Les admins créent une carte virtuelle, physique ou à usage unique (une carte de dépenses d'entreprise) pour n'importe quel collaborateur, et les collaborateurs peuvent demander une carte à usage unique pour un achat ponctuel. Personne n'avance d'argent.

L'entreprise a d'abord besoin d'un compte de cartes : son ouverture et son alimentation font l'objet d'un article distinct (voir Voir aussi).

Créer une carte Dépenses pour un collaborateur (admins)

Vue d'ensemble

Vous avez besoin de Peut gérer les cartes et d'un compte de cartes pour l'entité légale qui paie. Le collaborateur doit être un utilisateur de Dépenses (une personne qui peut créer des dépenses) avec un e-mail dans son profil.

Mode d'emploi

1. Allez dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs et cliquez sur Nouvelle carte.
2. Choisissez Carte à usage unique, Carte virtuelle ou Carte physique.
3. Dans Collaborateur, choisissez le titulaire de la carte.
4. Dans Entité légale, choisissez le compte de cartes de quelle entité paie (celui du collaborateur par défaut).
5. Pour sa première carte sur ce compte, remplissez Informations sur le titulaire, y compris un Téléphone mobile pour les codes de sécurité.
6. Pour une carte physique, remplissez Informations d'expédition : envoyez-la au Titulaire ou à l'Entreprise.
7. Dans Paramètres de la carte, ajoutez un Alias de la carte. Pour une carte à usage unique, définissez aussi le Budget.
8. Cliquez sur Créer la carte.

Les cartes virtuelles et à usage unique fonctionnent immédiatement. Une carte physique arrive par courrier et le titulaire l'active.

Demander une carte Dépenses à usage unique (collaborateurs)

Vue d'ensemble

Besoin de payer une formation ou un billet ? Demandez une carte pour le montant exact. Une fois approuvée, vous payez avec elle et la dépense est créée pour vous. Il vous faut Peut demander des cartes (activé pour la plupart des collaborateurs) et un compte de cartes de l'entreprise.

Mode d'emploi

1. Allez dans Mes dépenses > Mes cartes et cliquez sur Demander.
2. Pour votre première carte, remplissez vos Informations sur le titulaire.
3. Saisissez le Budget (taxes comprises), un Alias de la carte et le Motif de la demande.
4. Cliquez sur Demander.

Approuver ou rejeter une demande de carte (admins)

Vue d'ensemble

Toutes les personnes ayant Peut gérer les cartes peuvent approuver ou rejeter une demande.

Mode d'emploi

1. Allez dans Trésorerie > Cartes. Les demandes ont le statut Demandée.
2. Dans le menu des actions, choisissez Approuver ou Rejeter (Voir les détails affiche le motif).
3. Pour approuver, confirmez l'Entité légale à débiter et cliquez sur Oui, approuver. Le titulaire est prévenu et la carte ne peut plus être modifiée ensuite.
4. Pour rejeter, ajoutez un commentaire pour le collaborateur et cliquez sur Oui, rejeter.

Conseils et bonnes pratiques

Résolution des problèmes et FAQ

Résolution des problèmes

• J'ai la permission mais je ne peux pas créer de carte. Vérifiez dans cet ordre : vous avez Peut gérer les cartes (un groupe avec beaucoup de permissions peut ne pas l'inclure) ; le collaborateur est un utilisateur de Dépenses avec un e-mail dans son profil ; l'entité légale a un compte de cartes ; et votre offre inclut ce type de carte.
• Je ne peux pas ouvrir la page Nouvelle carte. Elle est réservée aux personnes ayant Peut gérer les cartes. Les collaborateurs demandent une carte depuis Mes dépenses > Mes cartes.
• Un type de carte me demande de passer à l'offre supérieure, ou le bouton Demander est grisé. Les types de cartes qui peuvent être créés ou demandés dépendent de votre offre. Votre Account Manager peut le confirmer.
• "Ce collaborateur ne peut pas créer de dépenses, ce qui est obligatoire pour obtenir une carte de dépenses." Les cartes sont réservées aux utilisateurs de Dépenses. Ajoutez d'abord le collaborateur à Dépenses : voir Comment ajouter des personnes à Dépenses ?.
• Une carte ne peut pas être créée pour un collaborateur sans e-mail. Ajoutez l'e-mail dans son profil et réessayez.
• "Pas encore de compte de cartes" à côté d'une entité légale. Cette entité légale n'a pas de compte de cartes. Cliquez sur Créer un compte dans le message qui apparaît ou choisissez une autre entité légale.
• "Le nom complet doit comporter 24 caractères maximum." Le prénom et le nom ensemble ne peuvent pas dépasser 24 caractères sur la carte.
• "Un numéro de mobile est requis." Le Téléphone mobile doit être un numéro de mobile.

FAQ

1. Puis-je créer une carte sur le compte de cartes d'une autre entité légale ?

Oui. Choisissez cette entité légale dans Entité légale lors de la création de la carte, ou dans Entité légale à débiter lorsque vous approuvez une demande.

2. Puis-je donner une carte Factorial existante à quelqu'un d'autre ?

Non. Une carte appartient à une seule personne. Annulez-la et émettez-en une nouvelle pour le nouveau titulaire.

3. Puis-je émettre plusieurs cartes à la fois ?

Oui, avec One : partagez la liste des personnes (ou un fichier) et One prépare les cartes que vous n'avez plus qu'à confirmer. Les cartes physiques font exception.

4. Les collaborateurs peuvent-ils demander une carte physique ou virtuelle ?

Dans l'application, les collaborateurs demandent des cartes à usage unique depuis Mes dépenses > Mes cartes. Avec One, ils peuvent aussi demander une carte virtuelle, qui va aux mêmes approbateurs. Les cartes physiques sont créées par les admins. Voir Qui peut gérer et demander des cartes Factorial ?.

5. Qui approuve une demande de carte, le responsable ?

Toutes les personnes ayant Peut gérer les cartes sont prévenues et peuvent décider. Le responsable du collaborateur n'est pas impliqué et ne peut approuver qu'avec cette permission.

6. Que se passe-t-il avec une carte à usage unique après son utilisation ?

Elle se ferme après son premier paiement, il n'y a donc rien à annuler. Demandez-en une nouvelle pour l'achat suivant. Si un paiement n'a pas abouti, vérifiez le statut de la carte avant de réessayer.

7. Que deviennent les cartes d'une personne lorsqu'elle quitte l'entreprise ?

Lorsqu'elle quitte l'entreprise ou cesse d'être utilisatrice de Dépenses, ses cartes Dépenses actives sont désactivées, pas annulées. Une personne ayant Peut gérer les cartes peut les annuler.

8. Comment créer une carte virtuelle pour un collaborateur ?

Allez dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs, cliquez sur Nouvelle carte, choisissez Carte virtuelle, sélectionnez le Collaborateur et l'Entité légale, ajoutez un Alias de la carte et cliquez sur Créer la carte. Elle fonctionne immédiatement.

9. Comment demander une carte physique pour un collaborateur ?

Les cartes physiques sont créées par les admins, pas demandées : Dépenses > Dépenses des collaborateurs > Nouvelle carte > Carte physique, puis remplissez Informations d'expédition. Les collaborateurs ne peuvent pas demander eux-mêmes une carte physique.