Cet article s'adresse à : approbateurs.
Au lieu d'ouvrir les dépenses une par une, demandez à One, notre assistant IA, de vous montrer ce qui vous attend et d'approuver, rejeter ou renvoyer des dépenses avec des mots simples, sur le web ou dans l'application mobile. C'est le moyen le plus rapide d'écouler une file de petites dépenses conformes à la politique. One agit dès que vous le demandez, sans étape de confirmation.
Voir ce qui vous attend
Vue d'ensemble
One liste les dépenses qui attendent votre approbation avec les informations dont vous avez besoin pour décider : qui l'a envoyée, montant, catégorie, description, de qui elle attend la décision, et les éventuelles alertes ou résultats de politique. Vous devez avoir activé Dépenses et One. One ne travaille qu'avec les dépenses que vous pouvez voir et sur lesquelles vous pouvez décider.
Comment l'utiliser
- Ouvrez One.
- Demandez, par exemple « Quelles dépenses attendent mon approbation ? » ou « Montre-moi les dépenses qui m'attendent et qui ont des alertes de politique. »
- Posez des questions complémentaires sur n'importe quelle dépense de la liste.
Approuver, rejeter ou demander des modifications
Vue d'ensemble
Dites à One quoi faire et avec quelles dépenses : une ou plusieurs à la fois, à l'aide de critères comme le montant, l'employé ou le résultat de politique. Quand vous rejetez ou demandez des modifications, un motif est obligatoire : si vous n'en donnez pas, One vous le demande. Quand vous approuvez, le motif est facultatif.
Important : One ne vous demande pas de confirmer une approbation. Soyez précis sur les dépenses que vous visez.
Comment l'utiliser
- Approuver : « Approuve les dépenses qui m'attendent, conformes à la politique et inférieures à £20. »
- Rejeter : « Rejette mes approbations en attente qui ont des alertes de politique, avec le motif qu'elles sont hors politique. »
- Demander des modifications (une dépense à la fois) : « Demande des modifications sur la dépense de taxi : merci d'ajouter le reçu détaillé. »
Quand One a terminé, il vous indique quelles dépenses ont changé. Le résultat est le même que si vous décidiez sur la page de la dépense.
Conseils et bonnes pratiques
- Combinez One avec les Contrôles des dépenses. Demandez à One d'approuver ce qui est conforme à la politique et consacrez votre propre temps aux dépenses avec avertissements.
- Demandez d'abord, agissez ensuite. Si vous n'êtes pas sûr des dépenses qu'une demande va couvrir, demandez d'abord à One de les lister, puis demandez-lui d'approuver cette liste.
- Donnez un motif quand vous rejetez ou demandez des modifications. One l'exige ; sur la page de la dépense, il est facultatif mais utile. L'employé le voit.
- Vous pouvez aussi demander à One des choses que vous feriez sur la page de la dépense, comme « De qui cette dépense attend-elle la décision ? ».
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Dépannage et FAQ
Dépannage
One dit que certaines dépenses n'ont pas pu être approuvées.
Elles ne vous attendent pas : un autre approbateur doit décider d'abord, ou elles ont déjà été décidées. One n'approuve que votre étape du flux d'approbation.
One dit qu'on ne peut pas demander de modifications sur une dépense.
On ne peut demander des modifications que sur des dépenses En attente qui ont un flux d'approbation. Si la dépense est déjà approuvée ou rejetée, rien n'a été modifié.
J'ai approuvé les mauvaises dépenses avec One. Puis-je annuler ?
Pas depuis One. Demandez à une personne ayant l'autorisation Réinitialiser le flux d'approbation des dépenses de réinitialiser ces dépenses (cela fonctionne sur les dépenses En attente, Approuvées et Rejetées, pas sur celles déjà dans la paie, envoyées au paiement ou payées). Voir Pourquoi une dépense reste-t-elle En attente ou chez le mauvais approbateur ?.
FAQ
1. Que se passe-t-il après que One a approuvé, rejeté ou demandé des modifications ?
Exactement la même chose que quand vous décidez sur la page de la dépense : l'employé est notifié, l'approbateur suivant reçoit la demande, ou la dépense passe à Approuvée, Rejetée ou Modifications demandées. Votre décision est enregistrée sur la dépense.
2. Puis-je approuver plusieurs dépenses à la fois, ou tout ce qui m'attend ?
Oui, par exemple « Approuve les dépenses qui m'attendent. » One les approuve immédiatement, donc listez-les d'abord si vous n'êtes pas sûr de ce qui est inclus.
3. One peut-il approuver des dépenses qui attendent quelqu'un d'autre ?
Non. One ne décide que sur les dépenses qui vous attendent. Pour approuver en dehors du flux, une personne ayant l'autorisation Approbateur global des dépenses utilise Approbation globale sur la page de la dépense.
4. One me demande-t-il de confirmer avant d'approuver ?
Non. Il agit dès que vous le demandez. Pour les rejets et les demandes de modifications, il demande un motif si vous n'en avez pas donné.
5. Puis-je l'utiliser depuis mon téléphone ?
Oui, dans l'application mobile Factorial.
6. One peut-il réinitialiser le flux d'approbation d'une dépense ?
Non. Une personne ayant l'autorisation Réinitialiser le flux d'approbation des dépenses le fait depuis Dépenses > Dépenses des employés.
7. Puis-je approuver un groupe de dépenses entier avec One ?
One décide sur les dépenses une par une. Pour approuver un groupe dans son ensemble, utilisez la page du groupe.
8. Comment rejeter une dépense ou demander des modifications sans One ?
Ouvrez la dépense, ou utilisez Dépenses > Dépenses des employés, et décidez là. Sur la page, le motif est facultatif. Voir Comment approuver, rejeter ou renvoyer une dépense ?