La fonctionnalité d'exportation groupée des certificats permet aux responsables de formation de télécharger simultanément les certificats de plusieurs participants, ce qui représente un gain de temps et simplifie la production de rapports. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez collecter rapidement les certificats pour des formations complètes et les gérer efficacement. Cet article explique comment utiliser cette fonctionnalité et présente les bonnes pratiques d'exportation des certificats.
Aperçu
Auparavant, les administrateurs devaient télécharger les certificats des participants un par un, une tâche fastidieuse pour les formations comptant de nombreux participants. La fonctionnalité d'exportation groupée des certificats simplifie ce processus, permettant aux administrateurs de sélectionner plusieurs participants et de télécharger tous leurs certificats en un seul clic.
Quand et pourquoi l'utiliser
- Pour gagner du temps lors du traitement des certificats pour les formations importantes
- Pour générer un ensemble complet de certificats à des fins d'audit ou de reporting.
- Pour partager facilement les certificats avec les équipes internes ou les parties prenantes externes
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, accédez à Formation
- Sélectionnez le cours
- Allez dans l'onglet Participants
- Sélectionnez les participants dont vous souhaitez télécharger les certificats. Vous pouvez sélectionner plusieurs participants individuellement ou utiliser la case à cocher « Tout sélectionner ».
- Cliquez sur l'action Exporter tous les certificats dans la barre inférieure
- Consultez l'aperçu du nombre de certificats pour voir combien de certificats sont disponibles au téléchargement.
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Confirmer l'exportation
Le système récupérera les certificats et les regroupera dans un seul fichier zip. - Télécharger le fichier zip
S'il manque des certificats, assurez-vous que les participants ont bien suivi la formation et que leurs certificats ont été générés avant l'exportation.
En cas de problèmes d'exportation partielle, vérifiez que tous les participants sélectionnés possèdent des certificats valides ; des enregistrements incomplets peuvent empêcher le système de générer le fichier zip.
Conseils et bonnes pratiques
- Vérifiez toujours l'aperçu du nombre de certificats pour vous assurer d'exporter les participants corrects.
- Utilisez l'exportation groupée pour les validations de cours complètes afin d'éviter les certificats manquants.
- Stockez le fichier zip téléchargé dans un emplacement sécurisé à des fins de conformité et d'audit.
- Pour les cours avec participation continue, envisagez d'exporter les certificats périodiquement plutôt que d'attendre que tous les participants aient terminé le cours.
FAQ
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Puis-je exporter les certificats d'un sous-ensemble de participants ?
Oui, sélectionnez uniquement les participants que vous souhaitez inclure avant d'utiliser la fonction d'exportation en masse.
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Comment les certificats sont-ils délivrés ?
Tous les certificats sélectionnés sont regroupés dans un seul fichier zip pour faciliter leur téléchargement et leur manipulation.
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Existe-t-il une limite au nombre de certificats que je peux exporter simultanément ?
Si votre lot est très volumineux, le système peut mettre plus de temps à préparer le fichier zip ; contactez l’assistance pour obtenir des conseils sur les tailles de lot maximales recommandées.