Cet article s'adresse à : équipes finance et admins.
Factorial signale les dépenses qui ressemblent à une dépense déjà soumise, pour que vous puissiez les comparer et éviter que votre entreprise paie deux fois la même chose. C'est ensuite à vous de décider : rejeter la copie, ou supprimer l'alerte s'il ne s'agit pas d'un doublon.
Trouver et résoudre les doublons potentiels
Vue d'ensemble
Une alerte Doublon peut apparaître quand une dépense ressemble à une autre :
- Elle utilise le même fichier de reçu, ou le même fournisseur et numéro de facture lus sur le reçu.
- C'est une dépense de la carte Factorial et une dépense manuelle de la même personne, avec le même montant et la même devise, datées à un jour d'écart au plus.
- C'est une indemnité journalière qui couvre les mêmes jours et utilise le même barème qu'une autre indemnité journalière en attente ou approuvée de la même personne.
Il n'y a rien à configurer. L'alerte ne bloque jamais l'envoi ni l'approbation, et seules les personnes qui voient les dépenses de toute l'entreprise la voient. Si votre entreprise utilise les Contrôles des dépenses, elle fait aussi que la recommandation de One est « Rejet recommandé ».
Comment faire
- Allez dans Dépenses > Dépenses des employés.
- Utilisez le filtre Alertes et choisissez Dépense en double. La colonne Alertes affiche Doublon sur chaque dépense signalée.
- Ouvrez une dépense. Dans l'encadré Dépense en double potentielle en haut (« Cette dépense ressemble à une dépense déjà soumise. »), cliquez sur Comparer. Dans la vue en panneau latéral, ouvrez l'onglet Alertes.
- Dans Comparaison de documents en double, vérifiez les deux dépenses côte à côte : date, montant, montant remboursable, reçu et statut. Cliquez sur Voir pour ouvrir l'autre dépense.
- Decide:
- C'est un doublon : cliquez sur Rejeter cette dépense sur la copie. Le motif est rempli pour vous ; modifiez-le si vous le souhaitez, puis cliquez sur Rejeter.
- Ce n'est pas un doublon : cliquez sur Aucun document en double, puis sur Supprimer l'alerte.
Conseils et bonnes pratiques
- Vérifiez d'abord la carte. Le doublon le plus courant est un paiement par carte déclaré de nouveau à la main. Gardez la dépense par carte et rejetez la manuelle.
- Utilisez le motif de rejet pour indiquer à l'employé quelle dépense est l'originale.
- Ne vous fiez pas uniquement à l'alerte. Si une dépense vous semble familière, comparez vous-même les reçus.
- Employés : ajoutez le reçu au brouillon de la carte plutôt que de créer une nouvelle dépense. Si vous envoyez vos reçus à One, il rapproche les paiements par carte pour vous.
- Voir aussi : Dépenses par carte et dépenses manuelles · Statuts et alertes des dépenses · Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ? · Comment Factorial détecte-t-il automatiquement les doublons et autres erreurs ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
Je sais qu'il y a des doublons mais je ne vois aucune alerte.
Les alertes de doublon ne sont affichées qu'aux personnes qui voient les dépenses de toute l'entreprise. Les dépenses rejetées et les brouillons que vous créez à la main ne sont pas comparés (une dépense par carte encore en brouillon l'est). Deux dépenses manuelles du même montant ne sont signalées que si elles partagent le même reçu ou numéro de facture. Factorial ne détecte pas tous les doublons : comparez donc vous-même les reçus quand quelque chose vous semble familier.
Je ne peux pas rejeter depuis la comparaison.
Vous n'êtes pas l'un des contrôleurs de la dépense, ou elle n'est plus en attente. Vous ne pouvez rejeter que les dépenses que vous pouvez contrôler.
La comparaison affiche « Dépense déjà dans la paie ».
Cette dépense a déjà été payée avec une fiche de paie et ne peut pas être rejetée.
FAQ
1. Où se trouve l'alerte de doublon sur la page de la dépense ?
Dans l'encadré en haut de la dépense, avec un bouton Comparer (dans le panneau latéral, dans l'onglet Alertes). Si vous ne la voyez pas, vérifiez que vous pouvez voir les dépenses de toute l'entreprise et que personne n'a marqué l'alerte comme n'étant pas un doublon.
2. L'employé peut-il voir l'alerte de doublon ?
Uniquement s'il peut voir les dépenses de toute l'entreprise. Les employés et approbateurs qui ne voient que les dépenses de certaines personnes ne voient pas les alertes de doublon.
3. Une alerte de doublon bloque-t-elle l'approbation ou le paiement ?
Non. L'alerte est une information pour la personne qui contrôle, qui décide.
4. L'alerte est-elle un statut ?
Non. La dépense garde son statut (par exemple En attente) et l'alerte s'affiche à côté.
5. Et les indemnités journalières demandées deux fois pour les mêmes jours ?
Une indemnité journalière qui couvre les mêmes jours qu'une autre indemnité journalière en attente ou approuvée de la même personne, et utilise le même barème, reçoit une alerte Doublon. Rien n'est bloqué. Une alerte Conflit de catégorie concerne une indemnité journalière et une dépense de la catégorie Repas ou Collations sur les mêmes jours.
6. Les brouillons et les dépenses rejetées sont-ils vérifiés pour les doublons ?
Les dépenses rejetées et les brouillons que vous créez à la main ne sont pas comparés. Une dépense par carte encore en brouillon l'est.
7. Quel motif est renseigné quand je rejette un doublon ?
« Signalée comme doublon, une dépense similaire a été trouvée. » Vous pouvez le modifier avant de cliquer sur Rejeter.
8. Qui peut utiliser la comparaison des doublons ?
Les équipes finance et les admins qui contrôlent les dépenses de toute l'entreprise, c'est-à-dire les personnes qui peuvent voir les dépenses de toute l'entreprise.
9. La détection des doublons utilise-t-elle des crédits One ?
Non. La détection des doublons est un contrôle intégré : elle n'utilise pas de crédits One. Seuls les Contrôles des dépenses en utilisent.
10. La détection des doublons fonctionne-t-elle encore si nous n'avons plus de crédits One ou désactivons les Contrôles des dépenses ?
Oui. Elle fonctionne seule, séparément des Contrôles des dépenses, et continue donc de signaler le même reçu envoyé deux fois, les reçus du même fournisseur et du même numéro de facture, et une dépense manuelle qui correspond à un paiement par carte. Seul le verdict des Contrôles des dépenses (conforme ou non à la politique) s'arrête.