One facilite la gestion des horaires et la planification de la couverture dans Shifts. Vous pouvez créer, modifier et échanger des horaires, établir une couverture pour votre équipe et publier des changements simplement en décrivant ce dont vous avez besoin avec vos propres mots.
Vue d'ensemble
Avec One dans Shifts, vous pouvez gérer le planning de votre équipe par le biais d'une conversation au lieu de faire chaque changement manuellement dans le planificateur.
Vous pouvez demander à One de :
- Créer ou modifier des horaires
- Ajouter des jours de repos
- Échanger des horaires entre deux collaborateurs
- Créer une couverture en fonction des besoins de votre équipe
- Appliquer la couverture à plusieurs jours
- Réutiliser la couverture de la semaine précédente
- Changer les heures pour un jour spécifique
- Retirer des jours d'un plan de couverture
- Publier vos changements, avec ou sans notification des collaborateurs
One vous montre les changements qu'il prévoit de faire et vous demande de les confirmer avant de les appliquer. Les changements restent en tant que brouillons jusqu'à ce que vous les publiiez, vous gardant ainsi le contrôle du planning de votre équipe.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez One lorsque vous devez apporter des changements au planning de votre équipe ou planifier une couverture rapidement, surtout lorsque le même changement doit être appliqué sur plusieurs jours.
Par exemple, au lieu d'ajouter manuellement des horaires pour chaque jour, vous pouvez dire :
"Mardi, j'ai besoin de deux agents administratifs travaillant de 9h00 à 18h00."
Vous pouvez ensuite demander à One d'appliquer la même couverture au reste de la semaine, d'ajuster un jour spécifique ou de réutiliser la couverture de la semaine précédente.
Comment utiliser
Créer ou changer des horaires
- Dans votre barre latérale, allez à Shifts
- Ouvrez One
- Décrivez le changement que vous souhaitez apporter avec vos propres mots. Par exemple :
- "Créer un horaire pour Thomas le lundi de 9h00 à 17h00"
- "Changer l'horaire de Maria le mercredi à 10h00–18h00"
- "Échanger les horaires de lundi entre Thomas et Maria"
- One vous montre les changements qu'il va faire
- Examinez les changements proposés
- Confirmez les changements
- Les changements sont enregistrés en tant que brouillons dans Shifts
- Lorsque vous êtes prêt, publiez les brouillons
Planifier la couverture
- Allez à Shifts
- Ouvrez One.
- Décrivez la couverture dont vous avez besoin
- Par exemple : "Mardi, j'ai besoin de deux agents administratifs travaillant de 9h00 à 18h00"
- One vérifie les informations fournies et demande des détails manquants, tels que le nom ou le domaine de travail
- Fournissez les informations manquantes
- Examinez la couverture que One propose
- Confirmez les changements
- Demandez à One d'étendre la couverture à d'autres jours, de réutiliser la couverture de la semaine précédente, de changer les heures d'un jour spécifique ou de retirer des jours si nécessaire
- Publiez les changements lorsque vous êtes prêt
Publier les changements
- Examinez les horaires ou la couverture que vous avez créés ou modifiés
- Confirmez les changements proposés avec One
- Demandez à One de publier les brouillons
- Choisissez si vous souhaitez notifier les collaborateurs concernés
- Confirmez la publication
- Vous pouvez publier vos changements directement depuis la conversation One sans quitter Shifts
One demande des informations supplémentaires lorsqu'il en a besoin pour compléter votre demande. Par exemple, lors de la création d'une couverture, il peut avoir besoin de connaître le nom de la personne ou le domaine de travail. Fournissez les informations demandées et One continuera avec la planification.
Les changements effectués via One restent en tant que brouillons jusqu'à ce que vous les publiiez. Si vous avez apporté un changement mais qu'il n'a pas été publié, examinez les brouillons et demandez à One de les publier lorsque vous êtes prêt.
Si vous ne souhaitez pas que les collaborateurs soient encore notifiés, vous pouvez garder les changements en tant que brouillons et les publier plus tard. Lorsque vous les publiez via One, vous pouvez choisir de notifier les collaborateurs concernés.
Si One n'a pas effectué le changement que vous attendiez, examinez les changements proposés avant de les confirmer. Si nécessaire, demandez à One d'ajuster la demande et examinez la nouvelle proposition avant de la confirmer.
Conseils et meilleures pratiques
- Décrivez ce dont vous avez besoin naturellement : Vous n'avez pas besoin d'utiliser des commandes spécifiques. Expliquez le changement comme vous le feriez à une autre personne.
- Soyez spécifique si possible : Incluez le jour, l'heure, le collaborateur et le domaine de travail lorsque cela est pertinent.
- Utilisez One pour les changements répétés : Si la même couverture s'applique sur plusieurs jours, demandez à One de l'étendre au lieu de créer chaque jour manuellement.
- Réutilisez la planification précédente : Demandez à One de copier la couverture de la semaine précédente lorsque le planning est similaire.
- Examinez avant de publier : Les changements restent en tant que brouillons jusqu'à ce que vous les publiiez, vous donnant l'occasion de vérifier le planning d'abord.
- Notifiez les collaborateurs lorsque cela est approprié : Vous pouvez choisir de notifier les collaborateurs concernés lors de la publication des changements.
FAQ
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Puis-je créer des horaires avec One?
Oui. Vous pouvez demander à One de créer des horaires en précisant le collaborateur concerné, le jour et les heures de travail.
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Puis-je modifier des horaires existants ?
Oui. Vous pouvez demander à One de changer des horaires existants, comme modifier les heures de travail pour un jour spécifique.
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Puis-je échanger des horaires entre collaborateurs ?
Oui. Vous pouvez demander à One d'échanger des horaires entre deux collaborateurs.
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Peut One planifier la couverture pour une semaine entière ?
Oui. Vous pouvez décrire la couverture dont vous avez besoin et ensuite demander à One de l'étendre à d'autres jours de la semaine.
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Puis-je réutiliser la couverture de la semaine précédente ?
Oui. Vous pouvez demander à One de réutiliser la couverture de la semaine précédente et de l'ajuster si nécessaire.
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Les changements sont-ils publiés automatiquement ?
Non. Les changements restent en tant que brouillons jusqu'à ce que vous les publiiez. One vous montre ce qu'il prévoit de changer et vous demande de confirmer avant d'appliquer les changements.
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Puis-je publier des changements depuis One ?
Oui. Vous pouvez publier vos brouillons directement depuis la conversation One sans quitter Shifts.
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Puis-je choisir si les collaborateurs sont notifiés ?
Oui. Lors de la publication des changements via One, vous pouvez choisir de notifier les collaborateurs concernés.
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Peut One ajouter des jours de repos ?
Oui. Vous pouvez demander à One d'ajouter des jours de repos pour vos collaborateurs, y compris à partir d'un fichier Excel avec le planning de votre équipe. Si les jours de repos n'apparaissent pas dans Shifts immédiatement après que One les ait créés, rafraîchissez la page.