Questo articolo è per: team finance e admin.
I Controlli delle spese permettono a One di controllare ogni spesa rispetto alla tua policy di spesa non appena ha i dati che gli servono. Più le tue regole sono chiare, più spese One approva da sola e meno ne revisiona a mano il tuo team.
Scrivi regole che One possa controllare
Panoramica
One trasforma ogni regola della tua policy in un controllo. Una regola funziona meglio quando dice cosa, quanto e per chi, usando informazioni presenti in Factorial o sulla ricevuta.
| Regola vaga | Regola che One può controllare |
|---|---|
| "Mantieni i pasti ragionevoli." | "I pasti possono costare al massimo £30 a persona al giorno." |
| "Invia le spese in tempo." | "Segnala le spese inviate più di 30 giorni dopo la data del documento." |
| "Gli hotel devono essere standard." | "Gli hotel possono costare al massimo £150 a notte." |
| "Nessuna spesa personale." | "Gli alcolici da soli, il tabacco e il gioco d'azzardo non sono conformi alla policy." |
| "Porta una ricevuta come si deve." | "I pasti superiori a £50 richiedono una fattura dettagliata con l'IVA." |
| "Non guidare troppo lontano." | "Un chilometraggio superiore a 300 km in un singolo viaggio richiede una descrizione del motivo." |
Come si usa
- Scrivi la tua policy con parole semplici, una regola per frase. Parti dal documento della tua policy attuale.
- Per ogni regola, indica quanto è rigida: una segnalazione grave (non conforme alla policy) per limiti chiari che non accetti mai, una segnalazione lieve (avviso) per i casi accettabili con una motivazione. Ad esempio: "Le spese senza ricevuta sono un avviso; i pasti superiori a £80 sono non conformi alla policy."
- Per le regole che valgono solo per alcune persone, indica il gruppo: "Il team Vendite può spendere fino a £60 a persona per i pasti con i clienti."
- Vai su Impostazioni > Spese > Automazioni > Controlli delle spese e clicca su Modifica controlli.
- Incolla o scrivi le tue regole. One trasforma in controllo ogni regola che riesce a verificare e ti dice quali non può controllare.
- Rivedi i controlli nella pagina, modificali chattando e clicca su Salva.
Nessuno dei due tipi di segnalazione impedisce a qualcuno di inviare o approvare. La decisione finale spetta ai revisori, a meno che tu non imposti il flusso di approvazione per approvare o rifiutare automaticamente.
Suggerimenti e buone pratiche
- Parti dai controlli predefiniti che ha ogni azienda, poi aggiungi le tue regole.
- Una regola, una frase, un numero. Le regole lunghe con molte eccezioni sono più difficili da controllare e da spiegare ai dipendenti.
- Dopo aver salvato una nuova regola, guarda i risultati sulle prossime spese in arrivo prima che il tuo flusso di approvazione si basi su di essa.
- Usa l'esito nel tuo flusso di approvazione: approva automaticamente le spese conformi alla policy e invia le altre a un revisore. Vedi Come configuro il flusso di approvazione?.
- Pubblica la policy completa nel Manuale così possono leggerla anche i dipendenti.
- Correlati: Come controllo le spese rispetto alla mia policy di spesa? · Come configuro il flusso di approvazione?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
One dice che non può controllare una delle mie regole.
La regola dipende da qualcosa che non è in Factorial né sulla ricevuta. Riscrivila con qualcosa che One possa vedere (ad esempio "la descrizione deve indicare il nome del cliente") oppure lasciala ai tuoi revisori.
Un controllo segnala troppe spese.
Rendilo più specifico (una categoria, un importo, un gruppo di persone) oppure trasformalo in una segnalazione lieve. Chiedi a One: "trasforma il controllo del fine settimana in un avviso ed escludi hotel e voli".
Un controllo non segnala mai nulla.
Chiedi a One di spiegarlo: "spiegami il controllo dei pasti". Verifica che la categoria, l'importo e le persone della regola corrispondano a come il tuo team invia davvero le spese.
FAQ
1. Quali informazioni può controllare One in una regola della policy di spesa?
Tutto ciò che è sulla spesa: importo, categoria, data, valuta, descrizione, tipo di spesa (normale, chilometraggio o diaria), distanza e percorso del chilometraggio, date della diaria. Totali nel tempo: spesa giornaliera, settimanale o mensile per persona, ad esempio "al massimo £100 a settimana in pasti". Chi l'ha inviata: il suo team, il contratto o altri dati del dipendente. Cosa c'è sulla ricevuta: voci, IVA, se è una fattura dettagliata, il tipo di attività, totali che non tornano, una valuta o una data che non corrisponde alla spesa.
2. Un controllo viene eseguito su ogni spesa?
Sì, sulle spese normali, di chilometraggio e di diaria, chiunque le abbia inserite, una volta che la spesa ha tutti i dati obbligatori e i Controlli delle spese sono Attivi.
3. Qual è la differenza tra una segnalazione grave e una lieve?
Una segnalazione grave (non conforme alla policy) significa che la spesa viola una regola rigida: al dipendente viene detto che probabilmente gli verrà rimandata e al revisore viene consigliato di non approvarla. Una segnalazione lieve (avviso) significa che qualcosa richiede un'occhiata ma non è una violazione chiara: la spesa prosegue e al revisore viene chiesto di dare un'occhiata. Indica quale vuoi quando scrivi la regola, ad esempio "Gli alcolici non sono conformi alla policy." (grave) o "Le spese nel fine settimana sono un avviso." (lieve).
4. Persone diverse possono avere limiti diversi?
Sì. Indica il gruppo nella regola, ad esempio un limite più alto per i pasti per il team Vendite, un limite per l'hotel solo per le persone con sede all'estero o "Le persone con contratto di stage non possono richiedere taxi superiori a £30." Se una regola indica un gruppo di persone, chiedi a One di aggiornarla quando cambiano i tuoi team.
5. Cosa non può controllare One?
One controlla solo ciò che è in Factorial o sulla ricevuta. Non può sapere cosa è stato concordato fuori da Factorial, ad esempio "solo se il tuo responsabile ha dato l'ok via email" o "solo per il cliente X", a meno che non sia scritto sulla spesa. Non può giudicare impressioni come "ricevute che sembrano sospette": cerca invece segnali concreti, come totali che non tornano, una partita IVA non valida, importi modificati o date che si contraddicono.
6. Posso vietare un negozio o un esercente nella mia policy di spesa?
Sì, per le attività che non sono mai rimborsabili: una regola come "niente casinò" funziona. Per un negozio che vende anche articoli vietati, come un supermercato che vende alcolici, scrivi invece una regola su ciò che è stato acquistato: "gli alcolici non vengono mai rimborsati".
7. Mi servono regole per duplicati, pasti con diaria o tariffe chilometriche modificate a mano?
No. Factorial segnala, senza bisogno di una regola, i possibili duplicati (spese che sembrano una già inviata), i pasti in giorni già coperti da una diaria e le tariffe chilometriche modificate a mano. Gli avvisi di duplicato sono visibili solo alle persone che possono vedere tutte le spese dell'azienda.
8. Cosa devo fare quando One non può controllare una regola?
Riscrivila con qualcosa che One possa vedere ("la descrizione deve indicare il nome del cliente") oppure lasciala ai tuoi revisori. Pubblica la policy completa nel Manuale così possono leggerla anche i dipendenti.
9. Posso ancora creare policy di spesa alla vecchia maniera?
No. Le policy di spesa sono state sostituite dai Controlli delle spese e le tue vecchie policy sono state trasformate in controlli. I Controlli delle spese si configurano solo con One.
10. Un controllo può bloccare una spesa?
No. I controlli informano dipendenti e revisori; non impediscono mai di inviare o approvare. Il tuo flusso di approvazione può comunque approvare o rifiutare automaticamente se lo hai impostato così.