Cet article s'adresse à : administrateurs, équipes finance et approbateurs.
Les Contrôles des dépenses évitent à votre équipe la révision manuelle. One, notre assistant IA, vérifie chaque dépense par rapport à votre politique de dépenses dès qu'il a les informations nécessaires, et indique aux employés et aux réviseurs ce qu'il faut corriger, de sorte que votre équipe ne révise que les dépenses qui demandent une décision.
Contrôles des dépenses
Vue d'ensemble
Chaque entreprise démarre avec 28 contrôles prédéfinis (tableau ci-dessous) et vous ajoutez les vôtres avec des mots simples. Les contrôles n'empêchent jamais personne de soumettre ni d'approuver. Les réviseurs décident, sauf si vous configurez votre flux d'approbation pour approuver ou rejeter automatiquement. Vous cherchez les Politiques de dépenses ? Ce sont désormais les Contrôles des dépenses.
Ce dont vous avez besoin : l'autorisation Peut accéder aux paramètres des dépenses et One activé dans votre entreprise. Configurer vos contrôles avec One est gratuit ; chaque dépense vérifiée utilise 2 crédits One (voir FAQ 14).
Comment l'utiliser
- Allez dans Paramètres > Dépenses > Automatisations > Contrôles des dépenses. L'étiquette à côté du titre indique Activé ou Désactivé.
- Cliquez sur Modifier les contrôles. One s'ouvre avec quelques suggestions.
- Choisissez-en une, ou décrivez votre règle et précisez s'il s'agit d'un avertissement ou d'une règle hors politique, par exemple « Les personnes peuvent dépenser au maximum £100 par semaine en repas ».
- One ajoute chaque règle qu'il peut vérifier sous Signalements légers — avertissement ou Signalements graves — hors politique, et vous indique si une règle ne peut pas être vérifiée.
- Continuez à discuter pour ajuster, puis cliquez sur Enregistrer. Quitter la page avant d'enregistrer fait perdre votre brouillon.
Désactiver le bouton à côté de Contrôles des dépenses envoie chaque dépense en révision manuelle via votre flux d'approbation ; vos contrôles sont conservés.
Contrôles prédéfinis
Les signalements graves signifient hors politique ; les signalements légers sont des avertissements (voir FAQ 8).
| Groupe | Signalements graves (12) | Signalements légers (16) |
|---|---|---|
| Délais | Date postérieure à l'envoi · hors du contrat de l'employé | Envoyée plus de 30 jours après la date du document · date du document décalée de plus d'un jour par rapport au reçu |
| Reçus | Manquant, illisible, ticket de terminal de paiement, non détaillé, facturé à une autre entreprise | |
| Ce qui a été acheté | Tabac et jeux d'argent, amendes, cartes cadeaux et espèces, articles ménagers, extras d'hôtel et de voyage, soins personnels, frais de famille et d'animaux, abonnements personnels, dons | |
| Montants | Réclamer plus de 1 % au-dessus du total du reçu | Devise différente de celle du reçu |
| Contexte | Aucun but professionnel, invités non nommés, catégorie inadaptée | |
| À examiner | Alcool, classe affaires, week-end ou jour férié, congés (nécessite le module Congés), kilométrage un jour de location de voiture |
Ce que voient les employés et les réviseurs
Chaque dépense reçoit un résultat (Conforme à la politique, Avertissement, Hors politique ou Vérification impossible) avec l'explication de One pour chaque signalement. Les employés le voient sur le brouillon et peuvent le corriger d'abord. Les réviseurs voient une recommandation dans la demande d'approbation, par exemple « Approbation recommandée ». La colonne Alertes de la liste des dépenses affiche les signalements.
Pour approuver automatiquement les dépenses conformes à la politique, utilisez le résultat dans votre flux d'approbation (voir FAQ 2).
Conseils et bonnes pratiques
- Partez des contrôles prédéfinis et supprimez ceux qui ne conviennent pas à votre entreprise, plutôt que de tout écrire de zéro.
- Utilisez les avertissements pour « à examiner » et le hors politique pour les limites strictes. Trop de signalements graves habituent les réviseurs à les ignorer.
- Décidez ce qui arrive aux dépenses qui n'ont pas pu être vérifiées dans votre flux d'approbation, pour qu'aucune ne soit approuvée par erreur sans relecture.
- Vous voulez que les employés lisent aussi votre politique ? Publiez-la comme document dans le Manuel. Les Contrôles des dépenses l'appliquent ; le Manuel la partage.
- Voir aussi : Comment configurer le flux d'approbation ? · Comment gérer les dépenses en double ? · Comment Factorial détecte-t-il automatiquement les doublons et autres erreurs ? · Comment rédiger une politique de dépenses que One peut vérifier ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
- Une dépense indique qu'elle n'a pas pu être vérifiée. Il se peut que votre entreprise n'ait plus de crédits One, que le contrôle ne soit pas terminé en 1 heure ou qu'une erreur temporaire soit survenue. Révisez-la manuellement. Modifier la dépense relance les contrôles.
- Une dépense affiche en permanence « Vérification de la politique de votre entreprise en cours... » Pendant l'exécution des contrôles, la dépense affiche ce message. L'employé peut quand même la soumettre et l'approbation démarre au plus tard après 1 heure. Si elle reste ainsi plus longtemps, contactez notre équipe d'assistance avec le lien vers la dépense.
- Les dépenses n'affichent aucun résultat. Vérifiez que les Contrôles des dépenses sont Activés, que vous avez enregistré au moins un contrôle et que One est activé. Les brouillons ne sont vérifiés qu'une fois tous les détails obligatoires renseignés.
- « Ces contrôles n'ont pas pu être enregistrés. » Le brouillon de One n'a pas passé la validation. Demandez à One d'affiner les contrôles et réessayez.
- Je ne vois pas le bouton Modifier les contrôles. Vérifiez que One est activé pour votre entreprise et que vous avez l'autorisation Peut accéder aux paramètres des dépenses.
FAQ
1. Que voient les employés et les réviseurs pour chaque résultat des Contrôles des dépenses ?
Chaque résultat affiche un message différent à l'employé et au réviseur, ainsi qu'une courte explication de One pour chaque signalement, par exemple quelle était la limite et de combien la dépense l'a dépassée :
| Résultat | L'employé voit | Le réviseur voit |
|---|---|---|
| Conforme à la politique | « Prête à envoyer » | « Approbation recommandée » |
| Avertissement | « À vérifier avant l'envoi » (brouillon) ou « Votre approbateur pourrait vous poser des questions à ce sujet » (soumise) | « Révision recommandée » |
| Hors politique | « Elle risque de vous être renvoyée » | « Rejet recommandé » |
| Vérification impossible | Un message indiquant que la dépense n'a pas été vérifiée | Un message indiquant que la dépense n'a pas été vérifiée : révisez-la manuellement |
2. Puis-je approuver automatiquement les dépenses conformes à la politique ?
Oui. Dans Paramètres > Dépenses > Flux d'approbation, cliquez sur Modifier et demandez à One, par exemple « Approuve automatiquement les dépenses qui réussissent les contrôles des dépenses, envoie les avertissements au manager de l'employé et envoie tout ce qui est hors politique à la finance. » Puis relisez le flux et cliquez sur Enregistrer. Voir Comment configurer le flux d'approbation ?.
3. Que font les Contrôles des dépenses qu'une révision manuelle ne fait pas ?
One vérifie chaque dépense et recommande d'approuver, d'y jeter un œil ou de rejeter, de sorte que votre équipe ne passe du temps que sur les dépenses qui demandent une décision. Il vérifie vos règles pour les dépenses normales, de kilométrage et de forfait journalier, et additionne les dépenses sur la journée, la semaine ou le mois. Il lit le reçu (facture détaillée, TVA, alcool ou tabac, type d'établissement, totaux qui ne concordent pas), donc les totaux qui ne concordent pas ou les montants modifiés sont signalés avant d'être payés.
4. Comment les Contrôles des dépenses aident-ils les employés à remplir correctement leurs dépenses ?
Les Contrôles des dépenses affichent le résultat pendant que la dépense est encore un brouillon, avec une explication claire, de sorte que les dépenses arrivent justes du premier coup et que les personnes sont remboursées plus vite. One transforme votre politique, écrite avec vos propres mots, en contrôles et vous dit si une règle ne peut pas être vérifiée, de sorte que votre vraie politique s'applique à chaque dépense, au lieu d'un PDF que personne ne lit ou d'un formulaire qui ne couvre que certains cas.
5. Quels contrôles prédéfinis chaque entreprise reçoit-elle ?
Chaque entreprise démarre avec 28 Contrôles des dépenses prédéfinis répartis en six groupes (délais, reçus, ce qui a été acheté, montants, contexte, à examiner) : 12 signalements graves et 16 signalements légers, listés dans le tableau sous Contrôles prédéfinis. Ils sont activés par défaut. Demandez à One de modifier ou de supprimer n'importe lequel : c'est gratuit. Chaque dépense vérifiée utilise 2 crédits One, une fois par dépense. Le contrôle des congés nécessite le module Congés. Si vous aviez des politiques de dépenses, vos règles converties sont ajoutées aussi.
6. Que puis-je demander à One de vérifier ?
Des limites par dépense (« Les hôtels peuvent coûter au maximum £150 la nuit »), des limites dans le temps (totaux quotidiens, hebdomadaires ou mensuels), des délais (« Signale toute dépense soumise plus de 30 jours après la date du document »), des catégories, le kilométrage et les forfaits journaliers (par exemple une distance maximale pour le kilométrage), des règles pour certaines personnes seulement (par équipe, contrat ou autres données de l'employé), ce qui figure sur le reçu (« Les repas de plus de £50 nécessitent une facture détaillée indiquant la TVA », TVA, articles interdits, type d'établissement, ou une devise ou une catégorie différente de celle de la dépense), et les commerçants que vous ne remboursez jamais, comme les casinos. Vous pouvez ajuster les contrôles en discutant, par exemple « passe la limite des repas à £120 pour l'équipe Ventes » ou « supprime le contrôle du week-end ».
7. Ai-je besoin d'un contrôle pour les dépenses en double ou les forfaits journaliers qui se chevauchent ?
Non. Factorial signale, sans contrôle, les dépenses qui ressemblent à une dépense déjà soumise et les forfaits journaliers qui se chevauchent. Les alertes de doublon ne sont visibles que par les personnes qui peuvent voir toutes les dépenses de l'entreprise. Voir Comment gérer les dépenses en double ? et Comment Factorial détecte-t-il automatiquement les doublons et autres erreurs ?.
8. Quelle est la différence entre un signalement grave et un signalement léger ?
Un signalement grave (hors politique) signifie que One indique à l'employé que la dépense risque de lui être renvoyée et conseille au réviseur de ne pas l'approuver en l'état. Un signalement léger (avertissement) signifie que One avertit l'employé et demande au réviseur d'y jeter un œil ; la dépense suit quand même son cours. Dites à One lequel vous voulez pour chaque règle, par exemple « rends l'absence de reçu hors politique, et le contrôle du week-end seulement un avertissement ».
9. Quand les Contrôles des dépenses s'exécutent-ils ?
Les contrôles démarrent une fois que la dépense a tous ses détails obligatoires ; les employés peuvent la soumettre entre-temps. Les contrôles s'exécutent à nouveau quand la dépense est modifiée (en brouillon, en révision ou renvoyée pour modifications). Les dépenses approuvées, rejetées et payées ne sont pas vérifiées.
10. Quelqu'un est-il notifié quand les Contrôles des dépenses se terminent ?
Non. Personne ne reçoit d'e-mail ni de notification à la fin des contrôles. Le résultat figure sur la dépense.
11. Le flux d'approbation attend-il les Contrôles des dépenses ?
Oui. Le flux d'approbation attend la fin des contrôles. S'ils ne sont pas terminés après 1 heure, l'approbation démarre quand même et la dépense indique qu'elle n'a pas pu être vérifiée.
12. Puis-je filtrer la liste des dépenses par résultat de politique ?
La colonne Alertes de la liste des dépenses affiche Conforme à la politique ou le titre de chaque signalement, et vous pouvez utiliser le filtre Alertes pour trouver les dépenses avec un signalement. Pour voir les dépenses prêtes à approuver, utilisez l'onglet Prêtes à approuver dans Dépenses > Dépenses des employés. Voir Comment trouver les dépenses que je dois approuver ?.
13. Que sont devenues mes politiques de dépenses ?
Elles ont été transformées en Contrôles des dépenses, de sorte que les dépenses continuent d'être vérifiées selon les mêmes règles, en plus des contrôles prédéfinis. Les règles converties sont des signalements légers (avertissements). Si une règle convertie s'applique à un groupe de personnes, demandez à One de la mettre à jour quand des personnes rejoignent le groupe.
14. Combien de crédits One les Contrôles des dépenses utilisent-ils ?
Chaque dépense vérifiée utilise 2 crédits One, une fois par dépense : la vérifier à nouveau après une modification est gratuit. Vous les verrez sous Règles de la politique de dépenses dans votre consommation de crédits One. Écrire ou modifier vos contrôles avec One est gratuit. Si votre entreprise n'a plus de crédits, les nouvelles dépenses ne sont pas vérifiées par rapport à votre politique et sont révisées manuellement. La détection des doublons et les autres contrôles intégrés continuent de fonctionner : ils n'utilisent pas de crédits.
15. Je suis employé. Puis-je désactiver le message de politique sur ma dépense ?
Non, ce sont les administrateurs de votre entreprise qui décident si les contrôles sont activés. Le message est là pour vous aider : il vous indique quoi corriger avant d'envoyer. Il ne vous empêche jamais de soumettre.
16. Puis-je configurer les Contrôles des dépenses sans One ?
Non. One est le seul moyen de créer et de modifier les contrôles. C'est ce qui vous permet d'écrire n'importe quelle règle dont votre politique a besoin. Vous relisez toujours chaque modification avant d'enregistrer.
17. Un réviseur peut-il ignorer un signalement ?
Oui. Les signalements sont des recommandations : les réviseurs peuvent approuver une dépense signalée ou rejeter une dépense conforme à la politique. L'exception est un flux d'approbation que vous avez configuré pour approuver ou rejeter automatiquement.
18. Puis-je relancer les contrôles sur une dépense ?
Il n'y a pas de bouton pour cela. Les contrôles s'exécutent à nouveau automatiquement quand la dépense est modifiée.
19. One dit qu'il ne peut pas vérifier l'une de mes règles. Pourquoi ?
One ne peut vérifier que ce qui figure dans Factorial ou sur le reçu. Par exemple, il ne peut pas savoir si un dîner client a été convenu par e-mail.
20. One modifie-t-il mes contrôles tout seul ?
Non. Les modifications ne prennent effet que lorsque vous cliquez sur Enregistrer.