Les rôles et les autorisations du module Dépenses déterminent ce que chaque employé peut faire, de la soumission de ses propres dépenses à l'approbation des dépenses de l'équipe ou à la gestion des paramètres à l'échelle de l'entreprise.

Les autorisations sont organisées en groupes d'autorisations . Chaque employé appartient à un groupe, et chaque groupe dispose de ses propres autorisations. Vous pouvez modifier les groupes par défaut ou en créer des personnalisés pour des rôles spécifiques, comme les responsables financiers, les chefs d'équipe ou les auditeurs externes.

Comment utiliser

1. Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
2. Cliquez sur Autorisations (ou tapez « Autorisations » dans la barre de recherche)
3. Sélectionnez un groupe existant en cliquant sur « Afficher le groupe » ou cliquez sur + Nouveau groupe pour en créer un nouveau
4. Au sein de chaque groupe, vous pouvez configurer :
   • Autorisations – ce que le groupe peut faire
   • Autorisations des délégués : peuvent-ils gérer les autorisations des autres ?
   • Employés – qui appartient au groupe
   • Utilisateurs externes – collaborateurs externes avec des droits spécifiques

Création d'un groupe d'autorisations personnalisé

Les groupes personnalisés vous permettent d'adapter les autorisations à des rôles ou des services spécifiques, garantissant ainsi plus de flexibilité et de sécurité.

1. Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
2. Sélectionnez Autorisations et cliquez sur + Nouveau groupe
3. Donnez un nom au groupe (par exemple, « Responsables financiers - UE »)
4. Attribuer les autorisations de dépenses nécessaires
5. Si nécessaire, mettez à jour les onglets Employés ou Utilisateurs externes
6. Si nécessaire, modifiez la visibilité pour sélectionner qui les membres de cette politique d'autorisation verront (par exemple, uniquement les membres de votre équipe)
7. Cliquez sur Enregistrer les modifications

Attribution d'autorisations de dépenses à un groupe

Les autorisations de dépenses définissent qui peut créer, modifier, approuver ou gérer les dépenses. Une attribution correcte de ces autorisations garantit des flux de travail fluides et un contrôle adéquat.

1. Dans l'onglet Autorisations d'un groupe choisi, recherchez Dépenses ou faites défiler jusqu'à ce que vous trouviez l'icône Dépenses
2. Cliquez sur Dépenses pour voir toutes les autorisations disponibles
3. Activez ou désactivez les autorisations nécessaires, telles que :
   • Ajouter de nouvelles dépenses au nom de quelqu’un d’autre – Créez des dépenses pour d’autres employés.
   • Peut accéder aux paramètres de dépenses – Gérer la section Paramètres de dépenses, les flux d’approbation et les fonctionnalités.
   • Peut gérer les cartes – Gérer toutes les cartes de l’entreprise.
   • Peut rembourser les dépenses – Traiter les remboursements via le fichier SEPA ou la paie.
   • Peut demander des cartes – Demander des cartes à usage unique pour eux-mêmes.
   • Peut voir les transactions – Afficher toutes les transactions.
   • Peut définir les dépenses comme payées – Marquer les dépenses comme payées.
   • Approbateur global des dépenses – Gérez entièrement les dépenses en remplaçant les flux d’approbation.
   • Réinitialiser le flux d’approbation des dépenses – Redémarrez les approbations pour n’importe quelle dépense.
   • Voir l’entité juridique de l’employé – Afficher l’entité juridique des employés.
   • Peut supprimer les dépenses manuelles rejetées – Contrôlez les droits de suppression pour vous-même, vos subordonnés directs, vos équipes, votre entité juridique ou l'ensemble de l'entreprise.
   • Peut modifier les dépenses avec un statut en attente – Contrôlez les droits de modification pour vous-même, vos subordonnés directs, vos équipes, votre entité juridique ou l'ensemble de l'entreprise.
   • Peut afficher et télécharger les « Dépenses » – Contrôlez les droits de visualisation/téléchargement pour vous-même, vos subordonnés directs, vos équipes, votre entité juridique ou l'ensemble de l'entreprise.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications lorsque vous avez terminé

Révocation de l’accès utilisateur

Suppression d’utilisateurs de la liste des autorisations de dépenses

1. Dans la barre latérale, accédez à Paramètres > Autorisations > Dépenses
2. Localisez et supprimez les utilisateurs qui ne devraient plus avoir accès pour soumettre ou gérer des dépenses. Cela révoquera leur capacité à créer ou soumettre des dépenses dans le module.

FAQ

1. Un employé peut-il appartenir à plusieurs groupes d’autorisations ?
   Non, chaque employé ne peut appartenir qu'à un seul groupe d'autorisations à la fois.
    
2. Les modifications s’appliquent-elles immédiatement ?
   Oui, les mises à jour affectent tous les utilisateurs du groupe dès qu'elles sont enregistrées.