Une dépense a deux montants : ce que dit le reçu et ce qui vous est remboursé. Bien les renseigner évite que des dépenses soient renvoyées, une TVA erronée en comptabilité et des personnes payées d'un mauvais montant.

Montant du document et montant remboursable

Vue d'ensemble

• Montant total du document (mobile : Montant du document) : le total figurant sur le reçu ou la facture, taxes comprises, dans la devise du reçu. Il doit correspondre au reçu.
• Montant remboursable : ce que l'entreprise vous rembourse. Il peut être inférieur au reçu, mais pas supérieur. (Pour un reçu dans une autre devise, il existe une petite marge : voir ci-dessous.)

Exemples :

• Un repas d'affaires de 120,00 £ dont 30,00 £ pour votre invité : document 120,00 £, remboursable 90,00 £.
• Une facture d'hôtel de 300,00 £ avec 50,00 £ de minibar que vous payez vous-même : document 300,00 £, remboursable 250,00 £.

Comment faire

1. Ouvrez le brouillon et vérifiez le Montant total du document par rapport au reçu.
2. Si vous demandez moins, modifiez le Montant remboursable et expliquez pourquoi dans Description.
3. Si rien ne vous est dû (par exemple, vous avez payé avec une carte de l'entreprise), désactivez Cette dépense est remboursable.
4. Cliquez sur Envoyer pour approbation.

Reçus dans une autre devise

Saisissez le Montant total du document et la Devise du document exactement comme sur le reçu. Factorial le convertit dans la Devise de remboursement au taux de change de la date du reçu et affiche le taux utilisé. Vous pouvez augmenter le montant remboursable jusqu'au montant débité par votre banque, dans la limite de 5 % au-dessus du montant converti. Détails complets : Dépenses dans une autre devise.

Taxes

Le détail des taxes (base imposable + montant de la taxe, pour chaque taux de TVA) doit totaliser le montant total du document.

• Sinon, selon la configuration de votre entreprise, vous verrez « Le détail des taxes est supérieur de [montant] au total du document » (ou inférieur). Corrigez les lignes pour qu'elles correspondent au reçu.
• Si vous modifiez le total après avoir renseigné les taxes, cliquez sur Recalculer les taxes pour les recalculer aux mêmes taux, ou fermez l'avis pour les conserver (par exemple, après avoir ajouté un pourboire sans taxe).
• Besoin de plus d'un taux de TVA ? Cliquez sur Ajouter un détail de taxes.
• Une ligne de taxe qui ne peut pas être correcte vous empêche d'envoyer : par exemple une base imposable supérieure au total du document, un montant de taxe supérieur à sa base imposable ou un pourcentage supérieur à 100 %. Corrigez la ligne.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

« Le montant remboursable ne peut pas dépasser le montant du reçu ».
Vous demandez plus que le reçu (le montant du reçu est le Montant total du document). Dans la même devise, le montant remboursable peut être au maximum le total du document. Dans une autre devise, au maximum 5 % au-dessus du montant converti. Vérifiez les deux montants et les devises.

« Nous n'avons pas pu obtenir de taux de change pour convertir en [devise] ».
Saisissez le montant remboursable à la main avant d'enregistrer, à l'aide de votre relevé bancaire.

« Le montant remboursable ne peut pas être nul ».
Saisissez le montant à rembourser, ou désactivez Cette dépense est remboursable si rien ne vous est dû.

« Montant de taxe, base imposable ou pourcentage non valide ».
Une des lignes de taxe ne peut pas être correcte : une base imposable supérieure au total du document, un montant de taxe supérieur à sa base imposable ou un pourcentage supérieur à 100 %. Comparez la ligne au reçu et corrigez-la.

« La date du document ne peut pas être à plus d'un jour dans le futur ».
La date du document est postérieure de plus d'un jour à aujourd'hui, généralement à cause d'une date mal lue ou d'une faute de frappe (par exemple la mauvaise année). Vérifiez le reçu et corrigez la Date du document, puis renvoyez la dépense.

Les taxes ne concordent plus après avoir changé le total.
Factorial affiche un avis quand le détail des taxes ne correspond plus au total du document. Cliquez sur Recalculer les taxes pour recalculer aux mêmes taux, ou fermez l'avis pour laisser les taxes telles quelles.

FAQ

1. Ma banque m'a débité plus que le montant converti. Pourquoi est-il indiqué « Le montant remboursable ne peut pas dépasser le montant du reçu » ?

Vous pouvez demander jusqu'à 5 % de plus que le montant converti au taux de change de la date du reçu. Si votre banque a débité davantage, par exemple avec des frais de transaction à l'étranger, vous ne pouvez pas ajouter la différence à cette dépense. Demandez à votre équipe finance comment elle souhaite que les frais bancaires soient déclarés.

2. Quel taux de change Factorial utilise-t-il ?

Celui de la date du reçu. La dépense affiche le taux et sa date. Voir Dépenses dans une autre devise.

3. Mon approbateur peut-il changer le montant ?

Les personnes autorisées à modifier les dépenses en attente le peuvent, tant que la dépense est en attente. Les mêmes limites s'appliquent.

4. De combien puis-je ajuster un montant en devise étrangère ?

Jusqu'à 5 % au-dessus du montant converti par Factorial. Dans cette limite, vous pouvez saisir le montant de votre relevé bancaire.

5. Dois-je convertir moi-même un reçu en devise étrangère ?

Non. Saisissez le reçu tel quel, avec le montant et la devise du reçu, et laissez Factorial le convertir.

6. Comment changer le montant d'une dépense déjà envoyée ?

Tant qu'elle est En attente, cliquez sur Remettre en brouillon, modifiez les montants et renvoyez-la : voir Comment modifier ou retirer une dépense ?. Une fois approuvée, elle ne peut plus être modifiée : demandez à votre admin ou à l'équipe finance. Le montant d'une dépense de la carte Factorial ne peut être modifié dans aucun statut.