Cet article s'adresse aux : employés.
Une indemnité journalière est une allocation quotidienne fixe pour les jours où vous voyagez pour le travail, afin que vous n'ayez pas à conserver un reçu pour chaque café et chaque repas. Vous choisissez les taux et les jours de votre entreprise, et Factorial calcule le total.
Demander une indemnité journalière avec les taux de votre entreprise
Vue d'ensemble
Votre entreprise configure ses propres taux d'indemnité journalière, par exemple « Journée complète nationale » ou « Demi-journée à l'étranger », et doit vous en avoir attribué au moins un. Vous pouvez combiner plusieurs taux dans une même indemnité journalière.
Mode d'emploi
Sur l'application mobile
- Allez dans Dépenses, appuyez sur Ajouter, puis sur Indemnité journalière.
- Saisissez votre déplacement, choisissez vos taux et unités, et ajoutez d'autres taux si nécessaire.
- Appuyez sur Suivant, puis sur Envoyer pour approbation (ou Enregistrer comme brouillon).
Sur le web
- Allez dans Mes dépenses > Mes notes de frais, cliquez sur Nouvelle dépense et choisissez Indemnités journalières.
- Sous Informations sur le trajet, saisissez le Départ avec sa Date de départ et son Heure, et la Destination avec sa Date de retour et son Heure.
- Sous Détails de l'indemnité journalière, choisissez un Taux et saisissez le nombre de Jours. Le Montant est calculé pour vous.
- Pour demander un autre taux sur le même déplacement, par exemple les repas pour 4 jours et l'hébergement pour 3 nuits, cliquez sur Ajouter un taux.
- Vérifiez le récapitulatif à droite : chaque taux, ses jours et le Total (également affiché en bas de la page).
- Renseignez tout ce que votre entreprise demande d'autre, et cliquez sur Envoyer pour approbation, ou sur Enregistrer comme brouillon pour terminer plus tard.
Conseils et bonnes pratiques
- Vous travaillez pour une entreprise en Allemagne ? Factorial calcule votre indemnité à partir de votre déplacement avec les taux officiels allemands. Consultez Comment demander des indemnités journalières en Allemagne ?
- Ne demandez pas les repas les jours d'indemnité journalière. Si vous soumettez aussi une dépense dans la catégorie Repas ou Rafraîchissements pour ces dates, Factorial signale un « Conflit de catégorie potentiel ». Demander deux fois le même taux pour des dates qui se chevauchent est signalé comme « Dépense en double potentielle ». Les signalements ne vous empêchent jamais de soumettre. Vous ne verrez pas vous-même le signalement de doublon : seules les personnes qui voient les dépenses de toute l'entreprise, comme la finance, le voient.
- Listez vos étapes dans la description si elles comptent pour l'approbation. Le récapitulatif de l'indemnité journalière montre les dates et les montants, pas chaque étape.
- Plusieurs coûts sur le même déplacement ? Regroupez l'indemnité journalière, les frais kilométriques et les reçus dans un même groupe de dépenses pour qu'ils soient examinés ensemble.
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Dépannage et FAQ
Dépannage
- Je ne vois pas Indemnités journalières. Les indemnités journalières ne sont pas activées pour votre entreprise. Demandez à votre administrateur Dépenses.
- Je ne vois aucun taux à choisir. Votre entreprise ne vous a pas attribué de taux d'indemnité journalière. Demandez à votre administrateur Dépenses.
- Je dois modifier une indemnité journalière déjà envoyée. Tant qu'elle est En attente, cliquez sur Remettre en brouillon pour la retirer, corrigez-la et renvoyez-la.
FAQ
1. Puis-je demander plusieurs taux dans une même indemnité journalière ?
Oui. Cliquez sur Ajouter un taux pour chacun, tant qu'ils sont dans la même devise. Chaque taux ne peut être ajouté qu'une fois.
2. Que se passe-t-il si je soumets une indemnité journalière pour des dates déjà demandées ?
Si elle utilise le même taux, elle est signalée comme doublon potentiel aux personnes qui voient les dépenses de toute l'entreprise, comme la finance, afin d'être vérifiée. Rien n'est bloqué, et vous ne voyez pas le signalement vous-même.
3. Comment demander une nuitée ?
Si votre entreprise a un taux pour cela, cliquez sur Ajouter un taux, choisissez ce taux et saisissez le nombre de nuits dans Jours. Si vous n'en voyez pas, demandez à votre administrateur Dépenses.