Si vous gérez les dépenses d'autres personnes, par exemple un assistant qui réserve les voyages d'une équipe, vous pouvez saisir une dépense pour un autre employé (la lui attribuer) et l'envoyer pour lui. La dépense lui appartient : elle suit son flux d'approbation, lui est remboursée, et il est notifié.

Déclarer une dépense au nom de quelqu'un

Vue d'ensemble

Vous pouvez déclarer des dépenses ordinaires, des frais kilométriques et des indemnités journalières pour une autre personne. Avant de commencer :

• Vous avez besoin de l'autorisation Ajouter de nouvelles dépenses au nom d'une autre personne. Votre administrateur la définit dans Paramètres > Autorisations, et l'activer active aussi les autorisations de créer et de voir les dépenses.
• Cela dépend de votre offre. Votre Account Manager peut le confirmer.
• Si votre entreprise paie par utilisateur, vous devez tous les deux être des utilisateurs de Dépenses.
• L'autre personne doit appartenir à une entité juridique du même pays que la vôtre.

Mode d'emploi

Sur le web

1. Allez dans Mes dépenses > Mes notes de frais et cliquez sur Nouvelle dépense > Dépense ordinaire (ou Frais kilométriques / Indemnité journalière).
2. Dans Téléverser un document, cliquez sur Passer cette étape. Le formulaire s'ouvre avec le champ Titulaire de la dépense (la fenêtre de scan crée des dépenses uniquement pour vous).
3. Dans Titulaire de la dépense, choisissez la personne concernée par la dépense.
4. Ajoutez son reçu dans le formulaire et renseignez les informations.
5. Cliquez sur Enregistrer comme brouillon. La dépense affiche la personne comme Titulaire et vous comme Déclarant.
6. Cliquez sur Envoyer pour approbation.

Sur l'application mobile

1. Ouvrez Dépenses, appuyez sur Ajouter et choisissez le type.
2. Dans Titulaire de la dépense, sélectionnez la personne.
3. Ajoutez le reçu, complétez le formulaire et appuyez sur Envoyer pour approbation.

Avec One
Joignez les reçus et dites à One pour qui ils sont, par exemple « crée ces dépenses pour [nom] ». Consultez Comment soumettre des dépenses en envoyant des reçus à One ?.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

Je ne vois pas le champ Titulaire de la dépense (même en tant qu'administrateur).
Être administrateur ne suffit pas. Vérifiez quatre points : vous avez l'autorisation, votre offre l'inclut, vous êtes un utilisateur de Dépenses (si votre entreprise paie par utilisateur), et vous n'êtes pas parti d'un reçu scanné. Dans ce cas, cliquez sur Passer cette étape dans Téléverser un document pour obtenir le formulaire avec Titulaire de la dépense.

La personne dont j'ai besoin n'est pas dans la liste, ou je ne peux pas lui attribuer la dépense.
Elle appartient peut-être à une entité juridique d'un autre pays, ou elle n'est peut-être pas utilisateur de Dépenses (si votre entreprise paie par utilisateur). Demandez à votre administrateur.

« L'employé [nom] ne peut pas créer de dépenses ».
La personne choisie n'est pas utilisateur de Dépenses (si votre entreprise paie par utilisateur), ou ce type de dépense (ordinaire, frais kilométriques ou indemnité journalière) est désactivé pour votre entreprise. Demandez à votre administrateur de l'ajouter (consultez Comment ajouter des personnes à Dépenses ?) ou de vérifier Paramètres > Dépenses > Types de dépense, puis réessayez.

« Impossible de déclarer des dépenses au nom de cet employé ».
Mêmes raisons que ci-dessus. Votre administrateur peut vérifier votre autorisation et son accès à Dépenses.

FAQ

1. Est-il normal que le titulaire de la dépense ne puisse pas être changé ?

Oui. Dans l'application, le titulaire est fixé à la création de la dépense. One peut déplacer vers une autre personne un brouillon que vous avez créé à la main, si vous êtes autorisé à déclarer des dépenses au nom de cette personne. Les dépenses par carte et les dépenses déjà envoyées ne changent jamais de titulaire. Sinon, supprimez le brouillon et recréez-le pour la bonne personne.

2. L'employé peut-il voir la dépense que j'ai créée pour lui ?

Oui. Le titulaire est notifié (« Nouvelle dépense déclarée pour vous ») et la voit dans ses propres Mes dépenses.

3. Qui l'approuve ?

Les personnes du flux d'approbation du titulaire, pas du vôtre. Le remboursement va au titulaire.

4. Et si je n'ai pas le reçu ?

Demandez une copie à l'employé. La plupart des entreprises exigent un reçu pour envoyer une dépense.

5. Puis-je encore voir et modifier une dépense que j'ai déclarée pour quelqu'un d'autre ?

Oui. Elle apparaît aussi dans vos Mes dépenses, et vous pouvez filtrer la liste par titulaire. En tant que déclarant, vous pouvez la modifier, la supprimer ou l'envoyer tant qu'elle est en brouillon, et la retirer avec Remettre en brouillon tant qu'elle est En attente.

6. One vérifie-t-il que je suis autorisé à déclarer pour cette personne ?

Oui. Quand vous demandez à One de créer des dépenses pour quelqu'un d'autre, il vérifie que vous y êtes autorisé et les crée au nom de cette personne.

7. Puis-je laisser quelqu'un d'autre modifier mes brouillons de dépenses ?

Seuls vous (le titulaire) et la personne qui a déclaré la dépense pouvez modifier un brouillon. Si un assistant doit gérer vos dépenses, il peut les déclarer pour vous avec les étapes ci-dessus, et vous pouvez alors tous les deux modifier les brouillons. Une personne ayant l'autorisation Peut modifier les dépenses en attente peut modifier une dépense déjà En attente, mais pas un brouillon.

8. Un utilisateur externe peut-il déclarer des dépenses pour quelqu'un d'autre ?

Non. Seuls les employés peuvent déclarer une dépense pour quelqu'un d'autre. Un utilisateur externe (une personne ayant accès à Factorial mais sans profil d'employé, comme un conseiller extérieur) ne le peut pas, même avec l'autorisation, car Factorial vérifie que la personne qui déclare est un employé d'une entité juridique du même pays que le titulaire de la dépense.