Rendre obligatoire l'autorisation des heures supplémentaires
Les responsables et les administrateurs ont besoin d'un meilleur contrôle du suivi du temps de travail des employés. En activant l' autorisation obligatoire des heures supplémentaires , seules les heures approuvées seront prises en compte dans le calcul du solde .
De cette manière, les superviseurs peuvent s'assurer que les heures supplémentaires ne sont pas effectuées de manière excessive, en tenant compte des heures demandées.
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Dans Time, sélectionnez Suivi du temps
- Ouvrir une politique de suivi du temps
- Cliquez sur l'onglet Paramètres de stratégie
- Faites défiler vers le bas jusqu'à « Conditions de la feuille de temps » et activez l'option « Activer la
Une fois cette option activée, les heures supplémentaires travaillées apparaîtront comme étant en attente sur les feuilles de temps jusqu'à ce qu'elles soient approuvées ou rejetées.
N'oubliez pas qu'une fois examinée et approuvée, la demande d'heures supplémentaires de l'employé ne peut plus être modifiée.
groupes d'approbation du suivi du temps
Vous pouvez créer, gérer et définir différents groupes d'approbation et flux d'approbation.
Pour créer un nouveau groupe d'approbation
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Paramètres
- Dans Time, sélectionnez Suivi du temps
- Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Groupes d'approbation pour les demandes d'heures supplémentaires ».
- Ouvrez le groupe d'approbation par défaut du suivi du temps en cliquant sur la flèche.
- Si vous activez le groupe d'approbation automatique, les ressources de ce groupe d'employés seront automatiquement approuvées.
Si un administrateur demande du temps supplémentaire pour un employé, cela ne nécessitera une approbation que si un flux d'approbation est configuré ; dans ce cas, l'approbation doit être obtenue auprès de la personne affectée au flux d'approbation, sinon elle sera automatique.
Définir le processus d'approbation
Le flux d'approbation du suivi du temps est structuré en niveaux :
- Un ou plusieurs approbateurs sont affectés à chaque niveau.
- Pour passer au niveau suivant, les approbateurs du niveau précédent doivent approuver la demande.
Pour créer un nouveau niveau d'approbation :
- Cliquez sur Ajouter un niveau d'approbation
- Sélectionnez le type d'approbateur et l' approbateur
- Cliquez sur « Enregistrer le niveau d'approbation ».
- Cliquez sur « Enregistrer les modifications » (en haut à droite).
Vous pouvez ajouter d'autres approbateurs au même niveau d'approbation en cliquant simplement sur l'icône +.
Vous pouvez modifier ou supprimer le niveau d'approbation en cliquant simplement sur l'icône à trois points.
Pour ajouter des employés
Une fois le flux d'approbation défini, vous êtes prêt à affecter les employés :
- Rendez-vous dans l' onglet Employés
- Cliquez sur Ajouter des employés - Situé dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez les employés
- Cliquez sur Ajouter des employés au groupe d'approbation
Approuver ou refuser une demande d'heures supplémentaires
Le responsable de l'approbation des heures supplémentaires recevra une notification signalant les demandes d'heures supplémentaires en attente.
- Dans votre barre latérale, allez dans Boîte de réception → Demandes
- Cliquez sur la notification correspondante
- Décider s'il faut :
- Rejeter la demande d'heures supplémentaires
- Approuver la demande d'heures supplémentaires
- Modifier et enregistrer la demande d'heures supplémentaires
Cette fenêtre modale affiche l' historique complet des approbations , permettant ainsi de visualiser l'état de chaque étape du processus d'approbation.
