Si vous gérez la paie dans Factorial, ajoutez les dépenses approuvées au bulletin de paie du collaborateur en quelques clics. L'argent est versé via la paie, sur la période de votre choix, sans virements bancaires séparés à préparer, et les collaborateurs peuvent suivre chaque dépense de Approuvée à Dans la paie.

Ajouter les dépenses approuvées au bulletin de paie

Aperçu

Chaque dépense apparaît sur le bulletin de paie comme une rémunération, sous sa catégorie de dépense.

Avant de commencer

• Votre entreprise utilise Factorial Paie ou Rémunération, et votre offre inclut le remboursement des dépenses via la paie.
• Vous avez les autorisations Peut rembourser les dépenses et Créer des compléments à partir des dépenses.
• Les dépenses sont Approuvées et ont été payées par le collaborateur (de sa poche, y compris indemnités kilométriques et indemnités journalières). Les dépenses par carte ne sont pas remboursées.
• Le montant à rembourser est dans la même devise que le salaire du collaborateur.
• Chaque catégorie de dépense a un intitulé de rémunération, afin de savoir comment apparaître sur le bulletin de paie.

Mode d'emploi

1. Allez dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs et cliquez sur l'onglet Approuvées (sur un écran étroit, il se trouve sous +2 Plus).
2. Sélectionnez les dépenses que vous voulez rembourser. Pour rembourser une seule dépense, vous pouvez aussi l'ouvrir et cliquer sur Rembourser en haut.
3. Dans la barre du bas, cliquez sur Rembourser. La flèche à côté montre d'autres modes de remboursement, si votre entreprise en a.
4. Dans Remboursement via le bulletin de paie, choisissez Période en cours ("Le remboursement sera inclus dans la période en cours.") ou Période suivante ("Le remboursement sera inclus dans la prochaine période.").
5. Cliquez sur Rembourser. Les dépenses passent à Dans la paie et se déplacent dans l'onglet Payées, et chacune est ajoutée au bulletin de paie du collaborateur comme une rémunération.

Retirer une dépense du bulletin de paie

Mode d'emploi

Vous avez ajouté une dépense à la mauvaise période, ou par erreur ? Retirez-la tant que cette période de paie est encore ouverte.

1. Dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs, cliquez sur l'onglet Payées et trouvez la dépense Dans la paie.
2. Sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer du bulletin de paie dans la barre du bas. Elle est retirée immédiatement, sans confirmation.
3. La dépense repasse à Approuvée, prête à être remboursée de nouveau.

Avec One

Demandez-le à One, notre assistant IA, par exemple "Ajoute les dépenses approuvées d'Ana au prochain bulletin de paie". One ajoute les dépenses, ou un groupe de dépenses entier, au bulletin de paie. Si vous n'indiquez pas Période en cours ou Période suivante, One demande toujours. Pour annuler, demandez "Retire la dépense d'hôtel du bulletin de paie d'Ana". One requiert les mêmes autorisations et la même offre que les étapes ci-dessus : si vous ne pouvez pas rembourser via le bulletin de paie dans Factorial, One non plus.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

"Remboursement via le bulletin de paie indisponible" ("Attribuez un intitulé de rémunération à toutes les catégories de dépense pour activer le remboursement.")
Au moins une des dépenses a une catégorie sans intitulé de rémunération. Attribuez-en un, puis réessayez.

"Vous ne pouvez rembourser que des dépenses dans la même devise que le salaire du collaborateur."
Le montant à rembourser est dans une devise différente de celle du salaire du collaborateur. Remboursez-le avec un fichier SEPA (euros uniquement) ou marquez-le comme payé une fois réglé autrement.

"Vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles rémunérations à la période en cours."
La période en cours est clôturée. Choisissez Période suivante.

"La période de la politique est clôturée" lors du retrait d'une dépense du bulletin de paie.
Cette période de paie est clôturée, la ligne du bulletin ne peut donc pas être modifiée. La dépense reste Dans la paie. Rapprochez-vous de votre équipe paie.

"Le montant ne peut pas être "0" pour la dépense avec l'id…".
Une dépense dont le montant à rembourser est nul ne peut pas être ajoutée au bulletin de paie. Vérifiez le montant remboursable (ou le montant, si aucun montant remboursable n'est défini). Si rien n'est dû au collaborateur, il n'y a rien à payer via la paie.

Je ne vois pas "Rembourser" ni "Rembourser via le bulletin de paie" dans son menu.
Vérifiez que la dépense est Approuvée et de la poche du collaborateur, que votre entreprise utilise Factorial Paie ou Rémunération, et que vous avez Peut rembourser les dépenses et Créer des compléments à partir des dépenses.

FAQ

1. Puis-je retirer des dépenses d'une paie encore ouverte ?

Oui. Supprimer du bulletin de paie supprime la rémunération et la dépense repasse à Approuvée. Une fois la période de paie clôturée, l'action peut être refusée avec "La période de la politique est clôturée" et la dépense reste Dans la paie. Il vous faut les mêmes autorisations que pour ajouter des dépenses au bulletin de paie.

2. Dans quelle devise les dépenses sont-elles remboursées ?

Dans la devise remboursable de la dépense. Par défaut, c'est la devise de l'entité juridique du collaborateur (ou du groupe de dépenses). Pour rembourser via la paie, elle doit correspondre à la devise du salaire du collaborateur. Voir Dépenses dans une autre devise.

3. "Dans la paie" devient-il "Payée" quand la paie est versée ?

Non. Dans la paie est le statut final des dépenses remboursées via le bulletin de paie.

4. Ai-je besoin de Factorial Paie ?

Oui, Factorial Paie ou Rémunération. Si vous gérez la paie ailleurs, utilisez un fichier SEPA ou marquez la dépense comme payée.

5. Que voit le collaborateur quand une dépense est remboursée via la paie ?

Le collaborateur voit le statut Dans la paie sur sa dépense, et le montant sur son bulletin de paie comme une rémunération sous sa catégorie de dépense.