Cet article s'adresse à : administrateurs, approbateurs et employés.
Une dépense qui attend trop longtemps, c'est un employé qui attend son argent. Voici comment voir de qui elle attend la décision, pourquoi, et comment la relancer.
Découvrir de qui la dépense attend la décision
Comment l'utiliser
- Allez dans Dépenses > Dépenses des employés et ouvrez la dépense. (Employés : Mes dépenses > Mes notes de frais.)
- Vérifiez son statut. Modifications demandées : elle est revenue chez l'employé, qui doit la corriger et cliquer sur Envoyer pour approbation. En attente : l'Historique des approbations montre les étapes terminées et l'étape En cours, avec la personne dont elle attend la décision.
| Ce que vous voyez | Que faire |
|---|---|
| Un approbateur n'a pas agi | Relancez-le : la demande est dans sa Boîte de réception et il a reçu un e-mail. |
| L'approbateur est absent | Une personne ayant l'autorisation Approbateur global des dépenses peut utiliser Approbation globale. |
| L'approbation n'a pas démarré | Avec les Contrôles des dépenses, elle démarre une fois les contrôles terminés (1 heure après l'envoi au plus tard). |
| Aucun approbateur affiché | Réinitialisez le flux d'approbation (ci-dessous). Si elle reste bloquée, contactez l'assistance avec le lien vers la dépense. |
Découvrir pourquoi elle est allée au mauvais approbateur
- Ordre des règles : la première règle qui correspond décide.
- Calendrier : les modifications du flux ne s'appliquent qu'aux dépenses envoyées après leur enregistrement (voir FAQ 2).
- Profil : si une règle dit « le manager de l'employé » et qu'il n'y en a pas, ou qu'un projet n'a pas de responsable de projet, la dépense va à un administrateur de l'entreprise.
Toujours pas sûr ? Demandez à One (FAQ 4).
Refaire passer une dépense par le flux d'approbation
Réinitialiser le flux d'approbation renvoie une dépense En attente, à la première étape de votre flux actuel, sans que l'employé ait à la renvoyer. Il faut l'autorisation de réinitialiser le flux d'approbation (FAQ 8).
- Allez dans Dépenses > Dépenses des employés.
- Dans le menu d'actions de la dépense (⋯ en fin de ligne), cliquez sur Réinitialiser le flux d'approbation. Il s'applique immédiatement, sans confirmation. Pour en réinitialiser plusieurs, sélectionnez-les, cliquez sur Réinitialiser le flux d'approbation dans la barre du bas et confirmez avec Réinitialiser.
- L'Historique des approbations affiche une nouvelle heure de demande et chaque étape est de nouveau approuvée. La dépense peut mettre un moment à réapparaître dans la liste de l'approbateur.
Conseils et bonnes pratiques
- Tenez à jour le manager et l'équipe des employés. La plupart des cas de « mauvais approbateur » viennent d'un manager manquant.
- Rédigez des règles qui pointent vers des rôles, comme « le manager de l'employé », et placez les règles les plus spécifiques en premier.
- Donnez à quelqu'un de la finance l'autorisation Approbateur global des dépenses, pour qu'il y ait toujours un moyen de débloquer une dépense urgente.
- Voir aussi : Comment configurer le flux d'approbation ? · Comment trouver les dépenses que je dois approuver ? · Comment approuver, rejeter ou renvoyer une dépense ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
Un approbateur a approuvé un groupe de dépenses, mais certaines sont toujours En attente et l'approbateur reçoit plusieurs fois le même e-mail.
Ouvrez l'une de ces dépenses et regardez son historique d'approbation. Si toutes les étapes apparaissent comme terminées mais que le statut est toujours En attente, contactez notre équipe d'assistance avec les liens des dépenses concernées pour que nous puissions les corriger. Ne demandez pas à l'approbateur d'approuver à nouveau.
Un employé a renvoyé une dépense corrigée, mais l'approbateur n'a pas reçu d'e-mail.
La demande est toujours dans la Boîte de réception de l'approbateur et dans Dépenses > Dépenses des employés avec Approbations en attente > Les miennes. Prévenez l'approbateur qu'elle est là.
J'ai réinitialisé le flux d'approbation mais la dépense est allée à la même personne.
La réinitialisation utilise votre flux d'approbation actuel. Si le parcours est toujours incorrect, corrigez d'abord le flux ou le profil de l'employé, puis réinitialisez à nouveau.
J'ai cliqué sur Réinitialiser le flux d'approbation dans la liste et rien ne semble s'être passé.
Depuis Dépenses > Dépenses des employés, la réinitialisation s'applique sans fenêtre de confirmation ni message. Ouvrez la dépense : l'Historique des approbations affiche une nouvelle heure de demande.
L'approbateur a quitté l'entreprise.
Une personne qui est partie n'est pas sollicitée pour contrôler de nouvelles dépenses ; si personne d'autre n'est défini pour l'étape, la dépense va à un administrateur de l'entreprise. Pour une dépense déjà en attente, demandez à votre administrateur d'utiliser Réinitialiser le flux d'approbation. Si elle n'affiche toujours aucun approbateur, contactez notre équipe d'assistance avec le lien vers la dépense.
FAQ
1. Pourquoi une dépense est-elle allée à un administrateur plutôt qu'à un manager ?
Si une règle dit « le manager de l'employé » et que l'employé n'a pas de manager dans son profil, ou qu'un projet n'a pas de responsable de projet, la dépense va à un administrateur de l'entreprise. Mettez à jour le profil, puis réinitialisez le flux d'approbation de la dépense.
2. Pourquoi la modification du flux d'approbation ne s'est-elle pas appliquée à une dépense ?
Avec le flux d'approbation configuré via One, les modifications s'appliquent aux dépenses envoyées après leur enregistrement. Les dépenses déjà en attente gardent leur parcours d'origine jusqu'à ce que vous utilisiez Réinitialiser le flux d'approbation.
3. Pourquoi a-t-on l'impression qu'une étape d'approbation a été sautée ?
Quand la personne qui a envoyé la dépense est approbateur d'une étape, cette étape est approuvée automatiquement, ce qui peut donner l'impression qu'une étape a été sautée.
4. Comment vérifier pourquoi mon flux d'approbation a envoyé une dépense à quelqu'un ?
Dans Paramètres > Dépenses > Flux d'approbation, cliquez sur Modifier et demandez à One « Explique mon flux d'approbation ». Rien ne change tant que vous ne cliquez pas sur Enregistrer.
5. Que faire quand l'approbateur est absent ?
Une personne ayant l'autorisation Approbateur global des dépenses peut approuver la dépense avec Approbation globale. Pour l'éviter la prochaine fois, mettez à jour votre flux d'approbation avec One.
6. Pourquoi une règle d'approbation générale intercepte-t-elle des dépenses avant une règle spécifique ?
Les règles sont vérifiées de haut en bas et la première qui correspond décide. Une règle générale placée au-dessus d'une règle spécifique intercepte la dépense en premier, donc placez les règles les plus spécifiques en premier.
7. Quand dois-je réinitialiser le flux d'approbation d'une dépense ?
Utilisez Réinitialiser le flux d'approbation après avoir corrigé le flux d'approbation ou le profil d'un employé, ou quand une dépense n'a pas d'approbateur. L'employé n'a pas besoin de la renvoyer.
8. Qui peut réinitialiser le flux d'approbation d'une dépense, et pour quelles dépenses ?
Il faut l'autorisation de réinitialiser le flux d'approbation des dépenses. Elle fonctionne sur les dépenses En attente, Approuvées et Rejetées. Elle ne fonctionne pas sur les dépenses Dans la paie, Envoyées au paiement ou Payées. Pour réinitialiser un groupe de dépenses, chaque dépense du groupe doit pouvoir être réinitialisée.
9. Puis-je modifier le flux d'approbation sans One ?
Non. One est le seul moyen de configurer et de modifier le flux d'approbation. Vous relisez chaque modification avant de l'enregistrer. Voir Comment configurer le flux d'approbation ?.
10. Réinitialiser le flux d'approbation renvoie-t-il la dépense à l'employé ?
Non. Elle repasse En attente à la première étape, avec les mêmes informations. Si l'employé doit changer quelque chose, l'approbateur peut ensuite utiliser Demander des modifications.
11. Puis-je déplacer à la main une dépense en attente vers un autre approbateur ?
Non. Modifiez le flux d'approbation, ou le manager de l'employé, puis réinitialisez le flux d'approbation de la dépense. Ou utilisez Approbation globale si vous avez cette autorisation.
12. Une dépense a été approuvée par erreur, ou approuvée automatiquement. Comment la corriger ?
Modifier le flux d'approbation n'affecte que les dépenses envoyées ensuite. Pour celle déjà approuvée, une personne ayant l'autorisation de réinitialiser le flux d'approbation peut la renvoyer En attente (pas si elle est Dans la paie, Envoyée au paiement ou Payée). Elle repart de la première étape avec votre flux actuel.