Cet article s'adresse aux : admins, équipes finance et collaborateurs.
Les cartes Factorial pour Dépenses sont des cartes d'entreprise destinées à votre équipe. Chaque paiement apparaît dans Dépenses comme une dépense du titulaire de la carte, avec le montant, la date et le commerçant déjà renseignés. Personne n'avance d'argent et la finance n'a plus à relancer ni à ressaisir les dépenses par carte.
Les cartes Factorial dans tous les produits
Vue d'ensemble
Les cartes Factorial fonctionnent dans tous les produits Factorial. Chaque produit a sa propre façon d'émettre des cartes :
- Dépenses : vous remettez des cartes aux collaborateurs et chaque paiement devient une dépense du titulaire de la carte.
- Logiciels : chaque paiement avec une carte configurée pour un outil logiciel apparaît comme une dépense dans les détails de ce logiciel.
- Avantages : les collaborateurs paient avec leur carte d'avantages et chaque paiement est enregistré dans leurs avantages.
Les autres actions, comme définir des plafonds ou désactiver une carte, sont communes. Cette section traite des cartes pour Dépenses.
Cartes Factorial
Vue d'ensemble
Ce que vous obtenez
- Rien à rembourser. Les collaborateurs paient avec une carte d'entreprise, pas avec leur propre argent.
- Des dépenses qui se remplissent toutes seules. Chaque paiement crée la dépense et le titulaire n'a plus qu'à ajouter le justificatif. Voir Comment les paiements par carte sont-ils rapprochés des dépenses et des justificatifs ?.
- Un contrôle à la source. Définissez un plafond de dépenses et les catégories de commerçants où chaque carte fonctionne, et modifiez-les à tout moment. Voir Comment contrôler le montant qu'une carte peut dépenser, et où ?.
Comment elles fonctionnent
- Les cartes dépensent de l'argent que vous avez déposé au préalable, et non une ligne de crédit, et elles ne sont pas liées au compte bancaire de votre entreprise. Chaque entité légale a son propre compte de cartes (un solde distinct) que vous alimentez par virement bancaire. Lorsqu'il est épuisé, les paiements sont refusés jusqu'à ce que vous ajoutiez des fonds.
- Une carte appartient à une seule personne et ses paiements deviennent les dépenses de cette personne.
- Les cartes peuvent être utilisées à l'étranger ; des frais peuvent s'appliquer aux paiements à l'étranger ou dans une autre devise, demandez à votre Account Manager. Les titulaires peuvent les ajouter à Apple Pay ou Google Pay depuis l'application Factorial.
Ce qu'il vous faut d'abord
- Dépenses. Les cartes ne sont émises qu'aux utilisateurs de Dépenses (les personnes qui peuvent créer des dépenses).
- Une entité légale payeuse en Autriche, Belgique, Croatie, Chypre, Estonie, Finlande, France, Allemagne, Grèce, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Portugal, Slovaquie, Slovénie, Espagne ou Royaume-Uni.
Qui fait quoi
- Admins et finance avec Peut gérer les cartes : ouvrent le compte de cartes, ajoutent des fonds, créent et annulent des cartes, définissent les plafonds et statuent sur les demandes de carte.
- Collaborateurs : demandent une carte à usage unique, voient leurs cartes et leurs paiements, activent une carte physique et désactivent ou annulent leur propre carte.
Voir Qui peut gérer et demander des cartes Factorial ?.
Choisir la bonne carte (Dépenses)
Vue d'ensemble
Dans Dépenses, choisissez la carte qui correspond à la façon dont l'argent sera dépensé.
| Carte | À utiliser pour | Prête à l'emploi |
|---|---|---|
| Carte physique | En magasin et en ligne, pour une personne qui dépense régulièrement | Arrive par courrier (l'application indique sous une semaine). Le titulaire l'active |
| Carte virtuelle | Achats en ligne et abonnements | Dès qu'elle est émise |
| Carte à usage unique | Un seul achat jusqu'à un montant défini. Elle se ferme après utilisation | Dès qu'elle est émise |
Pour commencer : Comment ouvrir un compte de cartes Factorial, ajouter des fonds et consulter le solde ?, puis Comment créer ou demander une carte virtuelle, physique ou à usage unique ?, puis Comment contrôler le montant qu'une carte peut dépenser, et où ?. Chaque paiement apparaît dans Mes dépenses > Mes dépenses.
Conseils et bonnes pratiques
- Donnez à chaque personne qui dépense régulièrement sa propre carte plutôt que d'en partager une : chaque paiement arrive alors dans les dépenses de la bonne personne.
- Pour un abonnement, utilisez une Carte virtuelle avec un plafond mensuel et un alias portant le nom du service.
- Pour un achat ponctuel, utilisez une Carte à usage unique : rien à annuler ensuite.
- Gardez suffisamment de fonds sur le compte de cartes pour que les paiements ne soient pas refusés.
Résolution des problèmes et FAQ
Résolution des problèmes
- Je ne peux pas émettre de carte Factorial pour une personne. Le collaborateur doit être un utilisateur de Dépenses et avoir un e-mail dans son profil. Voir Comment ajouter des personnes à Dépenses ?.
- Je ne vois pas Cartes dans Trésorerie. Cartes dans Trésorerie est réservé aux personnes ayant Peut gérer les cartes et n'apparaît que si l'entité légale principale de votre entreprise se trouve dans un pays où les cartes sont disponibles (liste ci-dessus). Demandez l'autorisation à un admin.
- Mon pays ne figure pas dans la liste. Les comptes de cartes ne sont disponibles pour l'instant que dans les pays listés ci-dessus.
- Un paiement a été refusé pour fonds insuffisants. Ajoutez des fonds au compte de cartes. Voir Comment ouvrir un compte de cartes Factorial, ajouter des fonds et consulter le solde ?.
FAQ
1. Les cartes Factorial sont-elles des cartes de crédit ?
Non. Une carte Factorial est une carte de débit d'entreprise : elle dépense l'argent que vous avez déposé sur votre compte de cartes.
2. Les cartes Factorial ont-elles un code PIN ?
Les cartes physiques en ont un, et le titulaire d'une carte physique active peut voir le PIN dans Factorial. Les cartes virtuelles et à usage unique n'ont pas de PIN. Voir Comment activer ma carte Factorial et voir mon code PIN ?.
3. Puis-je utiliser une carte Factorial en magasin et en ligne ?
Une carte physique fonctionne en magasin et en ligne. Une carte virtuelle sert aux achats en ligne et aux abonnements, et une carte à usage unique convient à tout type d'achat jusqu'à son montant. Les titulaires peuvent ajouter une carte à Apple Pay ou Google Pay depuis l'application Factorial.
4. Puis-je retirer de l'argent liquide avec une carte Factorial ?
Les cartes Factorial servent aux achats. Les retraits d'espèces et les avances de fonds peuvent être refusés.
5. Un collaborateur est passé dans une autre entité légale. A-t-il besoin d'une nouvelle carte ?
Sa carte actuelle continue de payer depuis le compte de cartes de l'entité légale pour laquelle elle a été émise. Si la nouvelle entité légale doit payer, émettez une nouvelle carte, choisissez cette entité légale lors de sa création et annulez l'ancienne carte.
6. Puis-je utiliser des cartes Factorial sans ouvrir de compte de cartes ?
Non. Les cartes dépensent depuis un compte de cartes. Vous pouvez gérer les dépenses sans cartes : le compte n'est donc nécessaire que pour émettre des cartes Factorial.
7. Est-ce la même chose que ma carte d'avantages ?
Non. Ces articles traitent des cartes Factorial pour Dépenses. Les cartes d'avantages sont émises depuis Avantages et dépensent depuis leur propre compte d'avantages.
8. Pouvons-nous donner des cartes à davantage de personnes, par exemple des livreurs ?
Une carte est remise à un collaborateur dans Factorial qui est utilisateur de Dépenses et a un e-mail dans son profil. Les personnes qui ne sont pas des collaborateurs dans Factorial ne peuvent pas en recevoir. La possibilité d'être utilisateur de Dépenses dépend de votre offre. Votre Account Manager peut le confirmer.