle, regardez les résultats sur les prochaines dépenses qui arrivent avant que votre flux d'approbation ne s'appuie dessus.
- Utilisez le résultat dans votre flux d'approbation : approuvez automatiquement les dépenses conformes à la politique et envoyez les autres à un réviseur. Voir Comment configurer le flux d'approbation ?.
- Publiez la politique complète dans le Manuel pour que les employés puissent aussi la lire.
- Voir aussi : Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ? · Comment configurer le flux d'approbation ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
One dit qu'il ne peut pas vérifier l'une de mes règles.
La règle dépend d'un élément qui ne figure ni dans Factorial ni sur le reçu. Réécrivez-la avec un élément que One peut voir (par exemple « la description doit indiquer le nom du client ») ou laissez-la à vos réviseurs.
Un contrôle signale trop de dépenses.
Rendez-le plus précis (une catégorie, un montant, un groupe de personnes) ou transformez-le en signalement léger. Demandez à One : « passe le contrôle du week-end en avertissement et exclus les hôtels et les vols ».
Un contrôle ne signale jamais rien.
Demandez à One de l'expliquer : « explique le contrôle des repas ». Vérifiez que la catégorie, le montant et les personnes de la règle correspondent à la façon dont votre équipe soumet réellement ses dépenses.
FAQ
1. Quelles informations One peut-il vérifier dans une règle de la politique de dépenses ?
Tout ce qui figure sur la dépense : montant, catégorie, date, devise, description, type de dépense (normale, kilométrage ou forfait journalier), distance et trajet du kilométrage, dates du forfait journalier. Les totaux dans le temps : dépenses quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles par personne, par exemple « au maximum £100 par semaine en repas ». Qui l'a soumise : son équipe, son contrat ou d'autres données de l'employé. Ce qui figure sur le reçu : lignes de détail, TVA, s'il s'agit d'une facture détaillée, le type d'établissement, des totaux qui ne concordent pas, une devise ou une date qui ne correspond pas à la dépense.
2. Un contrôle s'exécute-t-il sur chaque dépense ?
Oui, sur les dépenses normales, de kilométrage et de forfait journalier, quelle que soit la personne qui les a saisies, dès qu'une dépense a tous ses détails obligatoires et que les Contrôles des dépenses sont Activés.
3. Quelle est la différence entre un signalement grave et un signalement léger ?
Un signalement grave (hors politique) signifie que la dépense enfreint une règle stricte : l'employé est averti qu'elle risque de lui être renvoyée et il est conseillé au réviseur de ne pas l'approuver. Un signalement léger (avertissement) signifie que quelque chose mérite un coup d'œil sans être une infraction claire : la dépense suit son cours et le réviseur est invité à y jeter un œil. Indiquez lequel vous voulez en rédigeant la règle, par exemple « L'alcool est hors politique. » (grave) ou « Les dépenses du week-end sont un avertissement. » (léger).
4. Des personnes différentes peuvent-elles avoir des limites différentes ?
Oui. Nommez le groupe dans la règle, par exemple une limite de repas plus élevée pour l'équipe Ventes, une limite d'hôtel uniquement pour les personnes basées à l'étranger, ou « Les personnes en contrat de stage ne peuvent pas réclamer de taxis de plus de £30. » Si une règle nomme un groupe de personnes, demandez à One de la mettre à jour quand vos équipes changent.
5. Que ne peut pas vérifier One ?
One ne vérifie que ce qui figure dans Factorial ou sur le reçu. Il ne peut pas connaître ce qui a été convenu en dehors de Factorial, par exemple « seulement si votre manager a donné son accord par e-mail » ou « seulement pour le client X », sauf si c'est écrit sur la dépense. Il ne peut pas juger des impressions comme « des reçus qui semblent suspects » : il cherche à la place des signes concrets, comme des totaux qui ne concordent pas, un numéro de TVA invalide, des montants modifiés ou des dates qui se contredisent.
6. Puis-je interdire un magasin ou un commerçant dans ma politique de dépenses ?
Oui, pour les établissements jamais remboursables : une règle comme « pas de casinos » fonctionne. Pour un magasin qui vend aussi des articles interdits, comme un supermarché qui vend de l'alcool, rédigez plutôt une règle sur ce qui a été acheté : « l'alcool n'est jamais remboursé ».
7. Ai-je besoin de règles pour les doublons, les repas avec forfait journalier ou les barèmes kilométriques modifiés à la main ?
Non. Factorial signale, sans règle, les possibles dépenses en double (dépenses qui ressemblent à une dépense déjà soumise), les repas les jours déjà couverts par un forfait journalier et les barèmes kilométriques modifiés à la main. Les alertes de doublon ne sont visibles que par les personnes qui peuvent voir toutes les dépenses de l'entreprise.
8. Que faire quand One ne peut pas vérifier une règle ?
Réécrivez-la avec un élément que One peut voir (« la description doit indiquer le nom du client ») ou laissez-la à vos réviseurs. Publiez la politique complète dans le Manuel pour que les employés puissent aussi la lire.
9. Puis-je encore créer des politiques de dépenses à l'ancienne ?
Non. Les politiques de dépenses ont été remplacées par les Contrôles des dépenses, et vos anciennes politiques ont été transformées en contrôles. Les Contrôles des dépenses se configurent uniquement avec One.
10. Un contrôle peut-il bloquer une dépense ?
Non. Les contrôles informent les employés et les réviseurs ; ils n'empêchent jamais de soumettre ni d'approuver. Votre flux d'approbation peut toujours approuver ou rejeter automatiquement si vous l'avez configuré ainsi.