Des réponses rapides aux questions que les employés posent le plus souvent sur la déclaration des dépenses dans Factorial, de la création au remboursement. Chaque réponse renvoie à l'article complet quand vous avez besoin des étapes.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

Je ne trouve pas le bouton Nouvelle dépense.
Si votre entreprise paie par utilisateur, vous devez être ajouté comme utilisateur de Dépenses ; sinon, vous avez besoin de l'autorisation de créer des dépenses. Demandez à votre administrateur RH ou finance. Consultez Pourquoi ne vois-je pas Dépenses ou le bouton Nouvelle dépense ?.

Factorial a mal lu le reçu.
Corrigez les champs dans le brouillon avant d'envoyer. Tout ce qu'il renseigne peut être modifié. Consultez Pourquoi mon reçu ne se téléverse-t-il pas, ou pourquoi a-t-il été mal lu ?.

Je ne peux pas envoyer : « Impossible d'envoyer pour approbation ».
Un champ obligatoire est manquant, souvent le reçu. Le message liste ce qui manque.

J'ai payé avec ma carte Factorial mais il n'y a pas de dépense.
Les dépenses par carte apparaissent en brouillon une fois le paiement passé. S'il n'y a aucun paiement, il a probablement été refusé : vous recevez une notification « Paiement chez [commerçant] refusé » dans ce cas. Demandez à votre administrateur de vérifier votre carte. Consultez Un paiement par carte est absent dans Factorial. Où est-il ?.

FAQ

1. Quelle est la façon la plus rapide de déclarer une dépense, ou d'en ajouter une déjà payée ?

Partez du reçu : sur l'application mobile, allez dans Dépenses > Ajouter > Dépense ordinaire ; sur le web, Mes dépenses > Mes notes de frais > Nouvelle dépense > Dépense ordinaire. Téléversez ou photographiez le reçu, vérifiez les informations renseignées par Factorial et cliquez sur Envoyer pour approbation. Consultez Comment créer une dépense ?.

2. J'ai plusieurs reçus. Dois-je les créer un par un ?

Non. Choisissez Téléverser des reçus et One, notre assistant IA, crée une dépense par reçu. Consultez Comment soumettre des dépenses en envoyant des reçus à One ?.

3. Quels types de dépenses puis-je déclarer ?

Dépense ordinaire (un reçu ou une facture), frais kilométriques (conduire votre propre véhicule pour le travail, calculés avec le taux de votre entreprise) et indemnité journalière (une allocation quotidienne de voyage). Votre entreprise décide lesquels sont activés. Consultez Comment demander le remboursement de frais kilométriques ? et Comment demander des indemnités journalières ?.

4. Ai-je besoin d'un reçu ?

Pour les dépenses ordinaires, oui par défaut : vous ne pouvez pas envoyer la dépense sans reçu (un administrateur peut le rendre facultatif si votre offre permet la personnalisation du formulaire). Les frais kilométriques et les indemnités journalières n'ont pas besoin de scan de reçu. Consultez Dépenses sans reçu.

5. J'ai perdu le reçu. Que faire ?

Demandez une copie au commerçant ou téléchargez la facture depuis votre réservation ou votre compte. Si vous ne pouvez pas, demandez à votre équipe finance quel justificatif elle accepte. Consultez Dépenses sans reçu.

6. Quels fichiers puis-je téléverser ?

PDF, PNG, JPG ou JPEG. Les photos d'iPhone (HEIC) sont converties pour vous. Consultez Pourquoi mon reçu ne se téléverse-t-il pas, ou pourquoi a-t-il été mal lu ?.

7. Puis-je modifier une dépense déjà envoyée ?

Tant qu'elle est En attente, oui : ouvrez-la, cliquez sur Remettre en brouillon et confirmez avec Réinitialiser, modifiez-la et cliquez sur Envoyer pour approbation. Si un contrôleur a demandé des modifications, modifiez-la et renvoyez-la ; une fois approuvée, rejetée ou payée, vous ne pouvez plus. Consultez Comment modifier ou retirer une dépense ?.

8. Ma dépense a été rejetée. Comment la soumettre de nouveau ?

Vous ne pouvez pas renvoyer vous-même une dépense rejetée. Lisez le motif sur la dépense, puis créez une nouvelle dépense avec les corrections. Si le rejet était une erreur, demandez à une personne ayant l'autorisation (votre administrateur ou l'équipe finance) de réinitialiser son flux d'approbation : elle repasse En attente. Consultez Comment corriger une dépense renvoyée ou rejetée ?.

9. J'ai créé deux fois la même dépense.

Supprimez la copie tant qu'elle est en brouillon. Si les deux ont été envoyées, retirez-en une avec Remettre en brouillon et supprimez-la. Consultez Comment gérer les dépenses en double ?.

10. Je ne peux pas sélectionner mon taux de frais kilométriques ou d'indemnité journalière.

Les taux sont attribués par votre entreprise, par entité juridique ou à des personnes précises. Demandez à votre administrateur de vous ajouter au bon taux. Consultez Comment configurer les taux de frais kilométriques et d'indemnités journalières ?.

11. Le reçu est dans une autre devise. Que dois-je saisir ?

Saisissez le montant et la devise indiqués sur le reçu. Factorial le convertit dans la devise dans laquelle vous êtes remboursé, en utilisant le taux de change de la date du reçu. Consultez Comment obtenir les bons montants sur une dépense ?.

12. Quand suis-je remboursé ?

Après l'approbation, votre équipe finance vous rembourse avec votre fiche de paie (Dans la paie), par virement bancaire (Envoyée au paiement), ou la marque comme Payée. Demandez-lui son calendrier. Consultez Statuts et alertes des dépenses.

13. Quelles notifications est-ce que je reçois ?

Par exemple quand une dépense est approuvée, rejetée ou renvoyée pour modification (« Dépense examinée »), quand des brouillons vous attendent (« Dépenses en brouillon »), et quand quelqu'un déclare une dépense pour vous. Vous pouvez activer ou désactiver chacune dans vos paramètres de notification. Consultez Comment configurer les notifications et alertes de dépenses ?.

14. Qui peut voir mes dépenses ?

Vous, les personnes qui les examinent, et les personnes à qui votre entreprise donne l'autorisation de voir les dépenses (par exemple votre équipe finance).

15. Pourquoi ma dépense a-t-elle été rejetée ?

Ouvrez la dépense : le motif de votre approbateur est en haut. Ajouter un motif est facultatif ; s'il n'y en a pas, demandez à votre approbateur, par exemple dans un commentaire. Consultez Comment corriger une dépense renvoyée ou rejetée ?.

16. Qui approuve ma dépense ensuite ?

Ouvrez la dépense en attente : son Historique d'approbation montre les étapes déjà réalisées et qui elle attend maintenant. Vous pouvez aussi demander à One, notre assistant IA, par exemple « Qui doit approuver ensuite ma dépense de taxi ? ». Consultez Pourquoi une dépense est-elle bloquée En attente ou chez le mauvais approbateur ?.

17. Puis-je obtenir une avance en espèces avant un déplacement ?

Non. Dépenses n'a pas d'avances en espèces : vous payez, vous déclarez la dépense et vous êtes remboursé une fois qu'elle est approuvée. Consultez Vue d'ensemble de Dépenses : ce que cela apporte à votre entreprise.

18. Comment faire une note de frais pour un déplacement ?

Créez un groupe de dépenses pour le déplacement, ajoutez-y les coûts (reçus, frais kilométriques, indemnités journalières) et envoyez-le pour approbation en une seule fois. Consultez Comment regrouper les dépenses d'un même déplacement ?.

19. Que saisir quand j'ai passé la nuit lors d'un déplacement professionnel ?

Déclarez l'hôtel comme Dépense ordinaire avec la facture. Pour une allocation quotidienne de voyage, utilisez Indemnité journalière si votre entreprise l'a activée. Consultez Comment demander des indemnités journalières ?.

20. Comment téléverser des frais médicaux ?

Déclarez-les comme n'importe quelle autre dépense : Dépense ordinaire, avec le reçu joint. Que votre entreprise rembourse ou non les frais médicaux relève de sa décision ; demandez à votre équipe finance.