Los roles y permisos en el módulo Gastos determinan lo que puede hacer cada empleado, desde enviar sus propios gastos hasta aprobar los gastos del equipo o administrar configuraciones de toda la empresa.
Los permisos se organizan en grupos de permisos . Cada empleado pertenece a un grupo, y cada grupo tiene sus propios permisos. Puedes editar los grupos predeterminados o crear grupos personalizados para roles específicos, como gerentes financieros, líderes de equipo o auditores externos.
Cómo utilizar
- En tu barra lateral, ir a Configuración
- Hacer clic en Permisos (o escribir “Permisos” en la barra de búsqueda)
- Seleccionar un grupo existente haciendo clic en “ Ver grupo ” o hacer clic en + Nuevo grupo para crear uno nuevo
- Dentro de cada grupo, se puede configurar:
- Permisos: lo que las personas del grupo pueden hacer
- Delegar permisos: si pueden delegar permisos para otros
- Empleados/as – quienes pertenecen al grupo
- Usuarios/as externos/as: colaboradores externos con derechos específicos

Puedes actualizar los permisos en cualquier momento para reflejar cambios organizativos o nuevas responsabilidades. Las actualizaciones se aplican inmediatamente a todos las personas del grupo.
Recuerda que el grupo de permisos de administrador/a tiene todos los permisos habilitados por defecto. Las personas de este grupo tienen visibilidad y control totales en toda la plataforma. Estos permisos no se pueden editar.
Creación de un grupo de permisos personalizado
Los grupos personalizados permiten adaptar los permisos para roles o departamentos específicos, lo que garantiza mayor flexibilidad y seguridad.
Ejemplo: Podrías crear un grupo para las personas responsables de gestionar los gastos de la empresa. Este grupo puede tener permisos especiales para aprobar o revisar gastos, pero también se podría restringir la visibilidad para que solo vean los registros de ciertos/as empleados/as desde la pestaña de visibilidad.
- En la barra lateral, ir a Configuración
- Seleccionar Permisos y hacer clic en + Nuevo grupo
- Asignar un nombre al grupo (por ejemplo, “Managers de Finanzas - UE”)
- Asignar los permisos de Gastos necesarios
- Si es necesario, actualizar las pestañas Empleados/as o Usuarios/as externos/as
- Si es necesario, editar la visibilidad para seleccionar quiénes verán los miembros de esta política de permisos (por ejemplo, solo los miembros de tu equipo)
- Hacer clic en Guardar cambios

Asignar permisos de gastos a un grupo
Los permisos de gastos definen quién puede crear, editar, aprobar o gestionar gastos. Asignarlos correctamente garantiza flujos de trabajo fluidos y un control adecuado.
- En la pestaña Permisos de un grupo elegido, buscar Gastos o desplazarse hasta encontrar el ícono de Gastos
- Hacer clic en Gastos para ver todos los permisos disponibles
- Habilitar o deshabilitar los permisos necesarios, como por ejemplo:
- Agregar nuevos gastos en nombre de otra persona: crear gastos para otros/as empleado/as. Por ejemplo, si una persona que administra los gastos tiene que crear un gasto para un/a empleado/a.
- Puede acceder a la configuración de gastos: administrar la sección de configuración de gastos, los flujos de aprobación y las funciones.
- Puede administrar tarjetas: administrar todas las tarjetas de la empresa.
- Puede reembolsar gastos: procesar reembolsos a través de un archivo SEPA o nómina.
- Puede solicitar tarjetas: solicitar tarjetas de un solo uso para ellos mismos.
- Puede ver transacciones: ver todas las transacciones.
- Puede establecer gastos como pagados: marcar los gastos como pagados.
- Aprobador global de gastos: gestionar completamente los gastos, anulando los flujos de aprobación.
- Restablecer el flujo de aprobación de gastos: reiniciar las aprobaciones para cualquier gasto.
- Ver entidad legal del empleado: ver la entidad legal de los/as empleados/as.
- Puede eliminar gastos manuales rechazados: controlar los derechos de eliminación para ti mismo, los informes directos, los equipos, la entidad legal o toda la empresa.
- Puede editar gastos con estado pendiente: controlar los derechos de edición para ti mismo, informes directos, equipos, entidad legal o toda la empresa.
- Puede ver y descargar “Gastos”: controlar los derechos de visualización/descarga para ti mismo, sus informes directos, sus equipos, su entidad legal o toda la empresa.
- Hacer clic en Guardar cambios cuando haya terminado

Preguntas frecuentes
-
¿Puede un empleado pertenecer a más de un grupo de permisos?
No, cada empleado solo puede pertenecer a un grupo de permisos a la vez.
-
¿Los cambios se aplican inmediatamente?
Sí, las actualizaciones afectan a todos los usuarios del grupo tan pronto como se guardan.
Crear y editar políticas de gastos
Configurar flujos de aprobación
Asignar presupuestos y centros de costos
Lo que ven los empleados al enviar un gasto