Cet article s'adresse aux : équipes finance et administrateurs.
Un budget fixe le montant qu'un groupe de personnes peut dépenser sur une période, par exemple les déplacements d'une équipe pour le trimestre ou le budget d'un événement. Les dépenses s'y imputent au fur et à mesure, ce qui vous permet de voir ce qu'il reste et prévient les approbateurs lorsqu'une dépense dépasserait le budget, avant qu'ils ne l'approuvent.
Créer un budget
Vue d'ensemble
Un budget a un montant, une période et des dates, et appartient à une entité juridique dont il utilise la devise. Vous choisissez ses destinataires (les employés qui peuvent y imputer des dépenses), qui peut le consulter (Lecteurs) et qui peut le modifier (Propriétaires). Vous avez besoin de l'autorisation Créer des budgets financiers ou Gérer les budgets financiers.
Mode d'emploi
- Dans la barre latérale, allez dans Dépenses > Dépenses des employés, puis ouvrez l'onglet Budgets.
- Cliquez sur Ajouter un budget.
-
Informations de base :
- Choisissez l'Entité juridique.
- Saisissez le Nom du budget et, si vous le souhaitez, une Description du budget.
- Cliquez sur Continuer.
-
Accès :
- Choisissez les Propriétaires (vous êtes ajouté par défaut) et les Lecteurs.
- Cliquez sur Continuer.
-
Limites :
- Choisissez la Date de début (et une Date de fin facultative).
- Choisissez la Période : Aucune période, Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle.
- Saisissez la Limite et cliquez sur Continuer.
-
Répartition :
- Choisissez la Méthode de répartition : Répartition égale par employé ou Aucune répartition par employé.
- Cliquez sur Sélectionner les destinataires, recherchez ou filtrez, cochez les personnes et cliquez sur Appliquer la sélection.
- Cliquez sur Envoyer. Vous verrez « Enregistré avec succès » et le nouveau budget s'ouvre.
Suivre les dépenses par rapport à un budget
- Pour permettre aux employés de choisir un budget, allez dans Paramètres > Notes de frais > Formulaire de dépenses et activez le champ Budgets. Rendez-le Obligatoire si chaque dépense doit être imputée à un budget.
- Pour suivre un budget, ouvrez-le depuis l'onglet Budgets. Enregistrements affiche les dépenses qui lui sont imputées ; Employés affiche les destinataires.
Les approbateurs voient si chaque dépense est Dans le budget, en Risque budgétaire ou Hors budget. Être hors budget ne bloque jamais la soumission ni l'approbation.
Conseils et bonnes pratiques
- Utilisez des noms clairs indiquant l'objet et la période, par exemple Déplacements commerciaux T1.
- Commencez avec quelques budgets larges, puis ajoutez-en de plus précis là où vous avez besoin de plus de contrôle.
- Demandez à votre flux d'approbation d'envoyer les dépenses hors budget à la finance, afin qu'elles soient toujours examinées. Consultez Comment configurer le flux d'approbation ?
- Voir aussi : Comment choisir ce que demande le formulaire de dépenses ? · Comment configurer le flux d'approbation ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
Un employé ne trouve pas le budget sur sa dépense.
Dans le champ Budgets, les employés ne voient que les budgets dont ils sont destinataires et qui sont actifs à la Date du document de la dépense. Vérifiez qu'ils sont destinataires, que la Date du document se situe entre les dates de début et de fin du budget, et que le champ Budgets est activé dans Formulaire de dépenses.
Je ne vois pas un budget.
Avec Créer des budgets financiers, vous voyez les budgets dont vous êtes propriétaire, lecteur ou destinataire. Avec Gérer les budgets financiers, vous les voyez et les gérez tous.
Le montant du budget est dans la mauvaise devise.
Un budget utilise la devise de son entité juridique. Créez-le dans l'entité juridique dont vous avez besoin de la devise.
FAQ
1. Puis-je attribuer un budget à une équipe ou à un centre de coûts ?
Les budgets sont attribués à des personnes. Pour budgétiser une équipe ou un centre de coûts, sélectionnez ses membres comme destinataires.
2. Un employé peut-il faire partie de plusieurs budgets ?
Oui. Il choisit lequel sur chaque dépense.
3. Que se passe-t-il si une dépense dépasse le budget ?
Les approbateurs voient qu'elle est Hors budget et décident de l'approuver ou non : être hors budget est une information pour l'approbateur et ne bloque jamais la soumission ni l'approbation. La première fois qu'un budget est dépassé, ses propriétaires sont notifiés.
4. Si je modifie un budget, que deviennent les dépenses qui lui sont déjà imputées ?
Elles restent imputées au budget, et son statut (Dans le budget, Risque budgétaire ou Hors budget) est recalculé par rapport à la nouvelle limite. Vérifiez les nouveaux chiffres dans la page de détail du budget.
5. Que signifie Risque budgétaire ?
Risque budgétaire signifie que 90 % ou plus du budget est utilisé, donc qu'il en reste moins de 10 %. Les approbateurs voient si une dépense est Dans le budget, en Risque budgétaire ou Hors budget.
6. Comment une dépense dans une autre devise est-elle comptabilisée par rapport à un budget ?
Les dépenses dans une autre devise sont converties dans la devise du budget au taux de change de la date du reçu (du document).
7. Que peuvent faire les propriétaires d'un budget, et comment le montant est-il réparti ?
Les Propriétaires peuvent modifier les détails, l'accès, les limites et les employés du budget ; la personne qui crée le budget est ajoutée par défaut comme propriétaire. Avec Répartition égale par employé, le montant est réparti à parts égales entre les destinataires ; avec Aucune répartition par employé, personne n'a de montant personnel : tout le monde puise dans le même total.