Envoyez vos reçus à One, notre assistant IA : il crée une dépense pour chacun, rapproche ceux que vous avez payés avec une carte Factorial et les envoie pour approbation quand vous le lui dites. Plus besoin de remplir un formulaire par reçu.

Créer des dépenses à partir de vos reçus

Vue d'ensemble

Utilisez-le quand vous avez plusieurs reçus à déclarer, par exemple après un déplacement. Envoyez jusqu'à 10 fichiers (photos ou PDF) à la fois. One doit être disponible pour vous, et vous devez pouvoir créer des dépenses.

Mode d'emploi

Sur l'application mobile

1. Ouvrez One et joignez les reçus : prenez une photo ou choisissez des fichiers.
2. Écrivez ce que vous voulez, par exemple « crée mes dépenses à partir de ces reçus ».
3. Répondez aux questions de One et dites-lui s'il doit les envoyer pour approbation.

Sur le web

1. Allez dans Mes dépenses > Mes notes de frais.
2. Cliquez sur Nouvelle dépense et choisissez Téléverser des reçus.
3. Choisissez vos reçus. One s'ouvre avec « Crée ces dépenses pour moi » et crée les brouillons, en demandant ce qu'il ne peut pas lire mais que votre entreprise exige (par exemple un projet).
4. Vérifiez la liste des brouillons (fournisseur, montant, total) et tout ce que One signale comme peu clair.
5. One demande s'il doit les envoyer pour revue ou les garder en brouillon. Choisissez Tout envoyer pour revue ou Tout garder en brouillon (le libellé compte vos reçus, par exemple Tout envoyer pour revue (3)), puis Envoyer.
6. One confirme qu'elles sont en attente d'approbation. Elles sont envoyées sous forme d'un seul groupe de dépenses, nommé d'après les fournisseurs, pour être examinées ensemble : retrouvez-le dans Mes dépenses > Mes notes de frais > Groupes.

Ajouter un reçu à un paiement par carte depuis la notification

Mode d'emploi

Quand vous payez avec une carte Factorial, votre téléphone vous demande le reçu.

1. Appuyez sur la notification (« Veuillez ajouter un reçu pour enregistrer la dépense. »).
2. One s'ouvre avec Ajoutez votre reçu. Appuyez sur Prendre une photo, Choisir dans la galerie ou Téléverser un document.
3. One rapproche le reçu du paiement par carte et envoie la dépense pour revue.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

One a ignoré un fichier.
One liste chaque fichier ignoré avec la raison, par exemple ce n'était pas un reçu, le type de fichier n'est pas pris en charge ou rien n'a pu être lu. Reprenez la photo ou téléversez le PDF d'origine.

Un reçu d'une photo partagée a gardé toute la photo.
Si One ne peut pas découper proprement un reçu dans la photo, cette dépense garde la photo entière, et One vous le dit. La dépense est tout de même créée.

One dit qu'une dépense déclarée pour quelqu'un d'autre ne peut pas être groupée.
C'est normal : les dépenses déclarées au nom d'une autre personne sont créées une par une.

Je ne vois pas Téléverser des reçus.
One n'est pas disponible pour vous, ou vous ne pouvez pas créer de dépenses. Utilisez plutôt Nouvelle dépense > Dépense ordinaire. Si vous ne voyez pas du tout Nouvelle dépense, consultez Comment créer une dépense ?.

J'ai appuyé sur la notification de la carte et One ne s'est pas ouvert.
Si vous n'avez pas One, la notification ouvre à la place le brouillon de la dépense par carte, où vous pouvez ajouter le reçu vous-même.

FAQ

1. Plusieurs reçus sur une photo : pourquoi la ventilation de la TVA manque-t-elle sur l'un d'eux ?

Si un reçu de la photo est petit, plié ou en partie couvert, One peut ne pas lire ses lignes de taxes. Ajoutez la TVA à la main sur cette dépense, ou photographiez ce reçu séparément.

2. One a créé une dépense par reçu, mais un téléversement simple n'en a créé qu'une. Est-ce un bug ?

Non. Nouvelle dépense > Dépense ordinaire crée une dépense par téléversement, avec tous les fichiers joints. One crée une dépense pour chaque reçu qu'il trouve, et les regroupe quand il y en a deux ou plus.

3. One envoie-t-il mes dépenses sans demander ?

Seulement si vous lui avez demandé de les envoyer dans le même message. Sinon, il crée des brouillons et vous demande d'abord.

4. One peut-il changer à qui appartient une dépense ?

One peut déplacer vers une autre personne un brouillon que vous avez créé à la main, si vous êtes autorisé à déclarer des dépenses au nom de cette personne. Une dépense par carte ne change jamais de titulaire.

5. Que fait One d'une photo qui montre plusieurs reçus ?

One crée une dépense pour chaque reçu de la photo, chacune avec sa propre partie de la photo jointe.

6. One créera-t-il un doublon si le reçu correspond à un paiement par carte Factorial ?

En général non. Si un reçu correspond à un paiement par carte Factorial en attente sous forme de brouillon, One joint le reçu à cette dépense par carte au lieu d'en créer une nouvelle. One rapproche par montant et par date. S'il ne peut pas rapprocher, par exemple à cause d'un pourboire ou d'une autre devise, il crée une dépense séparée : consultez Dépenses par carte et dépenses manuelles.

7. Et si j'envoie à One un reçu que j'ai déjà déclaré ?

Si un reçu ressemble à un reçu que vous venez de déclarer, One vous dit de quelle dépense il s'agit et ne la crée pas de nouveau.

8. Pourquoi mes dépenses créées par One sont-elles dans un groupe de dépenses ?

Quand One crée deux nouvelles dépenses ou plus pour vous, il les met dans un même groupe de dépenses pour qu'elles soient examinées ensemble.

9. Puis-je dire à One d'envoyer mes reçus pour approbation tout de suite ?

Oui. Ouvrez One depuis n'importe où, joignez les reçus et écrivez, par exemple, « Voici mes reçus du déplacement à Manchester, envoie-les pour approbation ». One les crée et les envoie sans redemander.

10. Que puis-je demander d'autre à One à propos de mes dépenses ?

Demandez avec vos propres mots ; One n'agit que sur ce que vous demandez et vous dit ce qu'il a fait. Par exemple : « Envoie mes brouillons de dépenses pour approbation » ; « J'ai payé ceci avec ma carte personnelle » (marque la dépense comme remboursable à vous) ; « Crée-les pour mon collègue » (en le nommant), si vous êtes autorisé à déclarer des dépenses au nom d'une autre personne ; « Remets ma dépense de taxi en brouillon » (seulement tant qu'elle est En attente) ; « Ajoute un commentaire à la dépense d'hôtel : le client a payé le petit-déjeuner » ; « Montre mes dépenses en attente » ou « Qu'ai-je dépensé le mois dernier ? ».