Com a persona aprovadora, decideixes què passa amb cada despesa que el teu equip envia: aprovar-la, enviar-la de tornada perquè l'empleat/a la pugui corregir, o rebutjar-la. Decisions clares amb un motiu breu signifiquen menys preguntes, menys reenvios i reemborsaments més ràpids.

Decideix sobre una despesa

Visió general

Decideixes sobre les despeses Pendents que esperen el teu pas en el flux d'aprovació. Sol·licitar canvis és com envies una despesa de tornada. Amb Comprovacions de despeses, la recomanació de One (com "Aprovació recomanada") és un consell: tu decideixes.

Com utilitzar

1. Obre la despesa des de la teva Bústia d'entrada o Despeses > Despeses d'empleats (vegeu Com trobo les despeses que he de aprovar?).
2. Comprova el rebut, l'import, la data, la categoria, el projecte i alertes com Fora de política (i Duplicat, si pots veure totes les despeses de l'empresa).
3. Decideix:
   • Aprovar quan tot està bé i segueix la teva política: fes clic a Aprovar. Veureu "Aprovat amb èxit."
     

     

   • Sol·licitar canvis quan falta alguna cosa o hi ha un error però la despesa és correcta (un rebut borros, la categoria incorrecta, un projecte o assistents que falten): fes clic a la fletxa al costat de Aprovar, tria Sol·licitar canvis, escriu què cal corregir i fes clic a Sol·licitar canvis.
     

     

   • Rebutjar només quan l'empresa no hauria de pagar-ho en absolut (és personal, un duplicat, o clarament en contra de la teva política): fes clic a la fletxa, tria Rebutjar, explica per què a Motius de rebuig i fes clic a Rebutjar. Veureu "Rebutjat amb èxit."
     

     

Més ràpid des de la Bústia d'entrada: passa el cursor sobre una sol·licitud a la llista i fes clic a Aprovar (o Rebutjar) sense obrir-la.

Vàries alhora: a Despeses > Despeses d'empleats, filtra per Aprovacions pendents > Meves, marca les despeses i fes clic a Aprovar (o Rebutjar) a la barra a la part inferior. Aprovar s'aplica immediatament, sense confirmació.

Aprovar per a tot el flux (Aprovació global)

Amb el permís de Aprovador global per a despeses (normalment finançament), pots aprovar qualsevol despesa pendent fins i tot quan no és el teu torn, per exemple quan l'aprovador està absent. Obre la despesa, fes clic a Aprovació global (en el desplegable Aprovar si també és el teu torn) i confirma. Això salta tots els altres passos d'aprovació.

Consells i Millors Pràctiques

Solució de problemes i FAQ

Solució de problemes

El botó Aprovar està desactivat.
Si la teva empresa utilitza comprovacions de despeses, l'aprovació comença un cop acaben les comprovacions, com a màxim 1 hora després que s'hagi enviat la despesa. Torna a carregar la pàgina més tard.

No puc aprovar una despesa, i mostra un missatge sobre un problema amb ella.
Factorial comprova la despesa novament quan aproves, amb les mateixes regles que quan es va enviar. Si alguna cosa ja no passa (per exemple, l'import reemborsable és superior al total del rebut), l'aprovació es rebutja. Fes clic a Sol·licitar canvis perquè l'empleat/a ho pugui corregir.

He aprovat (o rebutjat) una despesa, però encara diu Pendent.
La pàgina pot trigar uns segons a mostrar el nou estat. Espera un moment o torna a carregar la pàgina: l'Historial d'aprovacions ja mostra el teu pas com a Completat.

No veig Aprovar, Rebutjar o Sol·licitar canvis.
La despesa no espera per a tu: espera per a un altre aprovador, ja està decidida, o torna amb l'empleat/a. El seu estat mostra quina és.

"No s'ha pogut aprovar la despesa. Torna a carregar per veure el seu estat actual."
Algú més ha decidit sobre ella, o el seu estat ha canviat mentre la tenies oberta. Torna a carregar la pàgina.

No puc enviar de tornada només una despesa d'un grup.
En la pàgina del grup aproves o rebutges tot el grup. Per enviar de tornada una despesa, obre aquesta despesa del grup i fes clic a Sol·licitar canvis allí.

Algunes despeses no van ser aprovades quan vaig aprovar diverses alhora.
Si no pots aprovar algunes de les despeses seleccionades (per exemple, estan esperant per a algú més), Factorial aprova les altres i et diu quines ha saltat.

FAQ

1. Es requereix un motiu quan rebutjo o sol·licito canvis?

En pantalla és opcional, però sempre afegeix-ne un, per exemple "Si us plau, afegeix la factura detallada amb IVA." L'empleat/a ho veu en els detalls de la despesa, només pot corregir el que coneix, i això estalvia una ronda de preguntes. A través de One es requereix un motiu: One ho demana si no en dones cap.

2. On apareix el meu motiu després de sol·licitar canvis?

Després de fer clic a Sol·licitar canvis, veuràs "Canvis sol·licitats amb èxit", i el teu motiu apareix a la part superior de la despesa. Des de Despeses > Despeses d'empleats, una finestra de Sol·licitar canvis demana el Motiu abans que confirmis.

3. Què passa després de sol·licitar canvis?

La despesa torna a l'empleat/a com a Canvis sol·licitats, amb el teu motiu. Quan ho corregeixen i fan clic a Enviar per a aprovació, torna a tu com a Pendent.

4. Què passa després d'aprovar una despesa?

L'empleat/a és notificat, i la despesa ja no es pot editar. Si el flux té un altre pas, el següent aprovador rep la sol·licitud. Si eres l'últim/a, la despesa es converteix en Aprovada i el teu equip financer la paga (vegeu Com retorno les despeses a través de la nòmina?, Com retorno les despeses amb un fitxer SEPA? i Com marco una despesa com a pagada, o la desfaig?).

5. Què passa després de rebutjar una despesa?

Un rebuig acaba l'aprovació. La despesa es converteix en Rebutjada, l'empleat/a és notificat amb el teu motiu, i l'empleat/a no pot editar una despesa rebutjada. La has rebutjat per error? Vegeu Com arreglo una despesa que va ser enviada de tornada o rebutjada?.

6. Una despesa té una alerta de "Fora de política". Puc aprovar-la encara?

Sí. Les alertes i les comprovacions de despeses mai et detenen a l'hora de decidir. Afegeix un comentari perquè l'empleat/a i finances entenguin per què.

7. Puc desfer una aprovació o un rebuig?

No tu mateix/a. Algú amb permís per reiniciar el flux d'aprovació (normalment un administrador o finances) pot enviar la despesa de tornada a Pendent, al primer pas del flux. Vegeu Com arreglo una despesa que va ser enviada de tornada o rebutjada?.

8. Puc marcar una despesa com a pagada quan l'aprovo?

No per defecte. Pagar és un pas separat amb el seu propi permís, normalment detingut per finances. El teu administrador/a pot donar-te aquest permís. Vegeu Com marco una despesa com a pagada, o la desfaig?.

9. Necessito aprovar si sóc també la persona que va presentar la despesa?

No. Si ets una persona aprovadora d'un pas per a la teva pròpia despesa, aquest pas s'aprova automàticament. El mateix passa si ja has aprovat un pas anterior de la mateixa despesa, i quan afegeixes una despesa en nom d'algú a qui aproves.