Rollen und Berechtigungen im Spesenmodul bestimmen, was jeder Mitarbeiter tun kann, von der Einreichung eigener Spesen über die Genehmigung von Teamspesen bis hin zur Verwaltung unternehmensweiter Einstellungen.

Berechtigungen sind in Berechtigungsgruppen organisiert. Jeder Mitarbeiter gehört einer Gruppe an, und jede Gruppe verfügt über eigene Berechtigungen. Sie können Standardgruppen bearbeiten oder benutzerdefinierte Gruppen für bestimmte Rollen wie Finanzmanager, Teamleiter oder externe Prüfer erstellen.

Anwendung

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
2. Klicken Sie auf „Berechtigungen “ (oder geben Sie „Berechtigungen“ in die Suchleiste ein).
3. Wählen Sie eine vorhandene Gruppe aus, indem Sie auf „ Gruppe anzeigen “ klicken, oder klicken Sie auf „+ Neue Gruppe“, um eine neue Gruppe zu erstellen.
4. Innerhalb jeder Gruppe können Sie Folgendes konfigurieren:
   • Berechtigungen – was die Gruppe tun kann
   • Delegierte Berechtigungen – ob sie Berechtigungen für andere verwalten können
   • Mitarbeiter – wer gehört zur Gruppe
   • Externe Benutzer – externe Mitarbeiter mit bestimmten Rechten

Erstellen einer benutzerdefinierten Berechtigungsgruppe

Mit benutzerdefinierten Gruppen können Sie Berechtigungen für bestimmte Rollen oder Abteilungen anpassen und so für mehr Flexibilität und Sicherheit sorgen.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
2. Wählen Sie Berechtigungen und klicken Sie auf + Neue Gruppe
3. Geben Sie der Gruppe einen Namen (z. B. „Finanzmanager – EU“)
4. Weisen Sie die erforderlichen Ausgabenberechtigungen zu
5. Aktualisieren Sie bei Bedarf die Registerkarten „Mitarbeiter“ oder „Externe Benutzer“.
6. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Sichtbarkeit, um auszuwählen, wen die Mitglieder dieser Berechtigungsrichtlinie sehen können (z. B. nur die Mitglieder Ihres Teams).
7. Klicken Sie auf Änderungen speichern

Zuweisen von Ausgabenberechtigungen zu einer Gruppe

Ausgabenberechtigungen legen fest, wer Ausgaben erstellen, bearbeiten, genehmigen oder verwalten darf. Die korrekte Zuweisung gewährleistet reibungslose Arbeitsabläufe und eine optimale Kontrolle.

1. Suchen Sie auf der Registerkarte „Berechtigungen“ einer ausgewählten Gruppe nach „Ausgaben“ oder scrollen Sie, bis Sie das Symbol „Ausgaben“ finden
2. Klicken Sie auf Ausgaben , um alle verfügbaren Berechtigungen anzuzeigen
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die erforderlichen Berechtigungen, beispielsweise:
   • Neue Ausgaben im Namen einer anderen Person hinzufügen – Erstellen Sie Ausgaben für andere Mitarbeiter.
   • Kann auf Ausgabeneinstellungen zugreifen – Verwalten Sie den Abschnitt „Ausgabeneinstellungen“, Genehmigungsabläufe und Funktionen.
   • Kann Karten verwalten – Alle Firmenkarten verwalten.
   • Kann Ausgaben erstatten – Verarbeiten Sie Erstattungen über SEPA-Datei oder Gehaltsabrechnung.
   • Kann Karten anfordern – Fordern Sie Einwegkarten für sich selbst an.
   • Kann Transaktionen sehen – Alle Transaktionen anzeigen.
   • Ausgaben können als bezahlt markiert werden – Ausgaben als bezahlt markieren.
   • Globaler Genehmiger für Ausgaben – Verwalten Sie Ausgaben vollständig und setzen Sie Genehmigungsabläufe außer Kraft.
   • Setzen Sie den Genehmigungsablauf für Ausgaben zurück – Starten Sie die Genehmigungen für alle Ausgaben neu.
   • Rechtspersönlichkeit des Mitarbeiters anzeigen – Zeigen Sie die Rechtspersönlichkeit der Mitarbeiter an.
   • Kann abgelehnte manuelle Ausgaben löschen – Kontrollieren Sie die Löschrechte für sich selbst, direkte Untergebene, Teams, juristische Personen oder das gesamte Unternehmen.
   • Kann Ausgaben mit ausstehendem Status bearbeiten – Kontrollieren Sie die Bearbeitungsrechte für sich selbst, direkte Untergebene, Teams, juristische Personen oder das gesamte Unternehmen.
   • Kann „Ausgaben“ anzeigen und herunterladen – Kontrollieren Sie die Anzeige-/Downloadrechte für sich selbst, direkte Untergebene, Teams, juristische Personen oder das gesamte Unternehmen.
4. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, wenn Sie fertig sind

Häufig gestellte Fragen

1. Kann ein Mitarbeiter mehreren Berechtigungsgruppen angehören?
   Nein, jeder Mitarbeiter kann jeweils nur einer Berechtigungsgruppe angehören.
    
2. Werden Änderungen sofort wirksam?
   Ja, Aktualisierungen wirken sich auf alle Benutzer der Gruppe aus, sobald sie gespeichert werden.