Les employés dépensent dans de nombreuses devises, et votre comptabilité a besoin de la bonne taxe sur chaque reçu. Définissez une fois vos devises et vos types de taxe, et Factorial convertit les dépenses en devise étrangère et enregistre la TVA pour vous : les remboursements sont corrects et vous pouvez récupérer la taxe qui vous est due.

Devises

Vue d'ensemble

Chaque dépense a deux devises :

• Devise du document : la devise figurant sur le reçu ou la facture (affichée comme Devise du reçu ou Devise de la facture). Toutes les devises sont acceptées.
• Devise de remboursement : la devise dans laquelle l'employé est remboursé. Par défaut, la devise de l'entité juridique de l'employé.

Lorsqu'elles diffèrent, Factorial convertit le montant au taux de change de la date du reçu (du document). L'employé voit la conversion dans le formulaire, par exemple « 100,00 US$ convertis à 1 USD = 0,894967 EUR le 27 oct. 2026 », et peut saisir le montant manuellement si nécessaire. Pour savoir comment fonctionnent la conversion, le taux de change et les frais bancaires, consultez Dépenses dans une autre devise. Les groupes, les frais kilométriques, les indemnités journalières, les dépenses par carte, la paie et le SEPA ont leurs propres règles de devise : voir FAQ 6 à 8.

Chaque entité juridique a une devise de fonctionnement. Pour la définir :

1. Allez dans Paramètres > Détails de l'entreprise.
2. Sous l'entité juridique, cliquez sur Voir l'entité juridique.
3. Dans Détails, trouvez Informations sur la devise (« Configurez la devise de cette entité juridique. Les changements de devise n'incluent pas de conversion. »).
4. Choisissez la devise et cliquez sur Envoyer.

Changer la devise d'une entité juridique ne convertit rien de ce qui est déjà enregistré. Le changement s'applique uniquement à partir de ce moment.

Taxes

Vue d'ensemble

Les types de taxe (par exemple TVA 21 %) permettent aux employés d'enregistrer la taxe sur chaque dépense, et à Factorial de l'envoyer vers le bon compte comptable. Lorsqu'un employé ajoute un reçu, Factorial lit sa ventilation fiscale et remplit les lignes de taxe pour qu'il les vérifie. Les types de taxe sont les mêmes pour toute l'entreprise : Factorial inclut les types de taxe officiels de vos pays (marqués Système), et vous pouvez ajouter les vôtres (marqués Personnalisé). Vous avez besoin de l'autorisation de gérer les types de taxe de votre entreprise.

Pour ajouter un type de taxe :

1. Allez dans Paramètres > Comptabilité > Taxes.
2. Cliquez sur Ajouter un type de taxe.
3. Dans Nouveau type de taxe, renseignez le Nom de la taxe, le Pays et le Type.
4. Saisissez la Valeur (%) et une Description. Pour ajouter un autre taux, cliquez sur Ajouter une valeur.
5. Sous Compte comptable, choisissez le compte pour chaque entité juridique, afin que les taxes soient comptabilisées sur le bon compte.
6. Cliquez sur Ajouter la taxe.
7. Pour permettre aux employés de saisir les taxes, activez les champs de taxe dans Paramètres > Notes de frais > Formulaire de dépenses. Consultez Comment choisir ce que demande le formulaire de dépenses ?

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

« Nous n'avons pas pu obtenir de taux de change pour convertir en … »
Factorial n'a pas trouvé de taux pour cette devise et cette date. Saisissez manuellement le montant remboursable avant d'enregistrer.

« Vous ne pouvez rembourser les dépenses que dans la même devise que le salaire de l'employé. »
La devise de remboursement de la dépense est différente de celle de l'entité juridique de l'employé, qui est celle dans laquelle la paie est versée. Remboursez par un autre moyen, puis utilisez Marquer comme payée sur la dépense.

Une dépense n'apparaît pas dans le paiement SEPA.
Seules les dépenses approuvées en euros peuvent être payées par SEPA, et l'employé doit avoir un IBAN dans son profil.

« La taxe diffère de base × taux ».
Le montant de la taxe ne correspond pas au montant de base et au taux. Vérifiez le reçu et corrigez-le, ou utilisez Recalculer les taxes.

FAQ

1. Quel taux de change Factorial utilise-t-il ?

Celui de la date du reçu (du document).

2. Puis-je modifier plus tard la devise d'une entité juridique ?

Oui, mais rien de ce qui est déjà enregistré n'est converti. Le changement s'applique uniquement à partir de ce moment.

3. Un employé peut-il choisir la devise dans laquelle il est remboursé ?

Oui, si le champ Devise de remboursement est affiché dans votre formulaire de dépenses, sauf pour les dépenses d'un groupe, les frais kilométriques et les indemnités journalières.

4. Puis-je utiliser le même type de taxe dans plusieurs entités juridiques ?

Oui. Les types de taxe sont communs à toute l'entreprise ; choisissez un compte comptable pour chaque entité juridique.

5. Que se passe-t-il si je ne configure pas les taxes ?

Les dépenses n'auront pas de ventilation fiscale ; vous ne pourrez donc pas récupérer la TVA à partir des données de Factorial ni la comptabiliser sur un compte de taxe.

6. Quelle devise utilisent les groupes de dépenses, les frais kilométriques et les indemnités journalières ?

Les dépenses d'un groupe de dépenses utilisent la devise du groupe. Les dépenses de frais kilométriques et d'indemnités journalières utilisent la devise de leur taux.

7. Une dépense par carte Factorial est-elle convertie ?

Non. Les dépenses par carte utilisent le montant réellement débité sur la carte, et aucune conversion supplémentaire n'est appliquée.

8. Quelles devises peuvent être remboursées via la paie ou par SEPA ?

Le remboursement via la paie ne fonctionne que lorsque la devise de remboursement est la même que celle de l'entité juridique de l'employé. Le remboursement par SEPA ne fonctionne que pour les dépenses en euros.

9. Que contient la section des taxes d'une dépense ?

Sur une dépense, la section Taxes comprend Type de taxe, Taux de taxe, Montant de base et Montant de la taxe. Une dépense peut avoir plusieurs lignes de taxe.