Cet article s'adresse à : admins, équipes finance, équipes RH, approbateurs et collaborateurs.
Dépenses dans Factorial prend en charge chaque dépense, du moment où elle est payée jusqu'à son arrivée en comptabilité, au même endroit. Vous avez ainsi moins de justificatifs perdus, de feuilles de calcul et d'approbations à relancer, et moins de rapprochements à faire en fin de mois.
Du justificatif à la comptabilité, au même endroit
Vue d'ensemble
Chaque dépense suit les mêmes six étapes. One, notre assistant IA, vous aide à chacune d'elles.
| Étape | Ce qui se passe | Ce que cela vous fait gagner |
|---|---|---|
| 1. Envoi | Les collaborateurs prennent le justificatif en photo avec leur téléphone ou le téléversent sur le web ; Factorial le lit et remplit la dépense pour qu'ils la vérifient. Les indemnités kilométriques et les indemnités journalières utilisent les barèmes de votre entreprise. Les paiements par carte Factorial deviennent automatiquement des dépenses. | Plus de papier, de saisie ni de feuilles de calcul. |
| 2. Vérification | Les contrôles des dépenses examinent chaque dépense au regard de votre politique de dépenses dès qu'elle contient les informations nécessaires, et lisent le justificatif pour repérer, par exemple, une TVA manquante ou des totaux qui ne concordent pas. Les collaborateurs voient ce qu'il faut corriger avant d'envoyer. | Moins de vérification manuelle des justificatifs. |
| 3. Approbation | Votre circuit d'approbation envoie chaque dépense à la bonne personne, selon le montant, l'équipe, la catégorie ou toute autre règle. Les dépenses conformes à la politique peuvent être approuvées automatiquement. Les approbateurs reçoivent la demande dans leur Inbox et décident depuis le web ou l'application mobile. | Moins de relances. Les dépenses qui ne nécessitent rien n'attendent pas. |
| 4. Remboursement | Via la paie, un fichier de paiement SEPA ou en marquant la dépense comme payée manuellement (selon votre offre). Avec la paie, les dépenses approuvées sont ajoutées au bulletin de paie, chacune sous la rubrique de paie associée à sa catégorie. | Avec la paie, pas de virement séparé pour chaque personne. |
| 5. Reporting | Les dépenses par personne, équipe, catégorie, projet ou budget, prêtes à être exportées. Les budgets indiquent ce qu'il reste au fur et à mesure que les dépenses arrivent. | Vous savez ce que vous avez dépensé tant que les informations sont fraîches. |
| 6. Synchronisation | Les dépenses approuvées arrivent dans votre comptabilité avec leur catégorie, leur compte comptable, leurs taxes et leur justificatif, et peuvent être envoyées à votre logiciel de comptabilité. | Moins de rapprochements en fin de mois. |
One à chaque étape : les collaborateurs peuvent demander à One de créer une dépense à partir d'un justificatif ou d'un trajet kilométrique, les vérificateurs peuvent lui demander d'approuver des dépenses, et les admins configurent le circuit d'approbation et les contrôles des dépenses en les décrivant avec leurs propres mots.
Pour commencer (admins)
- Ajoutez les personnes qui utiliseront Dépenses. Voir Comment ajouter des personnes à Dépenses ?
- Choisissez les types de dépenses que vous remboursez. Voir Comment choisir les types de dépenses que les collaborateurs peuvent créer ?
- Configurez les barèmes kilométriques et les indemnités journalières si vous les utilisez. Voir Comment configurer les barèmes kilométriques et les indemnités journalières ?
- Configurez votre circuit d'approbation avec One. Voir Comment configurer le circuit d'approbation ?
- Consultez les contrôles des dépenses prêts à l'emploi et ajoutez vos propres règles. Voir Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ?
- Associez les catégories à vos comptes comptables. Voir Comment configurer les catégories et sous-catégories de dépenses ?
- Si vous remboursez via la paie, associez chaque catégorie à une rubrique de paie. Voir Comment configurer l'affichage des dépenses sur le bulletin de paie ?
Conseils et bonnes pratiques
- Commencez avec les paramètres par défaut et ajustez après le premier mois : les contrôles des dépenses prêts à l'emploi et un circuit d'approbation simple suffisent à la plupart des entreprises.
- Invitez les collaborateurs à installer l'application mobile, pour qu'ils puissent envoyer un justificatif dès qu'ils paient.
- À lire aussi : Glossaire de Dépenses · Comment créer une dépense ? · FAQ Dépenses pour les RH et la paie
Dépannage et FAQ
Dépannage
Je ne vois pas Dépenses dans la barre latérale.
Votre entreprise n'a peut-être pas Dépenses dans son offre, ou vous n'y avez pas encore accès. Demandez à votre admin.
Je vois Mes dépenses mais pas le bouton Nouvelle dépense.
Vous n'avez pas encore été ajouté à Dépenses. Demandez à votre admin de vous ajouter. Voir Comment ajouter des personnes à Dépenses ?
FAQ
1. Ai-je besoin de cartes Factorial pour utiliser Dépenses ?
Non. Dépenses fonctionne avec les dépenses avancées par les collaborateurs, les indemnités kilométriques et les indemnités journalières. Les cartes Factorial sont des cartes d'entreprise physiques et virtuelles dont les paiements deviennent automatiquement des dépenses : les collaborateurs n'avancent pas d'argent et vous voyez la dépense immédiatement. Voir Que sont les cartes Factorial et pourquoi les utiliser pour les dépenses de l'entreprise ?
2. Les collaborateurs peuvent-ils envoyer des dépenses depuis leur téléphone ?
Oui, depuis l'application mobile Factorial.
3. Comment les collaborateurs sont-ils remboursés ?
Via la paie, avec un fichier de paiement SEPA, ou avec Marquer comme payée une fois que vous les avez payés autrement, selon votre offre.
4. Dois-je utiliser One ?
Les collaborateurs et les approbateurs peuvent tout faire dans Dépenses sans One. Les admins configurent le circuit d'approbation et les contrôles des dépenses en discutant avec One ; les autres paramètres se modifient manuellement.
5. À qui Dépenses est-il utile ?
Les collaborateurs envoient une dépense en quelques clics, voient son statut à tout moment et sont remboursés sans avoir à relancer personne. Les approbateurs ne reçoivent que les dépenses qui ont besoin d'eux, avec le justificatif, le résultat du contrôle de la politique et les commentaires au même endroit, sur le web ou sur mobile. Les équipes finance disposent d'un seul endroit pour toutes les dépenses, paiements par carte et justificatifs, avec des règles appliquées automatiquement et des exports et une comptabilité prêts en fin de mois. Les équipes RH et paie remboursent les dépenses approuvées sur le bulletin de paie, chacune sous sa propre rubrique de paie, et règlent les dépenses d'un collaborateur qui part avant son dernier jour. Voir FAQ Dépenses pour les RH et la paie et Que deviennent les dépenses lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise ?
6. Où trouver Dépenses ?
Cela dépend de votre rôle et de vos autorisations. Les collaborateurs vont dans Mes dépenses pour créer et suivre leurs dépenses, et dans Mes cartes pour une carte Factorial ; dans l'application mobile, ils ouvrent Dépenses. Les équipes finance et les admins vont dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs pour voir et gérer les dépenses de tous, les groupes de dépenses, les rapports et les budgets. Les admins configurent Dépenses dans Paramètres > Dépenses.
7. Puis-je importer des dépenses depuis un autre outil ?
Non. Dépenses ne permet pas d'importer des dépenses passées depuis un autre outil ou une feuille de calcul. À partir du jour où vous commencez, les collaborateurs créent leurs dépenses dans Factorial à partir d'un justificatif, sur le web ou sur l'application mobile, ou en envoyant leurs justificatifs à One. Voir Comment créer une dépense ?.