Este artigo é para: equipes financeiras e administradores/as.
Verificações de despesas permitem que One verifique cada despesa em relação à sua política de despesas assim que tiver os detalhes necessários. Quanto mais claras forem suas regras, mais despesas One aprova automaticamente e menos sua equipe revisa manualmente.
Escreva regras que One pode verificar
Visão geral
One transforma cada regra da sua política em uma verificação. Uma regra funciona melhor quando diz o que, quanto e para quem, usando informações que estão em Factorial ou no recibo.
| Regra vaga | Regra que One pode verificar |
|---|---|
| "Mantenha as refeições razoáveis." | "As refeições podem custar no máximo £30 por pessoa, por dia." |
| "Envie despesas a tempo." | "Marque despesas enviadas mais de 30 dias após a data do documento." |
| "Hotéis devem ser padrão." | "Os hotéis podem custar no máximo £150 por noite." |
| "Sem despesas pessoais." | "Álcool isoladamente, tabaco e jogos de azar estão fora da política." |
| "Traga um recibo adequado." | "Refeições acima de £50 precisam de uma fatura detalhada mostrando o IVA." |
| "Não dirija muito longe." | "Quilometragem acima de 300 km em uma viagem precisa de uma descrição do motivo." |
Como usar
- Escreva sua política em palavras simples, uma regra por frase. Comece com seu documento de política atual.
- Para cada regra, diga quão rigorosa ela é: uma bandeira rígida (fora da política) para limites claros que você nunca aceita, uma bandeira suave (aviso) para casos que estão ok com uma justificativa. Por exemplo: "Despesas sem recibo são um aviso; refeições acima de £80 estão fora da política."
- Para regras que se aplicam a algumas pessoas apenas, nomeie o grupo: "A equipe de vendas pode gastar até £60 por pessoa em refeições com clientes."
- Vá para Configurações > Despesas > Automatizações > Verificações de despesas e clique em Editar verificações.
- Cole ou digite suas regras. One transforma cada regra que pode verificar em uma verificação e informa quais não consegue.
- Revise as verificações na página, ajuste-as conversando e clique em Salvar.
Nenhum tipo de bandeira impede alguém de enviar ou aprovar. Revisores/as tomam a decisão final, a menos que você configure seu fluxo de aprovação para aprovar ou rejeitar automaticamente.
Dicas e Melhores Práticas
- Comece com as verificações prontas que toda empresa recebe, depois adicione suas próprias regras.
- One regra, uma frase, um número. Regras longas com muitas exceções são mais difíceis de verificar e explicar aos colaboradores/as.
- Depois de salvar uma nova regra, observe os resultados nas próximas despesas que chegarem antes que seu fluxo de aprovação dependa disso.
- Use o resultado no seu fluxo de aprovação: aprove automaticamente despesas dentro da política e envie o restante para um/a revisor/a. Veja Como posso configurar o fluxo de aprovação?.
- Publique a política completa no Manual para que os colaboradores/as também possam lê-la.
- Relacionados: Como posso verificar despesas em relação à minha política de despesas? · Como posso configurar o fluxo de aprovação?
Soluções de Problemas e FAQ
Soluções de Problemas
One diz que não pode verificar uma das minhas regras.
A regra depende de algo que não está em Factorial ou no recibo. Reescreva-a com algo que One pode ver (por exemplo "a descrição deve nomear o cliente"), ou mantenha-a para seus revisores/as.
Uma verificação marca despesas demais.
Torne-a mais específica (uma categoria, um valor, um grupo de pessoas), ou transforme-a em uma bandeira suave. Pergunte a One: "transforme a verificação de fim de semana em um aviso e pule hotéis e voos".
Uma verificação nunca marca nada.
Pergunte a One para explicar: "explique a verificação de refeições". Verifique se a categoria, o valor e as pessoas na regra correspondem a como sua equipe realmente envia despesas.
FAQ
1. Que informações One pode verificar em uma regra de política de despesas?
Qualquer coisa na despesa: valor, categoria, data, moeda, descrição, tipo de despesa (regular, quilometragem ou diária), distância e rota da quilometragem, datas da diária. Totais ao longo do tempo: gastos diários, semanais ou mensais por pessoa, por exemplo "no máximo £100 por semana em refeições". Quem enviou: sua equipe, contrato ou outros detalhes do colaborador/a. O que está no recibo: itens, IVA, se é uma fatura detalhada, o tipo de negócio, totais que não somam, uma moeda ou data que não correspondem à despesa.
2. Uma verificação é feita em cada despesa?
Sim, em despesas regulares, de quilometragem e diárias, quem as reportou, uma vez que uma despesa tenha todos os detalhes necessários e as Verificações de despesas estejam Ativadas.
3. Qual é a diferença entre uma bandeira rígida e uma bandeira suave?
Uma bandeira rígida (fora da política) significa que a despesa quebra uma regra rígida: o colaborador/a é informado/a de que provavelmente voltará para eles, e o revisor/a é aconselhado/a a não aprová-la. Uma bandeira suave (aviso) significa que algo precisa ser analisado, mas não é uma violação clara: a despesa passa e o revisor/a é solicitado/a a dar uma olhada. Diga o que você quer ao escrever a regra, por exemplo "Álcool está fora da política." (rígida) ou "Despesas nos fins de semana são um aviso." (suave).
4. Diferentes pessoas podem ter limites diferentes?
Sim. Nomeie o grupo na regra, por exemplo, um limite de refeição mais alto para vendas, um limite de hotel apenas para pessoas baseadas no exterior, ou "Pessoas em contrato de estágio não podem reivindicar táxis acima de £30." Se uma regra nomeia um grupo de pessoas, peça a One para atualizá-la quando suas equipes mudarem.
5. O que One não pode verificar?
One verifica apenas o que está em Factorial ou no recibo. Ele não pode saber coisas acordadas fora de Factorial, por exemplo "apenas se seu gerente concordou por e-mail" ou "apenas para o cliente X", a menos que esteja escrito na despesa. Ele não pode julgar impressões como "recibos que parecem suspeitos": ele procura sinais concretos, como totais que não somam, um número de IVA inválido, valores editados ou datas que se contradizem.
6. Posso proibir uma loja ou comerciante na minha política de despesas?
Sim, para negócios que nunca são reembolsáveis: uma regra como "sem cassinos" funciona. Para uma loja que também vende itens proibidos, como um supermercado que vende álcool, escreva uma regra sobre o que foi comprado: "álcool nunca é reembolsado".
7. Preciso de regras para duplicatas, refeições diárias ou tarifas de quilometragem alteradas manualmente?
Não. Factorial sinaliza possíveis despesas duplicadas (despesas que parecem uma já enviada), refeições em dias já cobertos por uma diária, e tarifas de quilometragem alteradas manualmente, sem uma regra. Alertas de duplicatas são visíveis apenas para pessoas que podem ver todas as despesas da empresa.
8. O que devo fazer quando One não pode verificar uma regra?
Reescreva-a com algo que One pode ver ("a descrição deve nomear o cliente"), ou mantenha-a para seus revisores/as. Publique a política completa no Manual para que os colaboradores/as também possam lê-la.
9. Posso ainda criar políticas de gastos da maneira antiga?
Não. Políticas de gastos foram substituídas por Verificações de despesas, e suas políticas antigas foram transformadas em verificações. As Verificações de despesas são configuradas apenas com One.
10. Uma verificação pode bloquear uma despesa?
Não. Verificações informam colaboradores/as e revisores/as; elas nunca bloqueiam o envio ou a aprovação. Seu fluxo de aprovação ainda pode aprovar ou rejeitar automaticamente se você configurá-lo dessa forma.