En tant qu'approbateur, vous décidez de ce qui arrive à chaque dépense envoyée par votre équipe : l'approuver, la renvoyer pour que l'employé la corrige, ou la rejeter. Des décisions claires avec un bref motif signifient moins de questions, moins de renvois et des remboursements plus rapides.

Décider sur une dépense

Vue d'ensemble

Vous décidez sur les dépenses En attente qui attendent votre étape du flux d'approbation. Demander des modifications est la façon de renvoyer une dépense. Avec les Contrôles des dépenses, la recommandation de One (comme « Approbation recommandée ») est un conseil : c'est vous qui décidez.

Comment l'utiliser

1. Ouvrez la dépense depuis votre Boîte de réception ou depuis Dépenses > Dépenses des employés (voir Comment trouver les dépenses que je dois approuver ?).
2. Vérifiez le reçu, le montant, la date, la catégorie, le projet et les alertes telles que Hors politique (et Doublon, si vous pouvez voir toutes les dépenses de l'entreprise).
3. Decide:
   • Approuvez quand tout est correct et respecte votre politique : cliquez sur Approuver. Vous verrez « Approuvée avec succès. »
     

     

   • Demandez des modifications quand il manque quelque chose ou que quelque chose est faux mais que la dépense en elle-même est bonne (un reçu flou, la mauvaise catégorie, un projet ou des participants manquants) : cliquez sur la flèche à côté de Approuver, choisissez Demander des modifications, écrivez ce qu'il faut corriger et cliquez sur Demander des modifications.
     

     

   • Reject only when the company shouldn't pay it at all (it's personal, a duplicate, or clearly against your policy): click the arrow, choose Reject, explain why under Rejection reasons and click Reject. You'll see “Rejected successfully.”
     

     

      

Plus rapide depuis la Boîte de réception : survolez une demande dans la liste et cliquez sur Approuver (ou Rejeter) sans l'ouvrir.

Plusieurs à la fois : dans Dépenses > Dépenses des employés, filtrez par Approbations en attente > Les miennes, cochez les dépenses et cliquez sur Approuver (ou Rejeter) dans la barre du bas. L'approbation s'applique immédiatement, sans confirmation.

Approuver pour tout le flux (Approbation globale)

Avec l'autorisation Approbateur global des dépenses (généralement la finance), vous pouvez approuver n'importe quelle dépense en attente même quand ce n'est pas votre tour, par exemple quand l'approbateur est absent. Ouvrez la dépense, cliquez sur Approbation globale (dans le menu déroulant Approuver si c'est aussi votre tour) et confirmez. Cela saute toutes les autres étapes d'approbation.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

Le bouton Approuver est grisé.
Si votre entreprise utilise les Contrôles des dépenses, l'approbation démarre une fois les contrôles terminés, au plus tard 1 heure après l'envoi de la dépense. Rechargez la page plus tard.

Je ne peux pas approuver une dépense et un message signale un problème.
Factorial revérifie la dépense quand vous l'approuvez, avec les mêmes règles qu'à l'envoi. Si un élément ne passe plus (par exemple, le montant remboursable dépasse le total du reçu), l'approbation est refusée. Cliquez sur Demander des modifications pour que l'employé la corrige.

J'ai approuvé (ou rejeté) une dépense, mais elle est toujours En attente.
La page peut mettre quelques secondes à afficher le nouveau statut. Patientez un instant ou rechargez la page : l'Historique des approbations montre déjà votre étape comme Terminée.

Je ne vois pas Approuver, Rejeter ou Demander des modifications.
La dépense ne vous attend pas : elle attend un autre approbateur, elle a déjà été décidée ou elle est revenue chez l'employé. Son statut indique lequel.

« Échec de l'approbation de la dépense. Rechargez pour voir son statut actuel. »
Quelqu'un d'autre a décidé, ou son statut a changé pendant que vous l'aviez ouverte. Rechargez la page.

Je ne peux pas renvoyer une seule dépense d'un groupe.
Sur la page du groupe, vous approuvez ou rejetez le groupe entier. Pour renvoyer une seule dépense, ouvrez-la depuis le groupe et cliquez sur Demander des modifications à cet endroit.

Certaines dépenses n'ont pas été approuvées quand j'en ai approuvé plusieurs à la fois.
Si vous ne pouvez pas approuver certaines des dépenses sélectionnées (par exemple, elles attendent quelqu'un d'autre), Factorial approuve les autres et vous indique lesquelles il a ignorées.

FAQ

1. Un motif est-il obligatoire quand je rejette ou demande des modifications ?

À l'écran, il est facultatif, mais ajoutez-en toujours un, par exemple « Merci d'ajouter la facture détaillée avec la TVA. » L'employé le voit dans les détails de la dépense, ne peut corriger que ce qu'il connaît, et cela évite un aller-retour de questions. Avec One, un motif est obligatoire : One vous le demande si vous n'en donnez pas.

2. Où apparaît mon motif après avoir demandé des modifications ?

Après avoir cliqué sur Demander des modifications, vous verrez « Modifications demandées avec succès » et votre motif apparaît en haut de la dépense. Depuis Dépenses > Dépenses des employés, une fenêtre Demander des modifications demande le Motif avant de confirmer.

3. Que se passe-t-il après avoir demandé des modifications ?

La dépense retourne à l'employé avec le statut Modifications demandées, accompagnée de votre motif. Quand il la corrige et clique sur Envoyer pour approbation, elle vous revient En attente.

4. Que se passe-t-il après avoir approuvé une dépense ?

L'employé est notifié et la dépense ne peut plus être modifiée. Si le flux comporte une autre étape, l'approbateur suivant reçoit la demande. Si vous étiez le dernier, la dépense passe à Approuvée et votre équipe finance la rembourse (voir Comment rembourser des dépenses via la paie ?, Comment rembourser des dépenses avec un fichier SEPA ? et Comment marquer une dépense comme payée ou annuler ?).

5. Que se passe-t-il après avoir rejeté une dépense ?

Un rejet met fin à l'approbation. La dépense passe à Rejetée, l'employé est notifié avec votre motif et ne peut pas modifier une dépense rejetée. Vous l'avez rejetée par erreur ? Voir Comment corriger une dépense renvoyée ou rejetée ?.

6. Une dépense a une alerte « Hors politique ». Puis-je quand même l'approuver ?

Oui. Les alertes et les Contrôles des dépenses ne vous empêchent jamais de décider. Ajoutez un commentaire pour que l'employé et la finance comprennent pourquoi.

7. Puis-je annuler une approbation ou un rejet ?

Pas vous-même. Une personne ayant l'autorisation de réinitialiser le flux d'approbation (généralement un administrateur ou la finance) peut renvoyer la dépense En attente, à la première étape du flux. Voir Comment corriger une dépense renvoyée ou rejetée ?.

8. Puis-je marquer une dépense comme payée au moment de l'approuver ?

Pas par défaut. Le paiement est une étape distincte avec sa propre autorisation, généralement détenue par la finance. Votre administrateur peut vous la donner. Voir Comment marquer une dépense comme payée ou annuler ?.

9. Dois-je approuver si je suis aussi la personne qui a soumis la dépense ?

Non. Si vous êtes approbateur d'une étape pour votre propre dépense, cette étape est approuvée automatiquement. Il en va de même si vous avez déjà approuvé une étape précédente de la même dépense, et quand vous ajoutez une dépense au nom de quelqu'un dont vous êtes l'approbateur.